Flottenmanagement outsourcen: Vor- und Nachteile
Sei es für Kundenbesuche, Auslieferungen oder andere Bereiche des Geschäftsbetriebs, viele Unternehmen sind auf die Nutzung betrieblich genutzter Fahrzeuge angewiesen. Damit verbunden ist, dass die Fahrzeuge disponiert, gepflegt, gewartet oder repariert werden müssen. Der optimale Betrieb der Fahrzeuge muss jederzeit gewährleistet sein. Unternehmen können sich entscheiden, ob sie das Management ihrer Fahrzeugflotte selbst übernehmen oder an externe Dienstleister auslagern. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in dieser Frage für das Outsourcing des Flottenmanagements. Das hat viele Vorteile. Jedoch kommt das Outsourcing nicht für jeden Betrieb in Frage. Hinzu kommt, dass bestimmte Pflichten der Arbeitgeber der Praxis nicht ausgelagert werden sollten.
Outsourcing kann Geld und Ressourcen sparen
Eines der wichtigsten Motive, die für das Outsourcing des betrieblichen Flottenmanagements sprechen, ist die Einsparung von Geld und personeller Ressourcen. Durch das Leasing von Fahrzeugen beispielsweise kann die im Betrieb vorhandene Liquidität geschont werden. Dem Leasinggeber kann zugleich das Flottenmanagement inklusive der Wartung der Fahrzeuge übertragen werden. Durch das externe Flottenmanagement wird in der Regel auch sichergestellt, dass alle Fahrzeuge den rechtlichen Erfordernissen entsprechen. Intern lässt sich zudem Geld für eigene Mitarbeiter einsparen, die sich sonst um das betriebliche Flottenmanagement kümmern müssten. Das ist jedoch nur die halbe Wahrheit.
Was praktisch nicht ausgelagert werden kann
Bestimmte unternehmerische Pflichten können beim Flottenmanagement nicht ausgelagert werden. Dazu gehören Verpflichtungen, die sich aus den gesetzlichen Unfallverhütungsvorschriften ergeben.
Die gesetzlich geforderte UVV Prüfung für Pkw sieht beispielsweise vor, dass betrieblich genutzte Fahrzeuge regelmäßig auf ihre Sicherheit geprüft werden. Das kann noch von externen Flottenmanagement-Diensten übernommen werden.
Jedoch müssen Arbeitgeber auch überprüfen, ob die Fahrer der Fahrzeuge tatsächlich über die notwendige Fahrerlaubnis und andere erforderliche Genehmigungen und Prüfungen verfügen. Es muss außerdem sichergestellt sein, dass die Fahrer hinsichtlich ihres Gesundheitszustandes fahrtauglich sind. Nicht zuletzt müssen Fahrer von Spezialfahrzeugen regelmäßig in Sicherheitsvorschriften und Verhaltensweisen im Notfall unterwiesen werden.
Diese Aufgaben können von Arbeitgebern nicht ohne Weiteres auslagert werden. Beispielsweise könnte ein externer Dienstleister praktisch nicht kaum überprüfen, ob sich ein Fahrer krank oder alkoholisiert ans Steuer setzt. Das kann nur vor Ort bei Dienstbeginn beurteilt werden. In vielen Unternehmen ist es beispielsweise üblich, dass Fahrer vor dem Arbeitsantritt eine Atemalkoholtest durchführen müssen.
Das kann jedoch nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen und sollte daher im Arbeitsvertrag vereinbart werden.
Ein externer Flottenmanager kann auch nicht überprüfen, ob ein Fahrer eventuell vor ein paar Tagen seinen Führerschein abgeben musste. Durch das regelmäßige Vorzeigenlassen der Fahrerlaubnis im Betrieb können sich Arbeitgeber exkulpieren und sich so vor Bußgeldern wegen vernachlässigter UVV Vorschriften schützen. Empfehlenswert ist es auch, Fahrer in regelmäßigen Abständen ärztlich untersuchen zu lassen, um zu vermeiden, dass sie mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen fahren und dadurch die Sicherheit im Straßenverkehr und damit auch ihre eigene Sicherheit gefährden.
Risiken, die das Outsourcing mitbringen kann
Grundsätzlich sollte beim Outsourcing darauf geachtet werden, dass Kernkompetenzen eines Betriebes nicht außer Hand gegeben werden. Beim Flottenmanagement spielt dieser Aspekt jedoch eine untergeordnete Rolle. Probleme ergeben sich jedoch oft bei der Kommunikation zwischen Vertretern des Unternehmens und dem externen Flottenmanager oder daraus, dass der externe Dienstleister seinen Pflichten nicht nachkommt. Das kann zu Störungen beim betrieblichen Ablauf führen. Kommt es häufiger zu Störungen, ist es wichtig, dass im Vertrag über das Flottenmanagement etwaige Haftungen geregelt werden, sodass mögliche Schäden gemindert werden können. Nicht zuletzt sollte die Laufzeit des Flottenmanagement Vertrages nicht zu lang gewählt beziehungsweise entsprechende Kündigungsmöglichkeiten vereinbart werden, um gegebenenfalls zeitnah Alternativen nutzen zu können.
