Abmahnungen im Arbeitsrecht: So vermeiden Sie teure Fehler

Abmahnungen sind so etwas wie die Verkehrspolizisten im Arbeitsrecht – sie weisen auf Regelverstöße hin und sollen ein pflichtgemäßes Verhalten sicherstellen. Das Ziel? Schlechtes Verhalten ausbremsen, Fehler korrigieren und dem Mitarbeiter eine zweite Chance geben, bevor die rote Karte winkt.

Aber Moment mal! Trotz ihrer Bedeutung ist ein beträchtlicher Anteil dieser Warnungen unwirksam – Schätzungen von Rechtsexperten gehen von etwa 25-Prozent fehlerhaften Abmahnungen aus! Warum? Weil sie oft zu schwammig formuliert sind, zu spät erfolgen oder wichtige Beweise fehlen.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer für die Arbeitgeber. Der Kampf gegen wirkungslose Abmahnungen oder im Rahmen von Kündigungsschutzklagen kann ins Geld gehen. Dem Unternehmen drohen nicht nur Anwaltshonorare und Prozesskosten, sondern auch mögliche Schadensersatzzahlungen, Abfindungen oder eine Weiterbeschäftigungspflicht bei verpatzter Kündigung.

Wieso das Ganze? Arbeitsgerichte neigen dazu, auf der Seite der Arbeitnehmer zu stehen. Sie betrachten Arbeitnehmer nämlich als die vermeintlich schwächere Partei im Arbeitsrecht. Unternehmen müssen bei Abmahnungen also aufpassen, dass sie nicht über juristische Stolpersteine stolpern. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, wie man eine Abmahnung rechtssicher gestaltet und Fallstricke vermeidet.

Entscheidende Schritte einer Abmahnung: Praktische Tipps und Formulierungshilfen

Die Grundlage für eine erfolgreiche Abmahnung? Ein klarer Regelverstoß des Mitarbeiters gegen den Arbeitsvertrag. Das kann von unentschuldigtem Fehlen oder die Nichtbefolgung von Weisungen bis zum großen Showdown á la Betrug oder Diebstahl reichen. Der Chef trägt grundsätzlich die Beweislast, dass die Abmahnung berechtigt war. Daher ist es immens wichtig, alle relevanten Beweise sorgfältig zu sammeln.

In der Abmahnung selbst sollte der Arbeitgeber dann deutlich darlegen, was eigentlich los ist. Das heißt welcher Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten begangen wurde. Ganz wichtig: Der Fehler des Arbeitnehmers muss genau beschrieben werden, Datum, Uhrzeit und Co. dürfen nicht fehlen. Und zu guter Letzt muss der Mitarbeiter dazu aufgefordert werden, sein Verhalten zu ändern und die Warnung vor einer möglichen Kündigung muss deutlich formuliert sein.

Angenommen, ein Mitarbeiter erscheint unentschuldigt nicht zur Arbeit und soll eine Abmahnung erhalten. Nachfolgend finden Sie die erforderlichen Schritte sowie mögliche Formulierungshilfen:

1. Beanstandung des Vorfalls als Verstoß gegen den Arbeitsvertrag

„Wir sehen uns gezwungen, Ihnen eine Abmahnung auszusprechen, da Ihr Verhalten im klaren Widerspruch zu Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten steht."

2. Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum und Uhrzeit

„Am (Datum) sind Sie unentschuldigt nicht zur Arbeit erschienen, ohne hierfür eine Begründung anzugeben und uns davon in Kenntnis zu setzen. Bis heute fehlt eine Erklärung Ihrerseits. Dieses unentschuldigte Fernbleiben stellt eine Pflichtverletzung dar, die zu einer Störung des Betriebsablaufes geführt hat. Um die Ernsthaftigkeit dieser Angelegenheit zu unterstreichen, dokumentieren wir diesen Vorfall mit Hilfe von (hier Beweismittel, Aussagen und Zeugen aufführen).“

3. Aufforderung zur Änderung des Verhaltens in der Zukunft

„Wir fordern Sie nachdrücklich auf, derartiges Verhalten in Zukunft zu unterlassen. Wir erwarten von Ihnen, sich zukünftig gemäß Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten zu verhalten und Ihren Vorgesetzten bei Nichterscheinen oder Krankheit rechtzeitig vor Betriebsantritt darüber in Kenntnis setzen.“

4. Drohung mit einer möglichen Kündigung, wenn sich das Fehlverhalten wiederholt

„Beachten Sie, dass ein erneutes unentschuldigtes Fernbleiben nicht toleriert wird. Im Falle einer Wiederholung behalten wir uns vor, das Arbeitsverhältnis verhaltensbedingt zu kündigen."

