Wer heute ein kleines Büro führt, steht vor zahlreichen Herausforderungen. Wie die Mitarbeiter motivieren und fördern? Wie die Umgebung angenehm und zugleich effizient gestalten? Und das Thema Datensicherheit? Hier ist guter Rat oft teuer. Im Laufe der Jahre haben sich hierzu einige Untersuchungen angesammelt.
So hat etwa eine US-amerikanische Studie schon vor Jahren ergeben, dass eine Verbesserung der Arbeitsplatzumgebung bei 15 Prozent der Führungskräfte und 17 Prozent der Sachbearbeiter die Produktivität signifikant steigere. Einer Studie des Fraunhofer-Instituts zufolge, sehen aktuell gar 40 Prozent der Befragten enormes Optimierungspotenzial bei der Gestaltung der Büroeinrichtung. Mit Architektur und Design ist es aber nicht getan. Denn wie die kürzlich veröffentliche Studie „Wirtschaftskriminalität 2018“ der Unternehmensberatung PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt, häufen sich die Fälle von Cyber-Attacken auf deutsche Unternehmen.
Produktiv und verschwiegen
Wo also anfangen? Erste Optimierungen beginnen im Kleinen. Jeder weiß: Ohne Drucker geht es nicht. Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren gehören im Büro zur täglichen Routine. Die Mitarbeiter sind auf ein zuverlässiges, einfach zu bedienendes Kombigerät angewiesen. Bei vielen Druckaufträgen ist es außerdem wichtig, dass auch die Kosten im Rahmen bleiben und vor allem: Die bearbeiteten Daten müssen vor Zugriffen von außen geschützt sein.
Der Elektronikkonzern Canon hat seine Tintenstrahler und Farblaserdrucker der Serien MAXIFY und i-SENSYS genau auf diese Bedürfnisse von kleineren Büros und Arbeitsgruppen eingestellt. Die leistungsstarken Geräte bewältigen hohe Druckaufkommen dank großer Papierfächer, beidseitiger Druckfunktion und überdurchschnittlicher Druckgeschwindigkeit. Sie sind netzwerk- sowie mobilfähig und schützen vertrauliche Dokumente mit sensiblen Kundendaten vor unbefugtem Zugriff. Beispielsweise können über die IP-Adressen-Filterung nur Druckaufträge, die über den Druckserver gelangen, ausgeführt werden. Damit punkten die Modelle insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf das Gerät haben.
Sicherer Druck via PIN-Code
So leistungsstark sie sind, so simpel sind die Drucker in der Handhabung. Ein echtes Multitalent für den Büroalltag ist zum Beispiel das Modell MF633Cdw aus der Serie iSensys. Der Drucker ist via WLAN sowie intuitivem Touchscreen bedienbar und ermöglicht einen beidseitigen Druck oder Fax. Eine umfangreiche Mobil- bzw. Cloud-Konnektivität ist ebenfalls vorgesehen. So kann er über ein Netzwerk auch vom Smartphone oder Tablet erreicht werden. Die Wege sind flexibel via Apple Airprint, Google Cloud Print, Mopria und der herstellereigenen App „Canon Business Print“. Er verfügt über Farblaserdruck mit bis zu 18 Seiten pro Minute und umweltschonenden Funktionen. Und das Entscheidende: Der sichere Druck funktioniert via PIN-Code. Insgesamt „Gut“ sagen dazu auch die Tester von PC Welt und loben unter anderem die Sicherheitsfunktion: „Die Einstellung ist (...) durchaus sinnvoll, denn sie verhindert, dass Anwender Änderungen am Gerät vornehmen können, obwohl sie dazu nicht befugt sind.“
Schnelle Alleskönner
Eine Alternative zum Modell aus der iSensys-Serie ist der Maxifiy MB2750. Er verfügt über vier separate Pigmenttinten und zwei große Papierkassetten. Der Dokumenteneinzug ist für bis zu 50 Blatt ausgelegt. Auch das beidseitige Drucken sowie eine Faxfunktion sind integriert. Ein Touchscreen ermöglicht zudem eine schnelle und intuitive Bedienung. Mit 24/15,5, Seiten pro Minute – je nachdem, ob schwarz-weiß oder in Farbe, ist er zudem richtig schnell. In unabhängigen Tests schnitt der Maxifiy MB2750 durchweg mit „gut“ ab. Gelobt wurde nicht nur die Druckqualität und das hohe Tempo, sondern auch die neuen Netzwerkfunktionen. PC Welt hat dieses Gerät ebenfalls unter die Lupe genommen und sagt: „Die neuen Netzwerkfunktionen freuen den Admin. Damit wird der MB2750 zu einer guten Farblaseralternative fürs Netzwerk. Er ist genügsam in den Folgekosten, lässt sich einfach bedienen und bringt eine gute Ausstattung fürs Büroumfeld mit – insgesamt ein empfehlenswerter Office-Alleskönner.“
Sehr effizient und damit genau richtig für kleine Büros, zeigt sich der Maxify MB5450. Seine Ausstattung spricht für sich: Auch er schafft 24 bzw. 15,5 Seiten pro Minute und verfügt über zwei große Papierkassetten. Der beidseitige Dokumenteneinzug ist für bis zu 50 Blatt vorgesehen. Gedruckt wird mittels vier sehr großer, separater Pigmenttintentanks. Beidseitiger Druck und Fax verstehen sich auch bei diesem Modell von selbst. Und unkompliziert ist er obendrein. Gesteuert wird der Maxify MB5450 über WLAN oder LAN – natürlich auch aus Cloud Services und von Mobilgeräten. Muss der Nutzer doch einmal direkt ans Gerät, erleichtert ein 8,8 cm großer Touchscreen die Bedienung. Dafür gab es in unabhängigen Tests die Durchschnittsnote „1,6“. Das PC Magazin sagt: „Der Multifunktionsdrucker ist für kleine Büros zu empfehlen.“
