Es ist kein Geheimnis, dass Behördensprache oft schwer verständlich ist. Man sucht daher häufig nach Begriffen wie „Zahlungsfrist“, „Unterlagen einreichen bis“, oder „Zur Kenntnisnahme“, um die relevanten Informationen in einem Schreiben zu finden. Dieses Problem betrifft vor allem Menschen ohne juristische Kenntnisse oder Erfahrung im Umgang mit Behörden.
Für Selbständige ist die Situation jedoch besonders kritisch. Sie erhalten in der Regel noch mehr Schreiben von Finanzämtern und anderen Behörden. Für sie ist es entscheidend, die Behördensprache verstehen zu können, um keine wichtigen Fristen oder Anforderungen zu verpassen. Eine Umfrage von Accountable zeigt tatsächlich, dass viele Selbständige Schwierigkeiten haben, die Schreiben des Finanzamts nachzuvollziehen.
Dies wirft eine interessante Frage auf: Wenn selbst Muttersprachler diese Sprache als unverständlich und komplex empfinden, wie ergeht es dann Ausländern, die die deutsche Sprache nicht so gut beherrschen? Besonders herausfordernd ist die Situation für ausländische Selbständige, die in Deutschland ein Unternehmen führen. Diese Aufgabe erfordert also nicht nur sprachliche Fähigkeiten, sondern auch ein hohes Maß an Ambition und Durchhaltevermögen.
Umfrage zeigt: Selbstständige kämpfen mit Finanzamt-Briefen
Das Start-up Accountable, das eine Steuersoftware für Selbstständige anbietet, hat kürzlich eine aufschlussreiche Umfrage durchgeführt. Diese ergab, dass rund 50 Prozent der Selbstständigen Schwierigkeiten haben, die Briefe vom Finanzamt zu verstehen. Eine neue Erhebung unter mehr als 4.000 Selbstständigen bestätigt diesen Befund.
Besonders herausfordernd ist dies für die vielen Selbstständigen mit Migrationshintergrund: Laut der Beauftragten für Integration hat fast jeder vierte Selbstständige ausländische Wurzeln. Die Komplexität der Behördensprache stellt für sie eine noch größere Hürde dar.
Obwohl Fremdsprachen in der Schule gelehrt werden, um später fließend kommunizieren zu können, mangelt es an der Vermittlung von Behördensprache und Steuerwissen. Über 70 Prozent der Befragten gaben an, dass die Schule sie nur unzureichend auf Themen wie Steuern und Selbstständigkeit vorbereitet hat.
Rückgang der Selbstständigkeit in Deutschland
Die Zahl der Selbständigen in Deutschland ist von 2012 bis 2023 um 14,22 Prozent gesunken, wobei Solo-Selbständige einen drastischen Rückgang von 30,2 Prozent verzeichneten (Statistisches Bundesamt).
Die Entscheidung, den Weg der Selbstständigkeit zu meiden oder aufzugeben, kann auf zahlreiche Faktoren zurückgeführt werden: finanzielle Unsicherheiten, steigende Betriebskosten, mangelnde soziale Absicherung und Marktrisiken. Doch auch die komplexe Behördensprache erschwert das Leben der Selbständigen erheblich.
Während größere Unternehmen über Rechts- oder Finanzabteilungen verfügen, die sich um solche Angelegenheiten kümmern, stehen Selbständige diesen Herausforderungen oft alleine gegenüber. Die Entwicklung der letzten elf Jahre deutet darauf hin, dass Selbständigkeit in Deutschland zunehmend an Attraktivität verliert.
Englisch als zweite Amtssprache in Deutschland
Die Diskussion über die Einführung von Englisch als zweite Amtssprache in Deutschland ist bereits seit mehreren Jahren in Gang. Während die öffentliche Debatte zunimmt, bleiben die Behördenmitarbeiter jedoch oft bei der deutschen Sprache. Der Gedanke, dass offizielle Schreiben vom Finanzamt oder anderen Behörden auch in Englisch verfasst werden könnten, scheint nach wie vor utopisch.
Inzwischen haben viele Menschen in Deutschland, insbesondere in Städten wie Berlin, eine weitgehende Vertrautheit mit Englisch entwickelt. Sie arbeiten auf Englisch, sprechen diese Sprache zuhause und in ihrem Freundeskreis. Für sie stellt sich die Notwendigkeit, Deutsch zu lernen, nicht mehr als zwingend dar, da sie sich im Alltag gut auf Englisch verständigen können. Dennoch erhalten sie Behördenbriefe und andere offizielle Post ausschließlich auf Deutsch, was zu Verwirrung und Schwierigkeiten führt.
Die Hoffnung auf eine Veränderung besteht jedoch. Im Programm zur Europawahl 2024 hat die FDP gefordert, Englisch als zweite Verwaltungssprache in der Europäischen Union einzuführen. Vielleicht wird es in den kommenden Jahren mehrere Amtssprachen geben. Sollte sich jedoch die Verwaltungssprache nicht vereinfachen, könnten weiterhin viele Menschen mit den bürokratischen Anforderungen kämpfen.
Wie KI-Tools Rechtstexte einfacher erklären können
Die Künstliche Intelligenz entwickelt sich stetig weiter. Wie Tools bereits Texte von einer Sprache in eine andere übersetzen können, so sind sie zunehmend auch in der Lage, komplexe Behördensprache verständlich zu machen. Doch es bleibt eine Herausforderung, den passenden Prompt zu finden, um rechtliche Texte präzise und klar zu erklären.
