Warum sollte die Buchhaltung digitalisiert werden?
Zeit- und Geldeinsparung
Chaos beim Monats- oder Jahresabschluss führt nicht nur zu Stress bei den Mitarbeitern, sondern kann auch zu hohen Kosten führen. Denn wenn Ausgaben getätigt werden, aber die Belege nicht vorhanden sind, kann die Zahlung nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auch wenn unter Stress Rechnungen falsch ausgestellt wird und sie nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, kann es zu kostspieligen Nachzahlungen kommen. Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung sorgt dafür, dass alle relevanten Daten lückenlos und korrekt erfasst, verarbeitet, ausgewertet und archiviert werden können. Abläufe wie Buchungen oder die Rechnungserstellung sind stets rechtskonform und können dank der Automatisierung vieler Prozesse schneller vonstatten gehen. Aufgrund der kurzen Prozessketten und Kommunikationswege sowie klar hinterlegten Verantwortlichkeiten werden die Finanzabläufe wesentlich effizienter gestaltet.
Übersicht über alle Ausgaben
Rechnungen, Quittungen, Fahrkarten, Tankbelege: Über das Jahr kommen zahlreiche steuerlich relevante Papierchen und Dokumente zusammen. In vielen kleinen Unternehmen ist es immer noch üblich, dass diese Dokumente an einem Ort gesammelt werden und schrittweise abgeheftet werden. Doch wenn Rechnungen nicht von Anfang an ordnungsgemäß abgelegt und sortiert sind, kann dies durchaus zu Problemen führen. Zum einen geht der Überblick über die Ausgaben schnell verloren, zum anderen kann es auch zur verspäteten Erkenntnis kommen, dass die Belege nicht vollständig vorhanden sind. Eine digitale Buchhaltung sorgt dafür, dass das Zettelchaos der Vergangenheit angehört und ein tadelloser Überblick über alle Ausgaben besteht.
Transparenz und Sicherheit
Egal, ob sich Unternehmen für eine Cloud-Buchhaltung oder eine klassische, digitale Buchhaltung entscheiden, die mit einer Software-Installation am PC einhergeht: Beide Lösungen sorgen für mehr Sicherheit und Transparenz. Der Zugriff ist für Unbefugte elektronisch beschränkt, während Zugriffsberechtigte jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens bekommen. Denn durch die Digitalisierung sind die Rechnungen, Ausgaben und Belege stets zentral an einem Ort gelagert und einsehbar. Bei Cloud-Lösungen besteht der weitere Vorteil, dass Mitarbeiter jederzeit und von überall aus auf die Daten zugreifen können, wodurch schneller und flexibler auf Veränderungen reagiert werden kann.
Seriosität und Kompetenz
Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner sind darauf angewiesen, dass Unternehmen ihre finanziellen Angelegenheiten schnell und zuverlässig abwickeln – sei es die Begleichung von Rechnungen oder die Auszahlung des Lohns. Die Qualität der Prozesse in der Buchhaltung wirken sich also direkt auf die Wahrnehmung des Unternehmens und folglich auf dessen Erfolg aus. Werden die Eingangsrechnungen nicht effizient bearbeitet und finanzielle Mittel nicht zeitnah bereitgestellt, wird das Unternehmen negativ und unseriös wahrgenommen. Mit der Einführung der digitalen Buchhaltung gehen zahlreiche Optimierungen einher, mit denen Prozesse wie das Erfassen von Belegen, einlesen und buchen von Rechnungen und das Berechnen und Überprüfen von Angaben, schneller und teilweise automatisiert ablaufen.
Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es?
Buchhaltungssoftwares
Moderne Buchhaltungssoftwares sind das A und O einer papierlosen Buchhaltung. Neben einer digitalen Sammlung aller Belege unterstützen die Tools auch bei anderen kaufmännischen Aufgaben. So können etwa Angebote, Rechnungen und Mahnungen rechtskonform erstellt und versendet werden. Außerdem können die Stammdaten zu Beginn hinterlegt werden – anschließend werden sie automatisch bei jedem Dokument eingefügt. Zusätzlich werden Onlinezahlungen automatisch überprüft und gebucht und die Umsatz- und Vorsteuer automatisch berechnet. Durch diese automatisierten Prozesse bleiben die Geschäftszahlen stets im Blick, während es gleichzeitig zu Zeit- und Geldeinsparungen sowie Fehlerminimierungen kommt. Viele Buchhaltungssoftwares sind dabei sowohl als klassische PC-Installation sowie auch als Cloud-Lösung verfügbar.
Firmenkreditkarten
Mit Firmenkreditkarten können Ausgaben ab dem Moment, an dem sie anfallen, digitalisiert werden. Moderne Anbieter von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ermöglichen die unbegrenzte Ausstellung von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten. Alle Karten können dabei mit einem bestimmten Limit und einem Zweck ausgestattet werden und sind dabei personenbezogen. Alle Ausgaben, die für das Unternehmen anfallen, werden dann über die jeweilige Firmenkreditkarte bezahlt. So kann beispielsweise eine Kreditkarte für eine einmalige Geschäftsreise erstellt werden und eine weitere für das monatliche Marketing-Abonnement. Die zugehörigen Belege werden nach einer Zahlung direkt von den Mitarbeitern digitalisiert – etwa per Foto über die Handykamera. Fehlt ein Beleg, werden die jeweiligen Mitarbeiter automatisch daran erinnert, die Belege hochzuladen. Die Ausgaben bleiben mit Firmenkreditkarten also stets im Rahmen und sind gleichzeitig schnell und einfach der richtigen Kostenstelle zuordenbar. Sind am Ende des Monats alle Belege vorhanden, können die Daten in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden.
Fazit
Durch technologische Fortschritte gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Buchhaltung komplett digital und papierlos zu gestalten. Das führt nicht nur zu großen Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern sorgt auch für einen besseren Überblick und mehr Sicherheit. Buchhaltungssoftwares fassen dabei den Großteil der buchhalterischen Prozesse in einem Programm zusammen und gestalten diese effizienter, schneller und sicherer. Mit Firmenkreditkarten können alle anfallenden Ausgaben von Anfang an mit den zugehörigen Belegen digital erfasst werden. Durch den Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung wird somit der buchhalterische Aufwand schnell und einfach gesenkt, während die Ausgaben stets im Blick bleiben.
