Datenschutz im Job: Arbeitgeber dürfen nicht alles
Ein durchschnittlicher Beschäftigter verbringt ein Drittel seines aktiven Lebens im Job. Das ist viel – daher ist es wichtig, dass er sich am Arbeitsplatz wohl, sicher und erwünscht fühlt. Arbeitgeber wiederum wünschen sich natürlich, dass die Arbeitnehmer ihre „Investition“ rechtfertigen. Das bedeutet: Für das Einkommen, das sie auszahlen, für die Möglichkeit beruflichen Aufstiegs und für andere Anreize wollen sie qualifizierte, fähige, konfliktfreie und loyale Mitarbeiter.
Um solche Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, müssen sie korrekt, fair und respektvoll mit ihnen umgehen. Ein wesentlicher Teil ist auch die Achtung der Privatsphäre des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz.
Auch wenn die „Freiheit“ des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz eingeschränkt ist, bedeutet das nicht, dass er keine Rechte in Bezug auf seine ganz privaten Dinge hätte – wie das Telefonieren mit den Nächsten, das Recht auf private elektronische Kommunikation, das Recht auf Wahrung der Privatsphäre im Zusammenhang mit dem Familienleben …In der Theorie sind all diese Rechte den Arbeitnehmern schön zugesichert, in der Praxis aber gibt es Probleme, da sich manche Arbeitgeber in die Zeit einmischen, die den Arbeitnehmern für ihre privaten Angelegenheiten zugesichert ist. Die Grenze zwischen den berechtigten Anforderungen des Arbeitgebers und dem übermäßigen Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers ist zudem oft unklar.
Es geht nun darum, wie viel Privatsphäre dem Arbeitnehmer am Arbeitsplatz garantiert ist.
1. Darf der Arbeitgeber auf mein dienstliches E-Mail-Postfach zugreifen?
Das ist eine interessante Frage. Das Problem liegt darin, dass eine dienstliche E-Mail-Adresse nicht automatisch bedeutet, dass dort nur dienstliche Nachrichten eingehen – oft landet dort auch private Korrespondenz.
Das Gesetz gibt dem Arbeitgeber keine Vollmacht zum Zugriff. Allerdings kann er sich das Recht auf Einsicht „aushandeln“ – etwa im Arbeitsvertrag, was grundsätzlich nicht unzulässig ist. Aber eine mögliche Klausel, dass der Arbeitgeber Ihre E-Mails einsehen darf, bedeutet noch keine allgemeine Vollmacht, jederzeit, wahllos und ohne Ihr Wissen Ihre E-Mails zu durchsuchen.
Einsicht darf er nur nehmen, wenn sein Interesse Ihr Recht auf Schutz der Privatsphäre überwiegt. Und auch dann nur in die sogenannten „Verkehrsdaten“, nicht aber in den Inhalt Ihrer E-Mails.
2. Ich bereue es, einem Kollegen Zugriff auf meine E-Mails gewährt zu haben
Als ich in den Urlaub fuhr, entschied ich mich, wegen meines Rechts auf Abschalten nicht auf die dienstlichen E-Mails zuzugreifen. Für Notfälle hatte aber ein Kollege Zugang zu meinem Postfach. Später bereute ich das, da ich ihm damit auch Zugriff auf meine privaten Mails gewährt hatte. War meine Entscheidung richtig?
So eine „Blanko“-Vollmacht an einen Kollegen ist in jedem Fall ziemlich naiv – außer natürlich, wenn Sie ihm vollkommen vertrauen. Das ist vergleichbar damit, ihn während Ihres Urlaubs allein in Ihrer Wohnung zu lassen, mit Zugang zu Ihrer Post und anderen persönlichen Dingen. Heute ist nämlich das E-Mail-Postfach der Ort vieler privater und sensibler Informationen. Wenn Sie sich für „Abschalten“ entschieden haben, bedeutet das wohl auch, dass Sie nicht möchten, dass während Ihrer Abwesenheit jemand anderes in Ihren dienstlichen (und privaten) Mails stöbert. Empfehlenswerter ist daher eine einfachere Lösung: Richten Sie vor Ihrem Urlaub lieber eine automatische Abwesenheitsnotiz ein, in der Sie die E-Mail-Adressen anderer Mitarbeiter nennen, die Sie bevollmächtigen, während Ihrer Abwesenheit dienstliche Nachrichten zu empfangen.
3. Sicht des Arbeitgebers: Einsicht ohne Eingriff in die Privatsphäre
Als Arbeitgeber ist es interessamt: Wie soll man beim Ende eines Arbeitsverhältnisses den Zugang zum dienstlichen E-Mail-Postfach regeln, ohne in die Privatsphäre einzugreifen?
Beim Ende des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, das E-Mail-Postfach des ehemaligen Mitarbeiters zu deaktivieren. Es ist unzulässig, dass nach Ende des Arbeitsverhältnisses das Postfach aktiv bleibt und E-Mails auf die Adresse eines anderen Mitarbeiters weitergeleitet werden. Am besten ist es, in Absprache mit dem ehemaligen Mitarbeiter sicherzustellen, dass dienstliche Nachrichten in ein gemeinsames Postfach übertragen oder anderweitig erfasst und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die seine Arbeit fortsetzen.
4. Was im Todesfall?
Man hofft natürlich, dass so etwas nicht passiert – aber wie soll man mit den E-Mails und dem Computer eines Mitarbeiters im Falle seines plötzlichen Todes umgehen?
In einem solchen Fall haben Sie als Arbeitgeber das Recht, die dienstlichen Arbeitsmittel des verstorbenen Mitarbeiters weiter zu nutzen. Wichtig ist aber ein vorsichtiger Umgang mit den Daten. Empfehlenswert ist, dienstliche Daten vom Computer möglichst kommissionsmäßig zu kopieren, wenn sie für das Unternehmen unbedingt erforderlich sind (Beispiel: Anmeldung für eine öffentliche Ausschreibung, wo Aktualität entscheidend ist), dabei jedoch den Einblick in persönliche Daten und private Korrespondenz weitestgehend zu vermeiden.
Private Daten des Mitarbeiters sollten kopiert und so lange aufbewahrt werden, bis die Erben oder andere bevollmächtigte Personen eine Anordnung zur Sicherung seiner Daten erhalten haben.
5. Verdacht auf Betrug
Die Vermutung besteht, dass ein Mitarbeiter den Dienstrechner missbraucht und eine Straftat des Betrugs begangen hat. Da befürchtet werden muss, dass das Unternehmen oder der Geschäftsführer dafür verantwortlich gemacht werden könnte, ist folgende Frage interessant: Besteht die Möglichkeit, Beweise auf diesem Rechner zu sichern?
Ja. Wenn vermutet wird, dass ein Mitarbeiter eine Straftat wie Betrug begangen hat, ist es ratsam, den Rechner sicherzustellen oder zu versiegeln, um mögliche Beweise zu sichern und dem Mitarbeiter die Manipulation dieser Beweise zu verhindern. Anschließend sollte der Rechner an die Polizei übergeben werden, die ihn und die Daten nach den forensischen Regeln der Computerkriminalistik behandelt.