Ein „Prompt“ ist eine Textaufforderung oder Frage, die an ein KI-System wie ChatGPT gerichtet wird, um eine Antwort oder eine Fortsetzung des bereitgestellten Inhalts zu bekommen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ich bat ChatGPT, mir § 7 SGB VI, der sich mit freiwilliger Versicherung beschäftigt, verständlich zu erläutern. Die Antwort war gut strukturiert und gab mir eine Übersicht darüber, für wen das Gesetz gilt und ab wann es Anwendung findet. Allerdings erhielt ich am Ende mehr Text, als ich erwartet hatte. Die Erklärung war zwar detailliert, aber für meine Bedürfnisse nicht immer hilfreich.
Daraufhin verlangte ich eine vereinfachte Erklärung: „Ist mir zu schwer, ganz einfach.“ Die Antwort lautete:
„§ 7 SGB VI regelt, dass Personen, die nicht verpflichtet sind, in die Rentenversicherung einzuzahlen, das freiwillig tun können, sobald sie 16 Jahre alt sind. Auch Deutsche, die im Ausland leben, können sich freiwillig versichern.
Aber: Sobald man eine volle Altersrente bekommt und das normale Rentenalter erreicht hat, darf man keine freiwilligen Beiträge mehr zahlen.“
Diese Erklärung war verständlich, jedoch nicht vollständig. Bei rechtlichen Themen ist jedes Wort entscheidend, und eine ungenaue Interpretation kann schwerwiegende Folgen haben.
Für eine präzise und verständliche Erklärung von Rechtsvorschriften ist es daher wichtig, gezielt nach passenden Prompts zu suchen. Ein hilfreicher Ansatz könnte sein:
„Erkläre mir, worum es hier geht. So einfach, wie es nur möglich ist. Verpasse keine Details, jedes Wort ist wichtig.“
Doch unabhängig vom verwendeten Prompts ist es ratsam, KI-gestützte Erklärungen stets zu überprüfen, da die Interpretation durch die KI nicht immer fehlerfrei ist.
Wie hilft Chat GPT, die Behördensprache besser zu verstehen?
ChatGPT selbst sagt, dass es bei Aufgaben wie der „Übersetzung“ von Behördensprache helfen kann:
- Erklärungen und Übersetzungen: Wenn Sie auf einen bestimmten Begriff oder einen Text in Behördensprache stoßen, kann ChatGPT den Begriff erklären oder den Text in einfacherem Deutsch übersetzen.
- Beispiele und Muster: ChatGPT kann Ihnen Beispiele für typische Formulierungen und deren Bedeutung geben, damit Sie ein besseres Gefühl für die Sprache bekommen.
- Fragen beantworten: Wenn Sie Fragen zu bestimmten Formulierungen oder Dokumenten haben, beantwortet ChatGPT diese gerne und erklärt, was Sie wissen müssen.
- Tipps zur Interpretation: ChatGPT kann Ihnen Tipps geben, wie Sie komplexe Texte interpretieren und die wesentlichen Informationen herausfiltern können.
- Übungen und Aufgaben: Wenn Sie möchten, kann ChatGPT Ihnen Übungen anbieten, um Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Behördensprache zu verbessern.
Es ist tatsächlich sinnvoll, mit ChatGPT zu interagieren. Je mehr Anfragen ChatGPT erhält, desto mehr verbessert sich das System, da es kontinuierlich aus den Interaktionen dazulernt.
Für diejenige, die keine Zeit haben, geeignete Scripte zu suchen, bieten spezialisierte Dienste wie Accountable fertige Lösungen an. Die Software von Acountable analysiert Dokumente mithilfe von AI, um die Verständlichkeit zu verbessern.
Auf eine Ebene mit Behörden
Die Einführung einer KI, die in der Lage ist, die Sprachbarriere bei Behördenschreiben zu überwinden und diese Dokumente verständlicher zu machen, könnte weitreichende Auswirkungen auf das Zusammenspiel zwischen Bürgern, Behörden und Rechtsanwälten haben. Durch die Demokratisierung des Zugangs zu Informationen und das Verstehen komplexer Dokumente würde die derzeitige Wissenshierarchie zwischen Bürgern und Behörden angeglichen.
Bürger könnten ihre Rechte besser kennen und häufiger Anfragen oder Beschwerden einreichen, was zu einer erhöhten Arbeitsbelastung der Behörden führen könnte. Um dieser steigenden Zahl von Rückfragen und Einsprüchen zu begegnen, könnten die Behörden gezwungen werden, ihre Kommunikationsweise zu verbessern und ihre Schreiben klarer zu gestalten.
Auch die Rolle der Rechtsberatung würde durch diese Entwicklung verändert werden. Viele Menschen suchen aktuell anwaltliche Unterstützung, um offizielle Schreiben zu verstehen oder rechtliche Hilfe zu erhalten. Wenn eine KI diese Aufgabe übernimmt, könnte der Bedarf an anwaltlicher Beratung für einfache Fälle erheblich sinken. Besonders im Bereich des Verwaltungs- und Steuerrechts könnte dies zu einer Verschiebung im Rechtsmarkt führen, bei der sich Anwälte vermehrt auf komplexere und spezialisierte Fälle konzentrieren müssen.Jedoch ist damit zu rechnen, dass diese Veränderung nicht ohne Widerstand erfolgt. Behörden könnten argumentieren, dass die Komplexität ihrer Schreiben notwendig ist, um rechtliche Präzision zu gewährleisten. Rechtsanwälte könnten ihre Rolle als unverzichtbare Berater in Gefahr sehen und versuchen, die Nutzung solcher KI-Dienste zu regulieren oder einzuschränken.
