Wenn betriebliches Immobilienmanagement oder „Corporate Real Estate Management“ (CREM) von Firmen vernachlässigt oder ignoriert wird, drohen hohe Kosten. Für viele deutsche Unternehmen liegt das Kerngeschäft nicht im Immobiliensektor – daher ist das Bewusstsein für die Bedeutung von CREM gering. Das „Know-how“ für ihr eigenes Immobilienmanagement ist oft nicht ausreichend.
„Noch viel Potential nach oben“
Laut Jeanette Kuhnert, Vizepräsidentin des Immobilienverbands Deutschland (IVD) haben deutsche Firmen in den letzten Jahren die zunehmende Bedeutung von CREM zwar erkannt, „allerdings gibt es noch viel Potential nach oben.“ Kuhnert erklärt: „Insbesondere Unternehmen, die keine eigenen Immobilien besitzen, sondern Flächen anmieten, haben häufig keine eigene Abteilung für CREM.“
Das Vertragsmanagement läuft dann über die Geschäftsführung, die häufig nicht ausreichend Zeit dafür hat, oder als Sonderprojekt - beispielsweise im Personalwesen.
Laut Kuhnert reicht es jedoch nicht, CREM „so nebenbei“ zu machen. Sie betont: „Natürlich liegt die Priorität der Unternehmen auf ihrem Kerngeschäft. Es ist aber wichtig zu begreifen, dass Immobilienmanagement ein Ausbildungsberuf ist und viele gesetzliche Vorgaben erlernt und eingehalten werden wollen, um eine Immobilie erfolgreich zu verwalten.“
Was ist eigentlich Corporate Real Estate Management?
Der Begriff „Corporate Real Estate Management“ bezieht sich auf den Immobilienverwaltungsprozess von Unternehmen, deren Kerngeschäft nicht in der Immobilienbranche liegt. Der praktische CREM-Inhalt beschreibt „den zumeist internen Prozess der Verwaltung der selbstgenutzten oder gemieteten Unternehmensimmobilien", so Kuhnert.
Diese Verwaltung umfasst:
- Die Planung des Flächenbedarfs und die Standortsuche
- Die Instandhaltung, Renovierung und Modernisierung der Immobile und das Controlling der Nebenkostenentwicklung
- Das Management der Mietvertragsdaten (Miethöhe, Laufzeiten, Verlängerungen) und mehr.
Unterschied: Mietflächen und eigene Unternehmensimmobilien der Firma
Mietflächen: Mieter und Verwalter vergessen oft, einen Mietvertrag zu verlängern. Laut Kuhnert ist dies eigentlich etwas Positives, denn es zeigt, dass das Mietverhältnis stressfrei läuft. Doch sie fügt hinzu; „Allerdings bietet eine solche Situation beiden Vertragsparteien keine längerfristige Sicherheit. Denn wird eine Immobilie verkauft, dann werden als erstes die Mietverträge geprüft. Bietet eine Neuvermietung dann die Chance auf eine höhere Miete, flattert schnell mal die Kündigung ins Haus.“
Die folgenden Faktoren sind auch wichtig:
- Die Überwachung von Wertsicherungsklauseln
- Die Prüfung der Nebenkostenabrechnungen auf Richtigkeit und
- Die laufende Instandhaltung der Mietfläche gemäß den Pflichten aus dem Mietvertrag.
Kuhnert betont, dass Unternehmen mit CREM die Möglichkeit haben, Kosten zu sparen, weil sie ihre Rechte und Pflichten im Rahmen des Mietverhältnisses kennen und daher proaktiv handeln können.
Unternehmensimmobilien: Hier bietet das Controlling von verbrauchsabhängigen Ressourcen großes Einsparpotential:
- Wenn man in der Firma zum Beispiel regelmäßig vergisst, dass Licht auszuschalten, lohnt es sich, den Einbau von Bewegungsmeldern zu prüfen.
- Künftig werden alle größeren Unternehmen mit immer strengeren ESG-Berichtsanforderungen für die von ihnen genutzten Immobilien konfrontiert sein - wie die Verbesserung der CO2-Bilanz von Gebäuden durch die Umsetzung nachhaltiger Energiekonzepte oder Abfallentsorgungs- und Reinigungsstrategien.
- Auch soziale Aspekte, wie die Verbesserung der Qualität der Mitarbeiter-Gesundheit, werden zunehmend an Bedeutung in den ESG-Berichtsanforderungen gewinnen.
Wann wird Immobilien-Management für Firmen teuer?
Teuer kann es werden, wenn zum Beispiel Kündigungsfristen für Immobilien versäumt werden und sich dadurch ein Vertrag über eine eigentlich nicht mehr benötigte Mietfläche um weitere Monate oder Jahre verlängert.
Auch sollten vertraglich vereinbarte Instandhaltungsverpflichtungen des Mieters, wie die Wartung von Feuerlöschern, Klimaanlagen und anderes sollten eingehalten werden. Wenn der Mieter diese Verpflichtungen nicht erfüllt und die Anlage außer Betrieb ist, kann dies viel kosten.
Was sollte beim CREM regelmäßig getan werden?
Für Immobilien, die von Unternehmen als Anlagevermögen gehalten werden, ist daher ein mehrjähriger Instandhaltungsplan (Dach, Fenster, Heizung) einschließlich der Berechnung der regelmäßigen Instandhaltungskosten (Streichen, Teppich auswechseln, Küchenerneuerung) erforderlich. Die laufende Wartung der Immobilie ist auch extrem wichtig.
Wird all das vernachlässigt, gibt es einen Kosten-Schock!
Tipps für Unternehmen!
Eine standardisierte Checkliste gibt es allein deswegen nicht, weil sich jede Immobilie und jeder Unternehmensablauf unterscheidet, so Kuhnert. Stattdessen rät sie: „Es lohnt sich mit Sicherheit für größere Unternehmen, einen Immobilienberater ins Haus kommen zu lassen und einen Maßnahmenplan zu erarbeiten. Wenn man das CREM-Management nicht im eigenen Unternehmen abbilden möchte, kann damit eine Immobilienverwaltung beauftragt werden.
Die Verwaltung benötigt einen festen Ansprechpartner in der Firma, wird aber je nach Vertragsgestaltung viele Verpflichtungen vom Eigentümer übernehmen. Je nach Größe und Umfang des Immobilienbestands sollte entweder eine Immobilienverwaltung (kleinere bis mittlere Bestände) oder ein Asset Manager (mittlere bis große Bestände) beauftragt werden.
Wie in vielen anderen Bereichen auch, gilt der Rat: Lieber klein als gar nicht anfangen. Wenn wenn Sie Ihr CREM in Ihrer Firma vernachlässigt haben, korrigieren Sie dies möglichst schnell – zunächst einmal in kleinen Schritten. Denn Nichtstun kostet Geld!
