Zeiterfassung auf digitalem Wege
Stundenzettel auf Papier sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die digitale Zeiterfassung hilft Ihnen dabei, die Arbeitszeiten Ihres Teams effizient zu erfassen und zu speichern. Sämtliche Stunden lassen sich in Echtzeit über Apps oder Desktop-Softwares tracken. Urlaubszeiten und Überstunden werden automatisiert berechnet und Sie haben jederzeit den Einblick in das Arbeitsverhalten Ihres Teams. Die meisten Software-Anwendungen können direkt in Ihre bislang genutzten Systeme integriert werden. Für Ihre Mitarbeiter ändert sich kaum etwas, die Zeiten sind per Smartphone oder Desktop simpel zu erfassen und werden automatisch gespeichert.
Lohnabrechnungen per E-Post versenden
Anstatt einmal pro Monat die Lohnabrechnung auf Papier zu drucken und ins Fach zu legen, verwenden Sie ein digitales Lohnabrechnungssystem. Plattformen wie DATEV, aber auch andere HR-Software arbeiten datenschutzkonform und sorgen dafür, dass die Gehaltsabrechnung elektronisch und sicher übermittelt wird.
Das reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Portokosten. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Lohnabrechnungen müssen Sie Monat für Monat rechtskonform erstellen. Versenden Sie jede einzelne davon per Post, kostet Sie das eine Menge Geld.
Rechnungswesen für Output digitalisieren
Mit der Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens gehen Sie den richtigen Schritt in die Nachhaltigkeit und erleichtern die Arbeit. E-Rechnungen lassen sich direkt und sicher über digitale Plattformen erstellen, verschicken und archivieren. Die Automatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit, Buchhaltungssysteme wie DATEV können die Rechnungen zudem direkt an die Steuerberater übermitteln. Die Zahlungsvorgänge fließen schneller, da Ihr Kunde nicht mehr auf seine Rechnung warten muss, sondern sie quasi in Echtzeit erhält.
Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht in der EU für öffentliche Aufträge profitieren Sie auch von der Nutzung von standardisierten Formaten wie ZUGFeRD. Solche Systeme erleichtern den Austausch mit Ihren Kunden und reduzieren ganz nebenbei den Papierverbrauch deutlich.
Memos nicht per Post-it, sondern Mail
Jeden Tag werden in deutschen Büros kleine Memos und Nachrichten übermittelt. Der gute alte Post-it-Zettel ist für Notizen nach wie vor sehr gefragt, erzeugt aber unnötig viel Papiermüll. Je größer auch hier das Büro, desto höher die Abfallrate. Der Umstieg auf digitale Notizen und Kommunikationstools schafft an dieser Stelle Abhilfe. Über Slack oder Microsoft Teams können schnelle Nachrichten mit anderen Abteilungen ausgetauscht werden. Dafür braucht es dann kein schriftliches Memo mehr im Fach, außerdem ist die Erreichbarkeit der Kollegen besser gestellt.
Denken Sie ans Homeoffice, wo mittlerweile viele Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit verbringen. Auch diese Mitarbeiter möchten Memos verschicken und mit ihren Kollegen kommunizieren. Wenn Sie sich vom Post-it-Wahn verabschieden und stattdessen auf eine virtuelle Pinnwand und Kommunikationsmethode umsteigen, schaffen Sie gleichzeitig mehr Gemeinsamkeit. Jeder kann Nachrichten lesen, darauf zugreifen und den Inhalt für sich nutzen. Denn: Schon ein geöffnetes Fenster kann dazu führen, dass ein Post-it plötzlich unauffindbar ist. Digital kann niemand mehr sagen, dass die Nachricht einfach „nicht da“ war.
