E-Rechnungspflicht: Einführung der Elektronischen Rechnung seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine neue Pflicht zur E-Rechnung eingeführt worden. Diese bringt erhebliche Änderungen im Umgang mit Rechnungen im B2B-Bereich mit sich. Diese Anpassungen sind Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, mit der die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung gefördert werden soll. "Ab 2028 müssen alle im B2B-Bereich agierenden Unternehmen - abgesehen von wenigen Ausnahmen - E-Rechnungen empfangen und ausstellen können", heißt es beispielsweise bei der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz. Durch die E-Rechnung soll zudem die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden.
Hintergrund der E-Rechnungspflicht ist ein Maßnahmenpaket (VAT in the Digital Age, kurz ViDA), das auf EU-Ebene vorgesehen ist und die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug zum Ziel hat. Auf der Basis der E-Rechnung soll dazu voraussichtlich im Jahr 2030 ein Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze im B2B-Bereich eingeführt werden.
Auf den ersten Blick scheinen die Neuerungen durch die Elektronische Rechnung nur Vorteile zu bieten: Umweltfreundlichkeit, Fehlerreduktion, erhöhte Schnelligkeit und Effizienz sowie eine einfachere Archivierung. Doch das vollständige Bild ist komplizierter. Steuerberater Benedikt Rohlmann sieht auch einige Nachteile, die die neuen Regelungen für Unternehmer mit sich bringen können. "Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt auch einige Herausforderungen mit sich", so der Steuerprofi. "Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und Rechnungssysteme entsprechend anpassen, was mit zusätzlichen Kosten und Aufwand verbunden sein kann, insbesondere für kleinere Betriebe." Darüber hinaus bestehe auch ein Risiko bei der Datensicherheit, da elektronische Rechnungen sensible Informationen enthielten, die vor Cyberangriffen geschützt werden müssten. "Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind", betont Rohlmann.
Ein weiterer Nachteil ist die Komplexität des Themas: Es kann zeitaufwendig sein, die genauen Regelungen zu verstehen, die für verschiedene Unternehmen und Zeitpunkte gelten. Hierbei kann Ihnen unser Ratgeber eine wertvolle Unterstützung bieten.
Was ist E-Rechnung und was bedeutet E-Rechnung?
E-Rechnung, das ist klar, ist eine Abkürzung und steht für Elektronische Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat erstellt wird. Dieses elektronische Rechnungsformat kann übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Papierbasierte Rechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs gelten künftig als "sonstige Rechnungen". Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern.
Das strukturierte elektronische Rechnungsformat muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dies ist insbesondere bei der "X-Rechnung" oder dem hybriden "ZUGFeRD-Format" ab Version 2.0.1, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei der Fall). Es gilt aber noch eine gewisse Flexibilität, denn das Format einer E-Rechnung kann zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden. Ab 2028 muss dieses individuelle Format dann aber die vollständige Extraktion der umsatzsteuerrechtlichen Angaben in ein EU-Norm-konformes oder interoperables Format ermöglichen.
E-Rechnungen nutzen ein standardisiertes Datenformat für die automatische Verarbeitung. Bildhafte Rechnungen wie "pdf" oder "jpeg" entsprechen nicht der Norm und gelten als sonstige Rechnungen. Diese sind im B2B-Bereich ab 2028 nicht mehr zulässig. Welche Fristen gelten überhaupt und ab wann die E-Rechnungspflicht?
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? So sind die Übergangsregelungen!
Es gibt Übergangsregelungen für die E-Rechnung, seit Anfang 2025 müssen Rechnungsempfänger E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsfristen:
- 2025: Wahlmöglichkeit zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen, teils mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich, wenn der Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
- 2028: Verpflichtung zur E-Rechnung für alle Unternehmen.
Unser Tipp: Laden Sie die DWN-Tabelle herunter, um einen zeitlichen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen zu erhalten.
Wie bereits mehrfach erwähnt, wird ab 2028 der Austausch von Rechnungen ausschließlich über elektronische Rechnungen erfolgen. Das bedeutet, dass EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) und andere Rechnungsarten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden dürfen.
Wichtig: Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Bereich).
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wer dies nicht erfüllt, riskiere Bußgelder und Probleme beim Vorsteuerabzug, betont Steuerberater Rohlmann. "Allerdings gibt es für die Umstellung auf die neuen Vorschriften eine Übergangsregelung. Ab dem 1. Januar 2028 müssen jedoch alle Unternehmen vollständig auf die neue E-Rechnungspflicht umgestellt haben, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden."
Digitale Rechnungen: E-Rechnungen erstellen mit diesen Formaten
Steuerberater Rohlmann erklärt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt werden müssen, das den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD die gängigen Standards. "Die Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und so strukturiert sein, dass sie maschinell verarbeitet werden können. Zudem müssen die Systeme, die zur Erstellung und Verarbeitung der E-Rechnungen genutzt werden, interoperabel sein, um den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen IT-Systemen zu gewährleisten."
ZUGFeRD E-Rechnung
Das ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl ein bildhaftes (PDF-Datei) als auch ein strukturiertes Datenformat (XML-Datei) umfasst. Das strukturierte Format ist dabei führend und maßgeblich für die maschinelle Verarbeitung.
Elektronische Rechnung XML
Dieses Format ist besonders im öffentlichen Sektor weit verbreitet. Es ist ein Rechnungsdatenmodell, das regelmäßig aktualisiert wird. Die X-Rechnung erfüllt ebenfalls die Anforderungen der EN 16931. Bisherige EDI-Verfahren können bis 2028 weiterhin verwendet werden, sofern sie mit dem neuen Standard EN 16931 interoperabel sind.
