Workation: Urlaub und gleichzeitig arbeiten - so klappt's!

Wer eine Workation durchführt, arbeitet für eine zuvor festgelegte Zeit vom Ausland aus für das eigene Unternehmen. Gehalt und Aufgaben bleiben in der Regel gleich, nur der Arbeitsplatz ist ein Anderer. Manche Unternehmen beschränken die Workation auf Europa, andere bieten ihren Mitarbeitern an, überall von der Welt aus zu arbeiten. Möglich ist dies durch das Arbeiten im Home- bzw. mobilen Office.

Viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

In Zeiten des Fachkräftemangels wird es immer wichtiger, sich als attraktives Unternehmen am Arbeitsmarkt zu positionieren. Insbesondere die jüngere Generation, Generation Z, legt Wert auf eine gute Work-Life-Balance. Das Privatleben darf nicht zu kurz kommen und sie möchten meist noch viel von der Welt sehen. In der PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit 2024“ äußerten mehr als die Hälfte der Befragten 18- bis 65-Jährigen, dass die Möglichkeit, eine Workation durchzuführen, ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach einem Job sei. In der Altersgruppe der Befragten 18- bis 29-Jährigen ist der Wunsch nach einer Workation mit 80 % sogar besonders hoch. Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Workation, aber ein Unternehmen, welches seinen Mitarbeitern diese Möglichkeit bietet, kann sehr attraktiv wirken, vor allem auf die jüngere Zielgruppe.

Außerdem zeigt das Unternehmen damit, dass es Vertrauen in seine Mitarbeiter hat. Der einzelne Mitarbeiter wird als individuelles, eigenständiges und sich selbst steuerndes Individuum gesehen, das keine strenge Kontrolle vom Arbeitgeber benötigt. Diese offene Haltung des Arbeitgebers kann Mitarbeiter zusätzlich motivieren, Bestleistungen auf der Arbeit zu erbringen.

Durch den Aufenthalt an einem anderen Ort kann der eigene Horizont erweitert werden. Mitarbeiter machen neue Erfahrungen, wodurch sich insgesamt eine höhere Ausgeglichenheit einstellen kann. Möglicherweise werden sogar wertvolle Erkenntnisse für die Arbeit gesammelt. Damit auch noch genügend Zeit für das Erleben dieser Erfahrungen bleibt, können Überstunden abgebaut werden. Oft haben sich über die Monate hinweg viele zusätzliche Arbeitsstunden angesammelt, die schwer abzubauen sind. Nach vorheriger Absprache kann die Arbeitszeit während einer Workation reduziert und Überstunden abgeglitten werden.

Es ist nicht alles Gold, was glänzt.

Dennoch darf eine Workation nicht nur durchweg positiv gesehen werden. Es gibt einige Herausforderungen und Punkte, die beachtet werden müssen.

Die vielen neuen Eindrücke, die Mitarbeiter im Rahmen der Workation erleben, können es erschweren, sich auf die eigenen Aufgaben zu konzentrieren. Das Erkunden der neuen Umgebung wirkt meist deutlich attraktiver als das stundenlange Arbeiten vor dem Computer. Hier ist also eine ganze Menge Eigenmotivation von Seiten des Mitarbeiters gefragt. Arbeitgeber sollten daher im Voraus klare Richtlinien kommunizieren, zum Beispiel zur täglichen Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Deadlines für Aufgaben.

Zudem können im Rahmen einer Workation die Grenzen zwischen Job und Privatleben ineinander übergehen. Eine Workation ist kein Urlaub, sondern immer noch Arbeitszeit, in der entsprechende Leistungen erbracht werden müssen. Kann es bereits durch das Arbeiten im Homeoffice schwer sein, Berufliches und Privates zu trennen, kann eine Workation diese Problematik noch verstärken. Durch das entgegengebrachte Vertrauen des Arbeitgebers kann der Mitarbeiter das Gefühl haben, extra hart arbeiten zu müssen, um den Arbeitgeber nicht zu enttäuschen. Mitarbeiter, bei denen bekannt ist, dass die Trennung von Arbeit und Privatleben schwerfällt, sollten daher vor der Reise ins Ausland besonders sensibilisiert werden.

Genaue Absprachen im Voraus sind wichtig.

Damit eine Workation gelingt, sollte wie bereits geschildert, die tägliche Arbeitszeit klar abgesteckt werden. So können Missverständnisse vermieden werden. Im Rahmen der Besprechung der Arbeitsdauer sollte ebenfalls das Thema der Erreichbarkeit besprochen werden. Ich einigen Ländern herrscht Zeitverschiebung, sodass der Arbeitnehmer in der Workation möglicherweise nicht zu den üblichen Arbeitszeiten des Unternehmens tätig sein kann.

Auch das Thema der Sozialversicherung sollte vor Abreise angegangen werden. Grundsätzlich sollten Arbeitgeber sich frühzeitig mit ihrem Anliegen bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern melden, damit der Sozialversicherungsschutz gewährleistet ist. Darüber hinaus muss sich um die steuerlichen Angelegenheiten gekümmert werden. Daniel Mantel, Fachanwalt für Arbeitsrecht erklärt in ZDF heute, unter welchen Bedingungen das deutsche Steuergesetz in der Regel weiterhin gilt: Die Dauer der Workation muss unter der 183 Tage-Grenze bleiben und in einem Land des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in einem Land, mit dem Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat, durchgeführt werden. Laut Lea Fiebelkorn und Omer Dotou von Haufe.de gibt es aber, je nach Dauer und Art der Tätigkeit, individuelle Regelungen, welche beim zuständigen Amt besprochen werden sollten.

Außerdem gilt es zu klären, welche technischen Geräte der Arbeitnehmer benötigt, um seinen Aufgaben auch vom Ausland aus nachgehen zu können. Meist kann eine Workation lediglich von Personen durchgeführt werden, die keinen realen Kundenkontakt haben und vorrangig am Computer arbeiten. Daher sollte auch eine sichere Internetverbindung vor Ort gewährleistet werden. In diesem Zuge muss ebenfalls das Thema Datenschutz berücksichtigt werden. Denn: Auch bei der Workation ist der Arbeitgeber für die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet, wie Dr. Manuela Rauch auf Haufe.de schreibt. Arbeitgeber sollten daher im Voraus klare Regeln für den Umgang mit Unternehmensdaten kommunizieren.

Je nach ausgewähltem Workation-Ziel gelten zudem unterschiedliche Regeln. Innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) werde laut dem Fachanwalt Daniel Mantler kein Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis benötigt. Bei einer Workation in einem anderen Land sollte geprüft werden, inwiefern und ob es für den Arbeitnehmer überhaupt erlaubt ist, in dem entsprechenden Land zu arbeiten. Häufig müsse dann, laut dem Anwalt, eine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis beantragt werden.

Eine Alternative zur Workation ist das Arbeiten in einer Auslands-Niederlassung des eigenen Unternehmens. Hier sind die rechtlichen Rahmenbedingungen deutlich geringer und der Arbeitnehmer lernt zusätzlich noch einen weiteren Unternehmensstandort der eigenen Firma kennen.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Möglichkeit einer Workation ein echter Pluspunkt gegenüber anderen Unternehmen im Kampf um die besten Talente sein und den Horizont der Mitarbeiter erweitern kann. Dennoch müssen viele Punkte im Voraus geklärt werden, sodass genügend Vorlaufzeit eingeplant werden sollte.