Als Unternehmer sind Sie bestimmt ständig mit dem Thema Spesen konfrontiert. Was genau sind Spesen? Welche aktuellen Spesensätze gelten für Deutschland und das Ausland? Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Artikel.
Spesen und Spesensätze: Definition
Spesen, auch als Verpflegungsmehraufwendungen bekannt, sind die zusätzlichen Kosten, die Reisende für ihre Verpflegung während einer Geschäftsreise auslegen müssen. Sie sind steuerlich absetzbar und können entweder vom Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Eine Pauschale, die zur Deckung des Verpflegungsaufwands verwendet wird, sind die Spesensätze.
Das Reiseziel und die Anzahl der Stunden, die man vom normalen Arbeitsplatz und von der Wohnung abwesend war, bestimmen die Höhe der Verpflegungspauschale. Die kleine und große Spesenpauschale müssen voneinander abgegrenzt werden.
Nur Abwesenheitszeiten von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr (24 Stunden) fallen unter die große Spesenpauschale. Die kleine Spesenpauschale gilt, wenn die Abwesenheitsdauer unter 24 Stunden liegt, jedoch mindestens 8 Stunden am Tag.
Wichtig! Für Abwesenheiten von weniger als acht Stunden ist kein Spesengeld zu zahlen. Aber für eine mehrtägige Auswärtstätigkeit – unabhängig von der Abwesenheitsdauer – ist die kleine Spesenpauschale für die An- und Abfahrtstage zu verlangen.
Spesen: Welche Ausgaben zählen dazu?
In der Regel können Ausgaben wie Verpflegungskosten, Fahrkosten, Übernachtungskosten und Reisekosten als Spesen betrachtet werden. Weitere Informationen sind im Bild unten zu sehen.
Wer hat Anspruch auf Spesen?
Jeder dienstlich Reisende, der mehr als acht Stunden abwesend ist, hat Anspruch auf Spesen. Das trifft auf Berufskraftfahrer und Dienstreisende zu. In § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes ist der Aufwand für Verpflegung geregelt. So kann jemand, der beruflich tätig ist und höhere Kosten für Verpflegung hat als an seinem üblichen Arbeitsplatz, diese zusätzlichen Kosten beanspruchen.
Spesensätze 2024: Wie hoch sind sie in Deutschland?
Die Spesensätze für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands bleiben im Jahr 2024 unverändert:
0 Euro: Dienstfahrten bis acht Stunden;
14 Euro: Ein-Tag-Geschäftsreisen von mehr als acht Stunden sowie für den Tag der Anreise und Abreise bei mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeiten;
28 Euro: 24-Stunden-Berufs- oder Betriebsabwesenheit bei mindestens dreitägigen betrieblichen Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden.
Besonderheit für LKW-Fahrer! LKW-Fahrer, die im Fahrzeug übernachten, können ab dem 1. Januar 2024 einen Pauschbetrag von neun Euro pro Übernachtung ansetzen.
Beispiel: Spesenabrechnung für eine Dienstreise innerhalb Deutschlands
Die Firma A in Berlin plant eine dreitägige Dienstreise nach Hamburg für ihren Mitarbeiter Herr Schulz. Ziel der Reise ist es, wichtige Geschäftstreffen wahrzunehmen und Projekte mit einem bedeutenden Kunden vor Ort zu besprechen. Die Reise startet am Montag mit der Anreise, gefolgt von zwei vollen Arbeitstagen und endet am Donnerstag mit der Rückreise nach Berlin.
Hierbei fallen folgende Verpflegungspauschalen an:
Tag 1: Anreise
Abwesenheitsdauer: weniger als 24 Stunden
Verpflegungspauschale: 14 Euro (kleine Pauschale)
Tag 2: Voller Arbeitstag
Abwesenheitsdauer: 24 Stunden
Verpflegungspauschale: 28 Euro (große Pauschale)
Tag 3: Rückreise
Abwesenheitsdauer: weniger als 24 Stunden
Verpflegungspauschale: 14 Euro (kleine Pauschale)
Gesamtsumme der Verpflegungspauschale für die Dienstreise: 56 Euro
Spesen im Ausland 2024: Welche Sätze gelten ab dem 1. Januar?
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten wurden bereits im November 2023 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angekündigt. Sie können die Spesentabelle auf der Ministeriumswebsite herunterladen.
In den folgenden Ländern haben sich die Pauschbeträge für Verpflegungs-Mehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland verändert:
- Spesen China (Hongkong);
- Italien Spesen (Mailand und Rom);
- Japan (Tokio);
- Spanien (Barcelona, Kanarische Inseln, Madrid und Palma de Mallorca).
So beträgt der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Mailand bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden pro Kalendertag 42 Euro.
Atlanta (USA), Dschibuti (jeweils 77 Euro) und Norwegen (75 Euro) haben die höchsten Pauschbeträge für Verpflegungs-Mehraufwendungen bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden pro Kalendertag.
Die niedrigsten Pauschbeträge liegen jedoch in der Türkei (mit Ausnahme von Istanbul und Izmir) bei 17 Euro pro Tag, in Weißrussland bei 20 Euro pro Tag und in Bulgarien bei 22 Euro pro Tag.
Regelungen für eintägige und mehrtägige Reisen im Ausland
Eintägige Auslandsreisen: Maßgebend ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
Mehrtägige Auslandsreisen:
An- und Abreisetage: Anreise ins Ausland oder Rückreise ins Inland ohne Tätigwerden: Maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
Abreise ins Inland oder ins Ausland: Maßgebend ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes.
Zwischentage: Maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Besonderheit bei aufeinanderfolgenden Auswärtstätigkeiten: Schließt sich an den Tag der Rückreise eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
Verpflegungspauschale: Wann kommt es zu einer Kürzung?
Sie können das gesamte Spesengeld nur dann nutzen, wenn Sie selbst für Ihre Verpflegung bezahlt haben. Wenn Sie im Restaurant von einem anderen bezahlt wurden, müssen Sie den Spesensatz senken.
Die Menge, die Sie abziehen müssen, variiert je nach Art der Mahlzeit:
- 5,60 Euro: 20 Prozent der Tagespauschale zum Frühstück;
- 11,20 Euro: 40 Prozent der Tagespauschale zum Mittag- bzw. Abendessen.
