Gut drei von vier Unternehmen in Deutschland (77 Prozent) nutzen immer noch ein Fax-Gerät, um zumindest gelegentlich Dokumente zu übertragen. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter Firmen ab 20 Beschäftigten. Für die am Montag vorgestellte Studie wurden 604 Unternehmen befragt. Ein Vergleich zeigt allerdings, dass die Fax-Nutzung langsam aber stetig zurückgeht: Vor einem Jahr gaben noch 82 Prozent der befragten Firmen an, sich nicht vom Fax verabschiedet zu haben. 2022 waren es 88 Prozent, 2020 noch 92 Prozent und 2018 sogar noch 95 Prozent.
Auch die Nutzungsintensität nimmt kontinuierlich ab. Ein Viertel der Unternehmen (25 Prozent) nutzt das Fax noch häufig oder sehr häufig. Im Vorjahr waren es dagegen noch 33 Prozent, 2018 sogar 62 Prozent der Unternehmen, die häufig oder sehr häufig Faxe verschickten.
Wandel im Büro geht erstaunlich langsam vonstatten
Dem Digitalverband geht der Wandel allerdings nicht schnell genug: «Zwar ist die Fax-Nutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten - gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt», sagte Bitkom-Experte Daniil Heinze.
Alternativen zum Fax seien etwa die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise böten, sagte er. «Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Fax-Prozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Know-how anzueignen.»
Fax für Hälfte der befragten Firmen unerlässlich
Bei vielen Unternehmen ist diese Botschaft bislang nicht angekommen. 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, geben an, dies sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43 Prozent halten das Fax für sicherer als den Postweg. 35 Prozent halten am Fax fest, weil sie gut funktionierende und etablierte Kommunikationsprozesse haben. Je 27 Prozent faxen aus Gewohnheit beziehungsweise, weil sie in der Regel ein Zustellungsnachweis benötigen.
Den Firmen, die nicht auf das Fax-Gerät verzichten können, empfiehlt Bitkom-Experte Heinze zumindest auf digitale Fax-Geräte umzusteigen, die die Daten über das Internet übertragen statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. "Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtssichere Kommunikation."
