Technologie
Anzeige

Digitalisierung im Betrieb: Vier Möglichkeiten, wie Unternehmen Papier sparen

Als Unternehmer möchten Sie nicht nur schnell und effizient arbeiten, sondern nebenbei auch noch nachhaltig wirtschaften. Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern gilt mittlerweile als ein Muss für leistungsstarke und wettbewerbsfähige Betriebe. Aber wo sparen Sie am besten? Wir stellen Ihnen vier Wege vor, mit denen Sie das Papier in der Firma deutlich reduzieren und sich so digitaler aufstellen.
13.01.2025 17:26
Aktualisiert: 13.01.2025 17:26
Lesezeit: 2 min

Zeiterfassung auf digitalem Wege

Stundenzettel auf Papier sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die digitale Zeiterfassung für Unternehmen hilft Ihnen dabei, die Arbeitszeiten Ihres Teams effizient zu erfassen und zu speichern. Sämtliche Stunden lassen sich in Echtzeit über Apps oder Desktop-Softwares tracken. Urlaubszeiten und Überstunden werden automatisiert berechnet und Sie haben jederzeit den Einblick in das Arbeitsverhalten Ihres Teams. Die meisten Software-Anwendungen können direkt in Ihre bislang genutzten Systeme integriert werden. Für Ihre Mitarbeiter ändert sich kaum etwas, die Zeiten sind per Smartphone oder Desktop simpel zu erfassen und werden automatisch gespeichert.

Lohnabrechnungen per E-Post versenden

Anstatt einmal pro Monat die Lohnabrechnung auf Papier zu drucken und ins Fach zu legen, verwenden Sie ein digitales Lohnabrechnungssystem. Plattformen wie DATEV, aber auch andere HR-Software arbeiten datenschutzkonform und sorgen dafür, dass die Gehaltsabrechnung elektronisch und sicher übermittelt wird.

Das reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Portokosten. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Lohnabrechnungen müssen Sie Monat für Monat rechtskonform erstellen. Versenden Sie jede einzelne davon per Post, kostet Sie das eine Menge Geld.

Rechnungswesen für Output digitalisieren

Mit der Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens gehen Sie den richtigen Schritt in die Nachhaltigkeit und erleichtern die Arbeit. E-Rechnungen lassen sich direkt und sicher über digitale Plattformen erstellen, verschicken und archivieren. Die Automatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit, Buchhaltungssysteme wie DATEV können die Rechnungen zudem direkt an die Steuerberater übermitteln. Die Zahlungsvorgänge fließen schneller, da Ihr Kunde nicht mehr auf seine Rechnung warten muss, sondern sie quasi in Echtzeit erhält.

Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht in der EU für öffentliche Aufträge profitieren Sie auch von der Nutzung von standardisierten Formaten wie ZUGFeRD. Solche Systeme erleichtern den Austausch mit Ihren Kunden und reduzieren ganz nebenbei den Papierverbrauch deutlich.

Memos nicht per Post-it, sondern Mail

Jeden Tag werden in deutschen Büros kleine Memos und Nachrichten übermittelt. Der gute alte Post-it-Zettel ist für Notizen nach wie vor sehr gefragt, erzeugt aber unnötig viel Papiermüll. Je größer auch hier das Büro, desto höher die Abfallrate. Der Umstieg auf digitale Notizen und Kommunikationstools schafft an dieser Stelle Abhilfe. Über Slack oder Microsoft Teams können schnelle Nachrichten mit anderen Abteilungen ausgetauscht werden. Dafür braucht es dann kein schriftliches Memo mehr im Fach, außerdem ist die Erreichbarkeit der Kollegen besser gestellt.

Denken Sie ans Homeoffice, wo mittlerweile viele Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit verbringen. Auch diese Mitarbeiter möchten Memos verschicken und mit ihren Kollegen kommunizieren. Wenn Sie sich vom Post-it-Wahn verabschieden und stattdessen auf eine virtuelle Pinnwand und Kommunikationsmethode umsteigen, schaffen Sie gleichzeitig mehr Gemeinsamkeit. Jeder kann Nachrichten lesen, darauf zugreifen und den Inhalt für sich nutzen. Denn: Schon ein geöffnetes Fenster kann dazu führen, dass ein Post-it plötzlich unauffindbar ist. Digital kann niemand mehr sagen, dass die Nachricht einfach „nicht da“ war.


DWN
Finanzen
Finanzen Börsencrash, Blase oder Börsenrally? So brisant wird das zweite Halbjahr an den Aktienmärkten
08.07.2025

Zins-Chaos, Trump-Drohungen und eine Blase bei Rüstungsaktien: Drei Top-Strategen warnen vor einem explosiven Börsenhalbjahr – mit...

DWN
Wirtschaft
Wirtschaft Exportflaute durch Handelsstreit: Unsicherheit belastet deutsche Firmen
08.07.2025

Trotz einer weiteren Fristverlängerung im Zollkonflikt mit den USA bleibt die Lage für deutsche Exportunternehmen angespannt. Die...

DWN
Politik
Politik Bundestag stimmt über Verfassungsrichter ab – Politische Debatte um Mehrheiten
08.07.2025

Im Bundestag steht eine wichtige Entscheidung an: Drei Kandidatinnen und Kandidaten für das Bundesverfassungsgericht sollen gewählt...

DWN
Technologie
Technologie Wettlauf der Supermächte: Wer gewinnt das Milliarden-Quantenrennen?
08.07.2025

Quantencomputer gelten als Schlüsseltechnologie der Zukunft – und könnten bestehende Sicherheitsstrukturen weltweit aushebeln. Der...

DWN
Politik
Politik Recht auf Schutz: Gericht bestätigt Anspruch afghanischer Familie auf Visa
08.07.2025

Trotz der Einstellung des Bundesaufnahmeprogramms für gefährdete Afghanen hat das Verwaltungsgericht Berlin eine klare Entscheidung...

DWN
Wirtschaft
Wirtschaft Urlaub wird teurer: Flugkosten steigen auch bei Billig-Airlines
08.07.2025

Fliegen vom deutschen Flughafen ist deutlich kostspieliger geworden – und das nicht nur bei klassischen Airlines. Auch...

DWN
Politik
Politik Haushaltsstreit 2025: Klingbeils Pläne, Kritik und offene Milliardenlücken
08.07.2025

Bundesfinanzminister Lars Klingbeil (SPD) hat den Haushaltsentwurf für 2025 und die Finanzplanung bis 2029 in den Bundestag eingebracht....

DWN
Unternehmen
Unternehmen VW-Konzern behauptet Spitzenposition im deutschen E-Auto-Markt
08.07.2025

Der VW-Konzern setzt im deutschen E-Auto-Markt neue Maßstäbe. Die aktuellen Zahlen zeigen eine eindrucksvolle Entwicklung – doch der...