Achtung: Das PDF ist nicht für die elektronische Rechnungen geeignet, da dieses Format nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Erforderliche Angaben bei E-Rechnungen
Als Absender sollten Sie prüfen, ob die E-Rechnung, die Sie abschicken, folgende Angaben enthält:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers; die Verwendung eines Postfachs ist zulässig
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des leistenden Unternehmens, wie vom Finanzamt erteilt
- Datum der Ausstellung der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung oder des Zahlungseingangs bzw. Teilzahlung bei Anzahlungsrechnungen
- Nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. ein Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
- Bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Privatpersonen, der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Den Begriff „Gutschrift“, wenn die Rechnung vom Leistungsempfänger ausgestellt wurde
Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und der Empfänger verliert das Recht auf Vorsteuerabzug. Deshalb ist es wichtig, jede eingehende Rechnung auf Vollständigkeit zu überprüfen und den Absender zu kontaktieren, wenn etwas fehlt.
Achtung: In bestimmten Sonderfällen sind zusätzliche Angaben erforderlich. So muss bei Rechnungen für Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, ein Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten sein.
Reverse-Charge-Verfahren: Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG bedeutet, dass in bestimmten Fällen der Leistungsempfänger und nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer schuldet. Dies gilt nur im B2B-Bereich und bei in Deutschland steuerpflichtigen Leistungen. Ein Beispiel ist der Bezug von Bauleistungen, bei dem der Empfänger der Bauleistungen selbst zum Steuerschuldner wird, wenn er nachhaltig Bauleistungen erbringt.
E-Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Unternehmen haben weniger als vier Monate Zeit, um sich auf die neuen Regelungen vorzubereiten. Diese Zeitspanne ist tatsächlich kürzer, als sie auf den ersten Blick erscheint. August und Anfang September sind oft von Urlaubszeiten geprägt, und im Dezember stehen viele Firmen vor der Aufgabe, das Jahr abzuschließen, was zusätzliche Belastungen mit sich bringt. Daher ist es ratsam, sich bereits jetzt mit den neuen Pflichten auseinanderzusetzen, um gut vorbereitet zu sein.
Um die E-Rechnung erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren, ist es empfehlenswert folgende Schritte zu unternehmen:
Software-Kompatibilität überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software ab dem 1. Januar 2025 in der Lage ist, alle zugelassenen E-Rechnungsformate zu empfangen und verarbeiten. Falls Sie bereits Rechnungssoftware nutzen, klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob diese E-Rechnungen unterstützt oder ob ein Update erforderlich ist.
Stammdaten pflegen: Aktualisieren und vervollständigen Sie die Stammdaten Ihrer Lieferanten und Kunden. Eine präzise Datenbasis ist entscheidend für den reibungslosen Empfang und Versand von E-Rechnungen.
Lieferanten informieren: Kommunizieren Sie frühzeitig mit Ihren Lieferanten, um sie darüber zu informieren, dass Ihr Unternehmen ab einem bestimmten Datum ausschließlich E-Rechnungen akzeptieren wird.
Zusätzlich sollten Sie folgende Punkte beachten:
Schulung und Unterstützung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und bieten Sie Unterstützung bei der Umstellung. Eine gut informierte Belegschaft kann Probleme frühzeitig erkennen und effizient lösen.
Testläufe durchführen: Führen Sie vor der endgültigen Umstellung Testläufe durch, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungssysteme korrekt funktionieren und alle Prozesse reibungslos ablaufen.
E-Rechnungen richtig archivieren
Digitale Rechnungen müssen ebenso wie Papierdokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die letzte Änderung oder Korrektur an der Rechnung vorgenommen wurde. Alle Belege, sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen, müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsdauer in unveränderter digitaler Form archiviert werden müssen. Es ist wichtig, dass die originalen XML-Daten erhalten bleiben, da sie für die maschinelle Auswertbarkeit erforderlich sind und nicht durch Formatumwandlungen gelöscht werden dürfen.
Für die Archivierung von elektronischen Rechnungen ist es zudem erforderlich, dass sie in einem Index erfasst werden, der eine schnelle Auffindbarkeit durch Suchfunktionen ermöglicht. Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist empfehlenswert. Ein DMS fungiert als Datencontainer mit einer detaillierten Suchfunktion. Beim Speichern einer Datei in einem DMS erfolgt eine eindeutige Benennung und Kategorisierung nach Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Dies erleichtert die spätere Suche und Auffindbarkeit der Dateien erheblich.
E-Rechnung: Software kann beim Empfangen und Versand helfen
Buchhaltungssoftware wie DATEV und Lexware kann bei der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen erheblich unterstützen. DATEV und Lexware bieten Lösungen im Bereich E-Rechnung, die aus mehreren Gründen hilfreich sein können:
Automatisierung: Die Softwarelösungen bieten Funktionen zur automatischen Erstellung von E-Rechnungen, wodurch der Prozess vereinfacht und menschliche Fehler reduziert werden. Rechnungen können automatisch im vorgeschriebenen Format erstellt und an das entsprechende System übermittelt werden.
Vorschriften und Standards: Die Buchhaltungssoftware ist darauf ausgelegt, die gesetzlichen Vorschriften und Standards einzuhalten. Sie wird regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der E-Rechnungsanforderungen, entspricht.
Integration: Diese Systeme integrieren sich oft gut mit anderen Finanz- und Buchhaltungssystemen. Das bedeutet, dass die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf integriert werden kann.
Sicherheits- und Prüfprotokolle: Die Buchhaltungssoftware bietet Sicherheitsfunktionen und Prüfprotokolle, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt und sicher übermittelt werden. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität der Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Support und Updates: Die Anbieter der Buchhaltungssoftware bieten Kundenservice und regelmäßige Updates, um sicherzustellen, dass ihre Software den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und etwaige Probleme schnell gelöst werden können.
