Mittelstands-Berater: „KI allein reicht nicht – es braucht klare Strategien“

Die Steigerung der Produktivität durch Künstliche Intelligenz (KI) steht derzeit bei vielen mittelständischen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Die Gründe dafür sind bekannt, sei es der anhaltende Fachkräftemangel, ein zunehmender Kostendruck oder die Digitalisierung. „Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und zeitnah Produktivitätssprünge zu erzielen, reicht es jedoch nicht, lediglich ein KI-Tool zu implementieren”, sagt Martin Krumbein, Gründer der Freiburger Unternehmensberatung onTarget GmbH, die sich auf die Strategieberatung und -begleitung mittelständischer Unternehmen spezialisiert hat.

Laut Martin Krumbein stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aktuell vor zwei wesentlichen Herausforderungen: „Die erste Frage, die ich mit Entscheidern diskutiere, ist, wie sie KI nutzen können, um eigene Lösungen zu verbessern und so ihren Kunden einen echten Mehrwert zu bieten. Die zweite Dimension ist, wie sie mithilfe von KI ihre internen Prozesse optimieren und Produktivitätssprünge schaffen können.“

Ein Beispiel dafür sei der Maschinenbau. Hier könnte KI die Kontrolle der von Maschinen hergestellten Produkte übernehmen – etwa durch Bilderkennungssysteme, die mithilfe künstlicher Intelligenz Fehler automatisch erkennen und beheben. „Das spart den Unternehmen enormen Aufwand, weil sie weniger Personal für die manuelle Endkontrolle benötigen“, rät der Unternehmensberater.

Prozesse hinterfragen und neu denken

Doch die Implementierung von KI allein reiche nicht. „Es geht nicht nur darum, bestehende Prozesse digital zu unterstützen. Unternehmen müssen die Chance nutzen, ihre Abläufe grundlegend zu überdenken“, erklärt Krumbein weiter. „Man sollte nicht einfach einen 15 Jahre alten Prozess digitalisieren, sondern überlegen, wie man ihn transformieren kann, um das volle Potenzial der KI und des Prozesses auszuschöpfen.“ Dieser Ansatz sei besonders wichtig, um echte Produktivitätsgewinne zu erzielen. Krumbein ist überzeugt: „Produktivität ist das eigentliche Thema. Mit weniger Ressourcen muss mehr erreicht werden, vor allem, weil viele Unternehmen einfach nicht mehr genügend qualifizierte Fachkräfte finden.“

Ein weiteres Beispiel seien automatisierte Logistiksysteme. „Da, wo früher Gabelstaplerfahrer Rohmaterial an Maschinen lieferten, übernehmen heute KI-basierte autonome Logistiksysteme die Aufgabe“, erklärt Krumbein. „Solche Systeme steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch die Präzision der Abläufe, da sie rund um die Uhr einsatzfähig sind und weniger anfällig für Fehler.“

Laut Bitkom-Studie setzen nur 5 Prozent der KMU auf KI

Laut einer aktuellen Bitkom-Studie setzen nur 5 Prozent der kleinen Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten bereits Künstliche Intelligenz ein, während es bei Unternehmen mit 100 bis 499 Beschäftigten 18 Prozent sind. Größere Unternehmen (ab 2.000 Mitarbeitenden) nutzen hingegen in fast der Hälfte der Fälle (48 Prozent) bereits KI. Zu den größten Vorteilen des KI-Einsatzes zählen schnellere und präzisere Problemanalysen (52 Prozent) sowie beschleunigte Prozesse (43 Prozent). Trotz dieser Vorteile sehen 42 Prozent der Unternehmen sich noch als Nachzügler und glauben, den Anschluss verpasst zu haben. Diese Zurückhaltung zeigt, dass es für viele Unternehmen nicht nur darum geht, KI zu implementieren, sondern die Technologie strategisch und zielgerichtet einzusetzen.

OKR als Schlüssel zur erfolgreichen KI-Implementierung

Um sicherzustellen, dass die Einführung von KI nicht nur eine technische Maßnahme bleibt, sondern strategisch verankert wird, setzt Krumbein auf OKR – Objectives and Key Results, ein agiles Zielmanagementsystem, das er seit Jahren erfolgreich in mittelständischen Unternehmen einführt. Dabei geht es um eine Methode, bei der klare Ziele definiert und durch messbare Schlüsselergebnisse verfolgt werden. „Transformationsvorhaben wie die Einführung von KI müssen in die gesamtstrategische Ausrichtung integriert werden“, betont er. „Es darf nicht einfach nur ein IT-Projekt sein, sondern muss als strategische Priorität behandelt werden, um langfristig die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu sichern.“

OKR ermöglicht es, konkrete Ziele zu definieren und messbare Ergebnisse zu verfolgen. Dies ist besonders wichtig, um den Erfolg von KI-Projekten zu bewerten und kontinuierlich anzupassen. „Mit OKR können Mittelständler explorativ vorgehen und neue Technologien wie KI zunächst in kleineren, überschaubaren Projekten testen“, sagt Krumbein. „Man setzt sich klare Ziele für einen Zeitraum von drei Monaten und überprüft regelmäßig, ob diese erreicht werden.“

