Vom Excel-Akt zum Machtinstrument der neuen Arbeitskultur
Lange Zeit galten Mitarbeiterjahresgespräche als verpflichtende Routineaufgabe für Führungskräfte und Angestellte – nicht als Gelegenheit für offenen Dialog und langfristige Vereinbarungen. Heute wird ihre Rolle neu bewertet. Remote- und Hybridmodelle, unterschiedliche Generationserwartungen und technologische Entwicklungen lassen Jahresgespräche in neuem Licht erscheinen – als Instrument, das Bindung schafft, den Puls der Organisation misst und sogar neue Regeln der Arbeitskultur prägt.
Darüber sprachen Rūta Rimkūnė, HR-Business-Partnerin bei CGI Lithuania, Beratungsdirektor Justas Juozapavičius sowie Monika Milė, Leiterin des Bereichs People & Culture bei IKI Lietuva. Sie teilten ihre Erfahrungen und Einschätzungen zu sich wandelnden Jahresgesprächen, ihrem Wert, den Erwartungen der Mitarbeiter, dem Einsatz von Daten und der Anpassung der Führungskräfte an diesen ständigen Prozess.
Wenn das Gespräch im Flur fehlt – muss geplant werden
Als spontane Gespräche an der Kaffeemaschine während der Pandemie plötzlich verschwanden, blieb Organisationen nur, den Kontakt geplant aufrechtzuerhalten – selbst per offizieller Kalendereinladung. „Die Pandemie hat hybrides wie auch Remote-Arbeiten stark geprägt. Zwar gab es dieses Modell schon früher, aber nicht in diesem Umfang. Nach Ende der Pandemie kehrten nicht alle ins Büro zurück, daher entschieden wir uns, beim hybriden Modell zu bleiben“, so Rimkūnė. Sie ergänzt: „Der Gesprächsbedarf ist gestiegen, deshalb wurden aus Jahresgesprächen Quartals- oder Halbjahresgespräche. Da man sich nicht mehr zufällig im Flur begegnete, mussten neue Wege der Kommunikation gefunden werden.“ Auch Monika Milė bestätigt: „Im hybriden Modell hängt die Bürozeit vom Team ab – an bestimmten Tagen sind alle im Büro, bei wichtigen Meetings hat Präsenz Vorrang. So suchen wir die besten Formate für lebendigen Austausch.“ Zwar sei persönlicher Kontakt immer stärker, doch digitale Gespräche erleichterten die Balance zwischen Meetings und konzentrierten Aufgaben: „Ich versuche, es so einzurichten, dass es sowohl für das Team als auch für mich passt.“ Die Lektionen aus der Pandemie bleiben aktuell – Organisationen nutzen heute bewusst beide Formate.
Mitarbeitererwartungen bleiben gleich: entscheidend ist Klarheit
Arbeitsmodelle ändern sich, Erwartungen nicht. „Menschen wollen Klarheit, Struktur und Feedback – das ist Klassiker und unverändert“, betont Rimkūnė. Besonders operative Bereiche kämpfen jedoch mit Zeit für Entwicklungsgespräche. „Wir bereiten uns sorgfältig vor: Zu Jahresbeginn gibt es Trainingszyklen für Führungskräfte und Mitarbeiter, in denen Ziel, Struktur und Bewertungsmaßstäbe der Gespräche erläutert werden. So wird der Austausch zukunftsorientiert und wachstumsfokussiert“, erklärt Milė. Sie betont, Klarheit müsse von Beginn an sichergestellt werden: Ziele der Firma müssen sauber durch die Organisation getragen, Bewertungskriterien transparent und Entwicklungsmöglichkeiten besprochen werden. „Seit Führungskräfte über individuelle Stärken sprechen, stieg die Bewertung von Jahresgesprächen, viele Mitarbeiter nannten sie wertvoll.“ Der Wert entsteht nicht durch Checklisten, sondern durch Vorbereitung beider Seiten. Bedeutung hat ein Gespräch erst, wenn der Chef zuhört und der Mitarbeiter redet. „Kiek darbuotojas atsineša, tiek ir gauna.“
Wenn Führung loslassen muss
Jahresgespräche sind auch ein Test für Führungskräfte: ob sie zuhören, reagieren und Kontrolle abgeben können. „Wichtig ist Empathie. Führungskräfte müssen Fragen stellen, die zum Erzählen anregen – nicht nur Ja-oder-Nein-Fragen. Das stärkt Kommunikation“, so Rimkūnė. „Entscheidend ist, dass jeder spürt, verstanden zu werden – und dass die Führungskraft handelt, oder erklärt, warum nicht. Hauptsache, die Stimme wird gehört“, sagt Juozapavičius. Milė ergänzt: „Große Herausforderung ist das Loslassen von Mikromanagement. Für manche selbstverständlich, andere müssen es lernen.“ Kontrolle abzugeben bedeutet nicht Autoritätsverlust, sondern Vertrauen und die Rolle des Mentors. Das verlangt neue Skills: zuhören, offene Fragen stellen, Zeit steuern, Empathie wahren. Führung heißt, Introvertierte anzusprechen und Extrovertierte zu steuern. Unternehmen investieren deshalb in Leadership-Programme.
