Technologie
Anzeige

Digitalisierung im Betrieb: Vier Möglichkeiten, wie Unternehmen Papier sparen

Als Unternehmer möchten Sie nicht nur schnell und effizient arbeiten, sondern nebenbei auch noch nachhaltig wirtschaften. Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern gilt mittlerweile als ein Muss für leistungsstarke und wettbewerbsfähige Betriebe. Aber wo sparen Sie am besten? Wir stellen Ihnen vier Wege vor, mit denen Sie das Papier in der Firma deutlich reduzieren und sich so digitaler aufstellen.
13.01.2025 17:26
Aktualisiert: 13.01.2025 17:26
Lesezeit: 2 min

Zeiterfassung auf digitalem Wege

Stundenzettel auf Papier sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die digitale Zeiterfassung für Unternehmen hilft Ihnen dabei, die Arbeitszeiten Ihres Teams effizient zu erfassen und zu speichern. Sämtliche Stunden lassen sich in Echtzeit über Apps oder Desktop-Softwares tracken. Urlaubszeiten und Überstunden werden automatisiert berechnet und Sie haben jederzeit den Einblick in das Arbeitsverhalten Ihres Teams. Die meisten Software-Anwendungen können direkt in Ihre bislang genutzten Systeme integriert werden. Für Ihre Mitarbeiter ändert sich kaum etwas, die Zeiten sind per Smartphone oder Desktop simpel zu erfassen und werden automatisch gespeichert.

Lohnabrechnungen per E-Post versenden

Anstatt einmal pro Monat die Lohnabrechnung auf Papier zu drucken und ins Fach zu legen, verwenden Sie ein digitales Lohnabrechnungssystem. Plattformen wie DATEV, aber auch andere HR-Software arbeiten datenschutzkonform und sorgen dafür, dass die Gehaltsabrechnung elektronisch und sicher übermittelt wird.

Das reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Portokosten. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Lohnabrechnungen müssen Sie Monat für Monat rechtskonform erstellen. Versenden Sie jede einzelne davon per Post, kostet Sie das eine Menge Geld.

Rechnungswesen für Output digitalisieren

Mit der Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens gehen Sie den richtigen Schritt in die Nachhaltigkeit und erleichtern die Arbeit. E-Rechnungen lassen sich direkt und sicher über digitale Plattformen erstellen, verschicken und archivieren. Die Automatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit, Buchhaltungssysteme wie DATEV können die Rechnungen zudem direkt an die Steuerberater übermitteln. Die Zahlungsvorgänge fließen schneller, da Ihr Kunde nicht mehr auf seine Rechnung warten muss, sondern sie quasi in Echtzeit erhält.

Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht in der EU für öffentliche Aufträge profitieren Sie auch von der Nutzung von standardisierten Formaten wie ZUGFeRD. Solche Systeme erleichtern den Austausch mit Ihren Kunden und reduzieren ganz nebenbei den Papierverbrauch deutlich.

Memos nicht per Post-it, sondern Mail

Jeden Tag werden in deutschen Büros kleine Memos und Nachrichten übermittelt. Der gute alte Post-it-Zettel ist für Notizen nach wie vor sehr gefragt, erzeugt aber unnötig viel Papiermüll. Je größer auch hier das Büro, desto höher die Abfallrate. Der Umstieg auf digitale Notizen und Kommunikationstools schafft an dieser Stelle Abhilfe. Über Slack oder Microsoft Teams können schnelle Nachrichten mit anderen Abteilungen ausgetauscht werden. Dafür braucht es dann kein schriftliches Memo mehr im Fach, außerdem ist die Erreichbarkeit der Kollegen besser gestellt.

Denken Sie ans Homeoffice, wo mittlerweile viele Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit verbringen. Auch diese Mitarbeiter möchten Memos verschicken und mit ihren Kollegen kommunizieren. Wenn Sie sich vom Post-it-Wahn verabschieden und stattdessen auf eine virtuelle Pinnwand und Kommunikationsmethode umsteigen, schaffen Sie gleichzeitig mehr Gemeinsamkeit. Jeder kann Nachrichten lesen, darauf zugreifen und den Inhalt für sich nutzen. Denn: Schon ein geöffnetes Fenster kann dazu führen, dass ein Post-it plötzlich unauffindbar ist. Digital kann niemand mehr sagen, dass die Nachricht einfach „nicht da“ war.


DWN
Technologie
Technologie Gesundheit wird Geschäft: Apple verkauft mit der Apple Watch Hoffnung – nicht nur Technologie
27.04.2025

Die Apple Watch feiert ihr zehnjähriges Bestehen. Doch unter dem glänzenden Aluminium-Gehäuse der meistverkauften Smartwatch der Welt...

DWN
Unternehmen
Unternehmen Werbungskosten: Das alles können Sie von der Steuer absetzen
27.04.2025

Werbungskosten sind ein großer Hebel, um bei der Steuererklärung richtig Geld zu sparen. Erfahren Sie in diesem Ratgeber, was alles...

DWN
Wirtschaft
Wirtschaft Trumps Handelskrieg vertreibt Bitcoin-Miner aus Asien – Kryptoindustrie unter Schock
27.04.2025

Mit Strafzöllen auf Importe aus Südostasien erschüttert Trump die globale Krypto-Lieferkette. Die Folgen: Chaos, Millionenverluste und...

DWN
Unternehmen
Unternehmen Fachkräftemangel 2025: Wenn Freelancer retten – aber selbst untergehen
27.04.2025

Freelancer halten den deutschen Arbeitsmarkt am Laufen – und geraten dabei selbst unter die Räder. Eine neue Studie zeigt: Sie sind...

DWN
Unternehmen
Unternehmen Scheitern als Strategie: Wie ein US-Forscher Unternehmer lehrt, aus Fehlern Kapital zu schlagen
27.04.2025

US-Professor Dean Shepherd zeigt, wie Misserfolg zum unternehmerischen Wendepunkt wird – und warum nur wer fällt, wirklich wachsen kann.

DWN
Politik
Politik TAURUS für die Ukraine? Hoher Aufwand, fraglicher Nutzen
27.04.2025

Die Lieferung des TAURUS-Lenkflugkörpers an die Ukraine ist technisch derzeit problematisch, da ukrainische Flugzeuge das System weder...

DWN
Politik
Politik Waffenruhe Ukrainekrieg: Bringt der Tod von Papst Franziskus Frieden?
26.04.2025

Historisches Treffen bietet Chance für Durchbruch bei Friedensverhandlungen: Neben dem US-Präsidenten hat sich auch Frankreichs...

DWN
Unternehmensporträt
Unternehmensporträt Reichster Ostdeutscher: Wie ein Unternehmer einen kleinen DDR-Betrieb zum globalen Player macht
26.04.2025

Rekord-Umsatz trotz Krisen: Der Umsatz von ORAFOL betrug im Jahr 2024 betrug 883 Millionen Euro – ein Rekordjahr trotz Wirtschaftskrise....