Ein praktisches Beispiel dafür sei der Bereich Recruiting. „KI kann den Bewerbungsprozess automatisieren und die besten Kandidaten schneller identifizieren“, erklärt Krumbein. „Mit OKR lässt sich ein Pilotprojekt aufsetzen, in dem ein Quartalsziel definiert wird: Wir testen KI im Recruiting und messen, ob wir unsere Zeit bis zur Einstellung um 20 Prozent reduzieren können. Solche kleinen, explorativen Schritte machen KI-Implementierungen handhabbar und effektiv.“

Technologisches Know-how und klare Kommunikation

Neben einem strategischen Zielsystem wie OKR sei auch technisches Know-how unerlässlich. Unternehmen müssten wissen, welche KI-Modelle sie nutzen möchten und wo die Grenzen der Technologie liegen. „Es gibt Mittelständler, die sich ihre eigenen KI-Lösungen entwickeln, weil sie sicherstellen wollen, dass die Daten in ihrer eigenen Domäne bleiben“, so Krumbein. „Andere entscheiden sich für externe Anbieter, weil es schneller geht und sie nicht die Ressourcen haben, um eigene KI-Systeme zu entwickeln.“

Ebenso wichtig wie die technologische Kompetenz sei die klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden. „Wenn Unternehmen KI einführen, um etwa Prozesse zu automatisieren, muss transparent sein, warum das geschieht und welche Vorteile es bietet“, sagt Krumbein. „Das hilft, Ängste vor Arbeitsplatzverlusten abzubauen und die Akzeptanz für die Veränderungen zu erhöhen.“

Eine der häufigsten Sorgen, die der OKR-Experte bei seinen Kunden erlebe, sei die Angst vor dem Verlust von Arbeitsplätzen durch Automatisierung. „Das ist ein sensibles Thema, das man offen und ehrlich adressieren muss,“erklärt Krumbein. Die Mitarbeitenden müssten verstehen, dass KI eingesetzt werde, um die Produktivität zu steigern und nicht primär, um Arbeitsplätze abzubauen. „Vielmehr soll die menschliche Kreativität für anspruchsvollere Aufgaben genutzt werden,“ betont er.

KI im Mittelstand: „Ich glaube, wir stehen erst am Anfang“

Mit Blick auf die nächsten fünf bis zehn Jahre ist Martin Krumbein optimistisch, dass KI zunehmend Einzug in die Kernprozesse des Mittelstands halten wird. „Ich glaube, wir stehen erst am Anfang“, sagt er. „KI wird Produktivitätsgewinne schaffen und dabei helfen, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Unternehmen, die diesen Weg frühzeitig einschlagen, werden langfristig konkurrenzfähig bleiben.“

Zudem sieht er in der Weiterentwicklung der KI-Technologien ein großes Potenzial, nicht nur die internen Prozesse zu optimieren, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit der Produkte zu steigern. „Unternehmen, die es schaffen, KI sowohl intern als auch in ihre Produkte zu integrieren, werden die größten Produktivitätsgewinne erzielen“, resümiert Krumbein.

Ein besonderer Trend, den Krumbein bei seinen mittelständischen Kunden beobachte, sei der verstärkte Einsatz von KI in der Kundenbetreuung. „KI-Chatbots, die Kundenanfragen automatisch beantworten, werden in vielen Branchen Standard“, erklärt er. „Das spart Zeit und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere Anfragen zu konzentrieren. Solche Tools werden in den kommenden Jahren noch präziser und leistungsfähiger werden.“

Fünf Take-aways für KMUs, die KI einführen wollen

Für Mittelständler, die KI erfolgreich implementieren wollen, gibt es laut Martin Krumbein fünf wesentliche Erfolgsfaktoren, die unabdingbar sind:

• Erstens: Ziele definieren. “Unternehmen müssen klare strategische Ziele festlegen, die sie mit der Einführung von KI erreichen wollen. Ohne ein klares Ziel bleibt der Einsatz von KI ineffektiv.”
• Zweitens: Kommunikation sicherstellen. “Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist entscheidend, um Bedenken auszuräumen und die Akzeptanz für die Veränderungen zu erhöhen.”
• Drittens: Mit kleinen Schritten beginnen. “KI-Projekte sollten in kleinen, überschaubaren Schritten implementiert werden. Pilotprojekte helfen dabei, die Effektivität der Technologie zu testen und kontinuierlich anzupassen.”
• Viertens: Prozesse neu denken. “Es reicht nicht aus, bestehende Prozesse nur zu digitalisieren. Unternehmen sollten die Chance nutzen, ihre Abläufe grundlegend zu überdenken und Potenziale für grundlegende Veränderungen erkennen.”
• Fünftens: Externe Unterstützung einholen. “Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sollten sich nicht scheuen, externe Experten zur Unterstützung hinzuzuziehen. Eine solide Prozessberatung und technologische Expertise können den Unterschied machen.”