Immer mehr Unternehmen nutzen diverse Softwareprogramme, um sich den Firmenalltag zu erleichtern. Sie helfen ihnen dabei, effizienter zu arbeiten und Abläufe zu optimieren. Zudem sparen Sie in der Regel Zeit und natürlich Geld. Gerade im Bereich Buchhaltung greifen Betriebe nur zu gern auf eine entsprechende Software zurück. Doch schaffen es Buchhaltungsprogramme wirklich, externe Dienstleister wie Steuerberater zu ersetzen?
Welche Software ist die richtige?
Wer auf der Suche nach einer geeigneten Lösung seiner Probleme ist, sollte zunächst für sich festlegen, um welches Modell es sich handelt. Es gibt beispielsweise:
- Standard- Komplettlösungen
- Branchenlösungen
- Individuallösungen
Komplettlösungen bieten den Vorteil, dass es sich um eine Art Rundum-sorglos-Programm handelt. Alle relevanten Funktionen sind enthalten. Ein Branchensystem verfügt über Inhalte, die sich an spezielle Wirtschaftszweige richten. Individuelle Programme werden ausschließlich auf die Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten. Es gibt eine ebenso große Auswahl an Anbietern wie Softwareprogramme. Da fällt die Wahl teilweise sehr schwer. Daher ist es für Unternehmen enorm wichtig, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welchen Anforderungen das System entsprechen muss.
Welche Vorteile bietet eine Buchhaltungssoftware gegenüber dem Steuerberater?
In erster Linie erspart sie dem Nutzer den Besuch beim Steuerberater. Gerade junge Unternehmen oder kleine Betriebe haben nur ein begrenztes Budget. Da kann ein externer Experte unter Umständen zu teuer sein. Ebenso verhält es sich mit einer eigenen Buchhaltungsabteilungen. Gleichzeitig steht jedoch das Problem im Raum, dass nicht jeder Unternehmer zwangsläufig über das nötige Know-How in Sachen Rechnungs- und Finanzwesen verfügt.
Doch genau an diesem Punkt setzt eine Buchhaltungssoftware an. Idealerweise sollte sie sehr benutzerfreundlich sein, sodass man sich auch als Laie schnell zurechtfindet. Auf dieses Bedürfnis gehen Hersteller wie Lexware ein, indem sich ihre Programme nicht nur an verschiedene Unternehmensgrößen richtet, sondern ebenfalls sowohl an Laien als auch an Profis. Dadurch stellt weder die tägliche Buchhaltung, noch der Jahresabschluss ein größeres Problem dar.
Die Vorteile im Überblick
In erster Linie helfen Buchhaltungsprogramme dabei, anstehende Aufgaben schnell und einfach zu erledigen. Idealerweise sparen sie zudem menschliche Ressourcen ein. Doch was können sie noch?
- Überblick über die eigenen Finanzen
Sowohl Freiberufler und Selbstständige als auch Unternehmen müssen wissen, wie es finanziell auf ihren Konten aussieht. Dazu zählen beispielsweise auch Zahlungsein- und -ausgänge sowie Lohnzahlungen und Materialkosten. Ein regelmäßiger Blick auf den Kontoauszug ist daher unabdingbar. Doch dafür braucht man keine Software. Diese hilft aber dabei, verschiedene Konten übersichtlich innerhalb eines Programms darzustellen. Kein lästiges Einloggen mehr, sondern der komplette Überblick.
- Deutlich geringere Kosten
Ein Steuerberater kostet Geld. Und das ist auch richtig so, schließlich will jede ausgebildete Fachkraft der Tätigkeit entsprechend entlohnt werden. Doch nicht jeder kann oder will die Kosten tragen. Eine Buchhaltungssoftware gibt es zumeist entweder als monatliches bzw. jährliches Abonnement oder in Form einer Einmalzahlung. Dadurch sind die Ausgaben überschaubar.
- Kenntnisse erweitern
Das mag zunächst banal klingen, doch die Nutzer setzen sich durch eine Buchhaltungssoftware intensiver mit der Materie auseinander und bilden sich in Sachen Buchhaltung weiter. Allein dadurch ist man später nicht mehr auf eine externe Hilfe angewiesen.
- Immer auf dem neuesten Stand
Beinahe jährlich ändern sich Gesetze, Steuern werden erhöht oder gesenkt und es gibt neue Anforderungen an die Finanzbuchhaltung. Zuverlässige Hersteller bieten ihren Kunden ein regelmäßiges Update der Software an. So sind Unternehmen immer auf dem aktuellen, gesetzeskonformen Stand und es schleichen sich keine Fehler ein.
- Angebote und Rechnungen inbegriffen
Es gehört zum täglichen Geschäft, Angebote und Rechnungen für Kunden zu verfassen. Dies kann man ebenfalls mit einer Buchhaltungssoftware tun. Außenstände werden ebenfalls vermerkt und das Programm erinnert den Nutzer daran, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt eine Mahnung fällig ist.
- Datenübertragung
Unternehmen können auch beides haben: Eine Software und einen Steuerberater. Die täglich anfallenden Tätigkeiten erledigt man selbst. Für den Jahresabschluss mitsamt Bilanz hat man den Steuerberater. Ist dies der Fall, dann kann man durch die Software alle relevanten Informationen dank der Schnittstelle digital zum externen Berater schicken.
Für wen lohnt sich eine Software?
Es ist egal, ob es sich um ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen handelt – jeder ist zur Buchhaltung verpflichtet, weshalb sich für jeden eine Software lohnt. Selbst in Großkonzernen wird mit einem Programm gearbeitet, weil diese alle Aufgaben automatisiert. Monatliche Abonnements können besonders für kleinere Betriebe interessant sein, die ihre Kosten stets im Blick behalten müssen.
