Dieser Text stammt aus der Zusammenarbeit mit einem Gastautor:
Optimierte Schichtplanung durch Mitarbeiterintegration
Durch das Arbeitszeitgesetz wird festgelegt, dass sich Angestellte an die höchstzulässige Arbeitszeit zu halten haben und Pausen- und Ruhezeiten einplanen müssen. Da die Unternehmen aber in der Regel zehn bis zwölf Stunden geöffnet haben, können die Geschäftszeiten mit einer Schicht nicht abgedeckt werden. In vielen Branchen und Unternehmen muss demnach auf den Schichtbetrieb gesetzt werden.
Dieses Arbeitsmodell birgt für HR Manager eine gewisse Herausforderung. So müssen Dienstpläne erstellt werden, die fair und effizient sind. Es sollten einzelne Positionen, Fähigkeiten und Kompetenzen berücksichtigt werden, um die offenen Stellen sinnvoll zu besetzen. Darüber hinaus ist es wichtig, auf die individuellen Wünsche der Arbeitnehmer einzugehen. Denn nur durch ein positives Arbeitsumfeld, wird die Mitarbeiterzufriedenheit sichergestellt. Und diese entscheidet maßgeblich über den Erfolg und Misserfolg von Unternehmen. Im folgenden Artikel führen wir Sie in die Schichtplanung ein, deren Fokus auf der Mitarbeiterintegration liegt.
Was ist bei der Schichtplanung zu beachten?
Die Schichtplanung ist ein höchst komplexes Thema, das viel Know-how, Fingerspitzengefühl und Zeit erfordert. Es zeigt sich dennoch, dass sich die Mehrheit der Unternehmen die Arbeit selbst erschwert. Es wird mit händischen Listen oder Tabellenkalkulationsprogrammen gearbeitet, die sehr anfällig für Fehler sind. Ein Verrutschen in der Zeile, das Übersehen eines Ausfalls oder die Doppelbelegung von Schichten kann dazu führen, dass die Produktivität des Unternehmens enorm in Mitleidenschaft gezogen wird.
Doch während sich die Personaler in früheren Zeiten nicht anders zu helfen wussten, existieren heutzutage effiziente Mittel, um die Schichtplanung einfach, fair und schnell durchzuführen: HR-Tools. So hat das deutsche Unternehmen Papershift ein Programm zur Urlaubs-, Schicht- und Zeitplanung konzipiert. Die Software nähert sich den Aufgaben auf effektive und praktische Weise und sorgt dafür, dass sich HR-Manager nie wieder den Kopf über passende Schichtpläne zerbrechen müssen.
Verknüpfen Sie Arbeitsbereiche und Aufgabenplanung mit dem Schichtplan
Hat man sich als Unternehmen für die webbasierte Lösung entschieden, dann erledigt sich die Dienstplanung wie von Zauberhand. Im ersten Schritt werden die einzelnen Arbeitsbereiche des eigenen Unternehmens in die Software integriert. Dadurch wird die Firma im Programm abgebildet und der HR-Manager hat einen besseren Überblick.
Im Folgenden werden die Mitarbeiter abhängig von Kompetenz, Position und Stellung den Arbeitsbereichen zugeordnet. Somit ist stets ersichtlich, wie viele Arbeitnehmer für die jeweilige Abteilung zur Verfügung stehen und Personalmangel wird ersichtlich. Im Anschluss lassen sich die Schichten für die einzelnen Arbeitsbereiche mit dem vorhandenen Personal planen.
Ein Pluspunkt der webbasierten Lösung ist, dass sich auch das Aufgabenmanagement in das Tool implementieren lässt. Die To-do-Liste für die Woche, den Monat oder ein gesamtes Projekt werden in die Arbeitsbereiche eingefügt. Die Angestellten haben die abzuarbeitende Liste somit direkt vor Augen und auch die Führungspersonen erkennen besser, wie effizient die Arbeitsabläufe im Unternehmen funktionieren. Können die Aufgaben nicht in dem festgelegten Zeitraum abgearbeitet werden, besteht Optimierungspotenzial oder Personalmangel.
Integrieren Sie ihre Mitarbeiter in die Schichtplanung
Des Weiteren lässt sich durch ein HR-Tool das Zepter an die Mitarbeiter abgegeben. Die Angestellten können sich auf freie Schichten bewerben und somit die Dienstplanung indirekt beeinflussen. Das führt dazu, dass private Termine besser mit dem Berufsleben vereinbart werden können und eine ausgeglichene Work-Life-Balance im Unternehmen herrscht.
Die letzte Entscheidung hat dennoch der Personaler. Es obliegt seiner Verantwortung, für eine gerechte Verteilung der Schichten zu sorgen und sicherzustellen, dass sich die Schichtplanung durch Fairness auszeichnet. Das Rotieren der Schichten bietet sich demnach an.
Weiterhin beeinflusst die Integration der Mitarbeiter in die Schichtplanung ebenfalls die Stimmung im Unternehmen. Denn durch die Option, eigene Wünsche zu äußern, können sich eingespielte Teams bilden, die sich auf beruflicher, aber auch auf sozialer Ebene ausgezeichnet verstehen. Dieses Vorgehen fördert die Motivation, Einsatzbereitschaft und den Ehrgeiz der Angestellten. Die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt zu und das Unternehmen ist in der Lage, seine Produktivität zu verbessern.
Quelle: Alyibel von pixabay
