Welche Rolle das Wachstumschancengesetz spielt
Bei dem sogenannten Wachstumschancengesetz handelt es sich um ein von der Bundesregierung entworfenes Gesetz, welches der Förderung von Innovationen und der Wirtschaftskraft innerhalb Deutschlands dienen soll. Das Gesetz sieht unter anderem vor, dass Unternehmen ab 2025 E-Invoicing in Deutschland durchführen müssen. Ausgenommen hiervon sind Umsätze, die im B2C-Bereich generiert werden. Der Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Privatkunden kann somit auch ohne den Einsatz von elektronischen Rechnungen durchgeführt werden. Es gibt allerdings auch Ausnahmen von dieser Regelung. Gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG sind steuerbefreite Umsätze von der Pflicht ausgenommen. Zusätzlich dazu greifen gewisse Übergangsregelungen, sodass Unternehmen mehr Zeit für die Umsetzung haben, sofern gewisse Voraussetzungen erfüllt werden.
Nutzung von Übergangsregelungen
Zwar greift die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2025, allerdings können sich Firmen durch die Nutzung gewisser Übergangsregelungen von dieser Pflicht befreien lassen. Für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze gilt, dass diese bei Bedarf auch mit Papierrechnungen sowie nicht gesetzeskonformen elektronischen Rechnungen abgerechnet werden dürfen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Empfänger der Rechnung sein Einverständnis gibt. Im Jahr 2027 darf nur auf gesetzeskonforme E-Rechnungen verzichtet werden, wenn der Jahresumsatz des vorangegangenen Jahres die Grenze von 800.000 Euro nicht übersteigt und der Empfänger zustimmt. Ab 2028 greifen keine Übergangregelungen mehr, allerdings können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen auf das EDI-Verfahren zurückgreifen.
Vorbereitung auf die Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht
Damit es in Zukunft zu keinen rechtlichen Problemen kommt, sollten sich Unternehmen bereits frühzeitig mit der Umsetzung auseinandersetzen. Firmen müssen aufgrund der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland künftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Dabei ist vor allem auf die Auswahl einer geeigneten Software zu achten, welche die Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht und den Anforderungen des jeweiligen Betriebs entspricht. Nicht jede elektronische Rechnung entspricht einer E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers, sodass die Software ein Rechnungsformat nutzen sollte, das sämtliche gesetzliche Anforderungen erfüllt. Zu den gesetzeskonformen Rechnungsformaten zählen ZUGFeRD und XRechnung. Da es viele verschiedene Anbieter in diesem Bereich gibt, macht es Sinn, einen umfangreichen Vergleich anzustellen, um das Angebot ausfindig zu machen, das den eigenen Anforderungen am ehesten entspricht. Hierbei spielen neben den durch die Nutzung der Software entstehenden Kosten auch der Funktionsumfang sowie die Flexibilität des Angebots eine große Rolle, damit eine gewisse Skalierbarkeit gegeben ist.
Überprüfung der technischen Voraussetzungen
Unternehmen müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen, bevor die unternehmensinternen Systeme auf die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen umgestellt werden können. Daher gilt es, die bereits bestehende IT-Infrastruktur genau zu analysieren und in Erfahrung zu bringen, ob diese zur Verwendung elektronischer Rechnungen geeignet ist. Dabei müssen auch die bestehenden Schnittstellen überprüft werden, um sicherzustellen, dass es beim Datenaustausch verschiedener Systeme zu keinen Komplikationen kommt. Unternehmen sollten zügig mit der Umsetzung beginnen, da die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 greift.
Die Wichtigkeit eines Zeitplans
Damit es bei der Implementierung neuer Rechnungssoftware zur Erfüllung der E-Invoicing-Pflicht, welche den Einsatz von elektronischen Rechnungen ermöglicht, zu keinen Problemen kommt, sollte ein realistischer Zeitplan zur Umsetzung angefertigt werden. Es gilt, klare Ziele vorzugeben, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen. Neben den eigenen Mitarbeitern sollten auch Lieferanten und Geschäftspartner über die Umstellung auf E-Rechnungen sowie den anvisierten Zeitraum der Umsetzung informiert werden. Hierdurch kann gewährleistet werden, dass bei der tatsächlichen Implementierung von elektronischen Rechnungen alle Beteiligten mit den neuen Bedingungen umgehen können.
Einführung von Schulungen für Mitarbeiter
Die Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens müssen sicher mit elektronischen Rechnungen umgehen können, damit in diesem Bereich keine Fehler entstehen, die sich negativ auf die Effizienz und Produktivität des Betriebs auswirken. Dementsprechend ist die Einführung von Schulungen zu empfehlen, in denen Mitarbeiter darüber aufgeklärt werden, wie sie die zum Einsatz kommenden Tools zur Erstellung, Versendung sowie Verarbeitung von E-Rechnungen optimal nutzen können. Der richtige Umgang mit der verwendeten Software wirkt sich positiv auf die Fehleranfälligkeit aus und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter.
Durchführung einer Testphase
Damit es bei der finalen Umstellung der unternehmensinternen Prozesse auf die Nutzung von elektronischen Rechnungen zu keinen Komplikationen kommt, ist die Durchführung einer Testphase zu empfehlen. Im Rahmen dieser kann überprüft werden, ob die jeweiligen Prozesse nach der Implementierung wie gewohnt ablaufen oder ob hierdurch Probleme entstehen. Dies ermöglicht es Unternehmen, frühzeitig auf mit der Einführung elektronischer Rechnungen verbundene Herausforderungen zu reagieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Regelmäßige Überprüfungen zur Prozessoptimierung
Nach der Etablierung von E-Rechnungen in die unternehmensinternen Arbeitsabläufe ist der Gesamtprozess nicht abgeschlossen. Vielmehr handelt es sich weiterhin um einen laufenden Prozess, da Unternehmen regelmäßig überprüfen sollten, ob die jeweiligen Arbeitsabläufe so effizient wie möglich durchgeführt werden. Die regelmäßige Überprüfung sorgt dafür, dass Fehler rechtzeitig erkannt und behoben werden können. Zudem lassen sich im Rahmen der Überprüfungen unter Umständen Optimierungspotenziale freisetzen, wenn Schwachstellen innerhalb der Prozesse erkannt werden. Der technologische Fortschritt und der Einsatz moderner digitaler Tools können enorme Effizienzgewinne ermöglichen, weshalb die regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Prozesse einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellt.