Die Falle der Tabellen
Entscheidend bleibt: Was passiert mit den gesammelten Daten? Zu oft landen sie in Excel oder im Archiv – ohne Wirkung. „Früher erfassten wir alles in Excel – ohne Konsequenzen. Jetzt nutzen wir ein digitales Tool, das Daten von über 5000 Mitarbeitern analysiert und Entwicklungsstrategien ableitet. Kompetenzen und Skills, die für IKI Lietuva strategisch wichtig sind, messen wir in Jahresgesprächen. So planen wir die Entwicklung verschiedener Segmente – Spezialisten, Talente, Experten“, berichtet Milė. „HR-Teams müssen Daten analysieren und anwenden. Wir müssen sehen, wie sich Fähigkeiten verändern, welche Trainings nötig sind, wo Potenzial liegt, wo Lücken“, ergänzt Rimkūnė. Der Bedarf an Tools, die Tabellen ersetzen, wächst.
„Talent Grow“: wenn Excel nicht mehr reicht
Um das Problem zu lösen, entwickelte CGI Lithuania Talent Grow. „Wir wollten Organisationen helfen, Performance-Planung und Mitarbeitergespräche einfach, transparent und effizient zu gestalten“, so Juozapavičius. Die Software ermögliche Fortschrittskontrolle, Talenterkennung und Trainingsplanung. Auch Mitarbeiter profitieren: Ziele setzen, Kompetenzen entwickeln, Feedback erhalten. Führungskräfte gewinnen Einblick in Prozesse und Daten. Das System wird laufend weiterentwickelt. „Jeder Kunde kann Listen und Formulare nach Bedarf anpassen“, sagt Juozapavičius.
HR-Transformation und neue Schwerpunkte
Neue Tools erleichtern HR, doch Herausforderungen bleiben: Engagement und Talentmangel. „Die Zukunft bringt mehr Optimierung und Digitalisierung, mit Fokus auf mentale Gesundheit“, prognostiziert Rimkūnė. „HR entfernt sich von Administration und wird Partner für Entwicklung, Talentförderung und Employee Experience“, ergänzt Juozapavičius. Auch die junge Generation spielt eine Rolle. „Karrierebeginn ist Chance für Führungskräfte, Haltung zu Aufgaben und Zusammenarbeit zu prägen. Mit Mentorenrollen und Buddy-Systemen wird Zeit frei für Entwicklungsgespräche“, erklärt Milė.
Gespräche als Pulsmesser der Organisation
Heute sind Jahresgespräche kein Formalismus mehr, sondern Investition in Kultur, Vertrauen und Motivation. Technologien wie Talent Grow ermöglichen HR den Schritt von Tabellenverwaltung hin zu echter Förderung und Unterstützung der Führung. Welche neuen Spielregeln die Zukunft bringt, ist offen – klar ist nur: Zurück zu Excel gibt es nicht.