Es gilt: Abmahnungen sollten in schriftlicher Form verfasst werden! Auch wenn mündliche Abmahnungen theoretisch erlaubt sind, bietet die schriftliche Variante Arbeitgebern eine zuverlässigere Absicherung im Streitfall. Eine Abmahnung darf ausschließlich von autorisierten Personen wie dem Chef oder dem Personalverantwortlichen ausgesprochen werden und muss dem Mitarbeiter korrekt zugestellt werden. Zudem muss geprüft werden, ob der Mitarbeiter vor der Abmahnung angehört werden muss. Manche Tarifverträge oder Betriebsvereinbarung schreiben ein solches Verfahren vor - ein weiterer Punkt, den Unternehmen berücksichtigen sollten!

Wie Sie die Verhältnismäßigkeit von Abmahnungen sicherstellen: Tipps für Arbeitgeber

Nicht jede Abmahnung ist inhaltlich gerechtfertigt! Unternehmen müssen im Klaren sein: Eine Abmahnung ist unwirksam, wenn sie den Mitarbeiter übermäßig belastet und mildere Mittel ausgereicht hätten. In anderen Worten: Wenn eine Ermahnung oder Verwarnung gereicht hätte, ist die Abmahnung unverhältnismäßig! Das heißt, die Abmahnung muss im angemessenen Verhältnis zur begangenen Pflichtverletzung stehen.

Außerdem muss der Mitarbeiter sein Fehlverhalten selbst beeinflussen konnte. Angenommen, ein Mitarbeiter ist für die pünktliche Bearbeitung von E-Mails zuständig. Aufgrund von technischen Problemen mit dem firmeninternen E-Mail-System kann er an einem bestimmten Tag weder E-Mails senden noch empfangen. Hier liegt es nicht am Mitarbeiter, sondern an technischen Aspekten. Eine Abmahnung wäre in diesem Fall unverhältnismäßig, da der Mitarbeiter keine Kontrolle über die Umstände hatte.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Vor der Abmahnung muss die Entscheidung genau abgewogen werden! Wie schwer wiegt der Regelverstoß? Welche Umstände spielten mit rein? Und, last but not least, ist der Mitarbeiter vorher schon disziplinarisch aufgefallen? Hier sind ein paar Beispiele, die bei der Beurteilung der Verhältnismäßigkeit helfen können:

Beispiele für verhältnismäßige Abmahnungen:

• Ein Arbeitnehmer kommt wiederholt zu spät zur Arbeit.
• Ein Arbeitnehmer verhält sich gegenüber einem Kunden oder Kollegen unangemessen.
• Ein Arbeitnehmer verstößt gegen die Weisungen des Arbeitgebers.

Beispiele für unverhältnismäßige Abmahnungen:

• Ein Arbeitnehmer macht einen Tippfehler in einer E-Mail.
• Eine Arbeitnehmerin hat einen Kunden nicht richtig verstanden und ihm deshalb die falsche Auskunft gegeben.
• Ein Arbeitnehmer hat eine Aufgabe nicht so schnell erledigt, wie der Arbeitgeber es erwartet hat.

Die Verhältnismäßigkeit ist einer der häufigsten Gründe, weshalb Abmahnungen vor Gericht scheitern! Bei Unsicherheiten sollten sich Unternehmen von Anwälten beraten lassen, die auf Arbeitsrecht spezialisiert sind. Dann sind sie auf der sicheren Seite! Ansonsten könnte der Arbeitnehmer vor Gericht klagen und die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte oder Schadensersatz verlangen, falls ihm durch die Abmahnung ein Schaden entstanden ist.

Weitere Fallstricke und Fehler bei Abmahnungen können zu rechtlichen Komplikationen führen

Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine Abmahnung ist ein ernsthaftes arbeitsrechtliches Instrument, das Arbeitgeber mit Bedacht und Überlegung einsetzen sollten. Wenn eine Abmahnung erfolgen soll, dann am besten direkt nach dem Fehltritt. Zwar existiert keine gesetzliche Frist für die Aussprache einer Abmahnung, aber Verzögerungen könnten Fragen aufwerfen und die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme in Frage stellen – und das wollen wir vermeiden!

Die Anzahl der Abmahnungen sollte ebenfalls bedacht sein. Bei geringfügigen, wiederholten Verstößen können zwei bis drei Abmahnungen ausgesprochen werden. Allerdings könnte auch dies in einem späteren Prozess zum Nachteil des Arbeitgebers ausgelegt werden.

Fakt ist: Die Abmahnung ist oft der erste Schritt auf dem Weg zu einer späteren Kündigung. Allerdings kann nur wirksam gekündigt werden, wenn der Mitarbeiter den abgemahnten Fehler erneut begeht. Beispielsweise kann der Chef nur bei wiederholter Arbeitsverweigerung kündigen; bei einem anderen Pflichtverstoß wie unentschuldigtem Fehlen wäre eine erneute Abmahnung erforderlich.

Es gibt jedoch Ausnahmen. In bestimmten Fällen kann ohne Vorwarnung außerordentlich gekündigt werden, beispielsweise bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen wie Diebstahl, Betrug oder sexueller Belästigung am Arbeitsplatz. Bei derart gravierenden Fehlern sollten Arbeitgeber auf eine Abmahnung verzichten und sofort die „rote Karte“ ziehen – ansonsten könnten sie ihr außerordentliches Kündigungsrecht verlieren!