Kassenbon vor dem Aus? Was die Bundesregierung mit dem Kassenbon 2028 plant
Ein an der Supermarktkasse ausgedruckter Papierstreifen gehört bislang für viele Verbraucher zum Alltag. Das könnte sich in gut einem Jahr grundlegend ändern. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der die Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen zum 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzen soll. Das geht aus der Originalmitteilung des Bundesfinanzministeriums hervor.
Der Unterschied ist entscheidend: Die Bundesregierung will nicht jede Form des Kaufnachweises abschaffen. Stattdessen soll ein digitaler Beleg zur Verfügung stehen. Händler müssten weiterhin eine nachvollziehbare Dokumentation des Geschäftsvorgangs ermöglichen. Der Entwurf soll zugleich Bürokratie verringern und Steuerhinterziehung erschweren. Das parlamentarische Verfahren ist jedoch noch nicht abgeschlossen. Ob die Regelungen unverändert und pünktlich 2028 in Kraft treten, bleibt deshalb offen.
Schon heute dürfen Kassenbons elektronisch sein
Die aktuelle Rechtslage ist weniger papierlastig, als viele annehmen. Die seit 2020 geltende Belegausgabepflicht schreibt bei elektronischen Kassensystemen zwar grundsätzlich vor, einen Beleg zu erstellen und anzubieten. Dieser muss aber nicht zwingend aus Papier bestehen. Nach den offiziellen FAQ des Bundesfinanzministeriums zur Bonpflicht können elektronische Belege beispielsweise per E-Mail, auf dem Smartphone oder über einen QR-Code bereitgestellt werden.
Verbraucher sind auch heute nicht verpflichtet, einen angebotenen Kassenbon mitzunehmen. Für Händler ist dagegen wichtig, dass der Beleg im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erstellt und bereitgestellt wird. Ein digitaler Beleg muss die vorgeschriebenen Angaben enthalten und prüfbar sein. Die geplante Reform betrifft damit vor allem die künftige Standardform der Bereitstellung, nicht die erstmalige Zulässigkeit elektronischer Belege.
Elektronische Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz
Neben der Bonfrage enthält der Entwurf eine zweite große Änderung. Unternehmen mit einem Jahresgesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro sollen ab 2028 grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen. Damit will die Bundesregierung offene Ladenkassen zurückdrängen, bei denen Einnahmen ohne elektronische Aufzeichnung erfasst werden.
Die Erläuterung des Bundesfinanzministeriums zur geplanten Kassenpflicht nennt eine wichtige Ausnahme: Unternehmen mit jährlichen Barumsätzen unter 12.000 Euro sollen ausgenommen sein. Weitere Befreiungen könnten per Verordnung geschaffen werden. Als Beispiele werden Vertrauenskassen, landwirtschaftliche Direktvermarktung sowie Wochen- und Jahrmärkte genannt.
Die Schwellenwerte dürfen nicht verwechselt werden. Die Grenze von 100.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz, während die genannte Ausnahme auf Barumsätze abstellt. Für Unternehmen mit Mischformen aus Bar- und Kartenzahlungen kann diese Unterscheidung entscheidend sein. Da es sich um einen Entwurf handelt, sollten Betriebe ihre endgültigen Pflichten erst nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens beurteilen.
Warum der Staat die Ladenkassen stärker kontrollieren will
Das Finanzministerium begründet die geplante Kassenpflicht mit dem Kampf gegen Steuerhinterziehung. In Deutschland gebe es weiterhin etwa 115.000 offene Ladenkassen. Bei solchen Systemen können Umsätze schwerer überprüfbar sein als bei elektronischen Kassen mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung. Die Bundesregierung will dadurch gleiche Wettbewerbsbedingungen zwischen korrekt abrechnenden und betrügerisch handelnden Unternehmen fördern.
Ein elektronisches Kassensystem allein verhindert allerdings keinen Betrug. Entscheidend ist, dass Umsätze vollständig erfasst und die vorgeschriebenen Sicherheits- und Aufzeichnungspflichten tatsächlich eingehalten werden. Auch künftig wird es auf Kontrollen, nachvollziehbare Daten und wirksame Sanktionen ankommen. Der Gesetzentwurf sieht deshalb zusätzliche Ermittlungsbefugnisse und Maßnahmen gegen Manipulationssoftware vor.
Was Händler technisch vorbereiten sollten
Wer bereits eine moderne elektronische Kasse betreibt, muss nicht automatisch ein vollständig neues System kaufen. Entscheidend wird sein, ob die vorhandene Lösung die künftigen Anforderungen erfüllt, digitale Belege bereitstellen kann und die vorgeschriebenen Daten sicher aufzeichnet. Bei älteren Geräten könnten Softwareupdates oder technische Nachrüstungen erforderlich werden.
Für Unternehmen mit offenen Ladenkassen ist der mögliche Anpassungsbedarf größer. Neben den Anschaffungskosten können Schulungen, Schnittstellen zur Buchhaltung und die Organisation digitaler Belege anfallen. Gerade kleinere Händler sollten deshalb die vorgesehenen Ausnahmen und das endgültige Inkrafttreten beobachten. Vorzeitige Investitionen ohne Kenntnis der endgültigen Rechtslage bergen das Risiko unnötiger Ausgaben.
Auch beim Datenschutz müssen Anbieter sorgfältig planen. Ein digitaler Kassenbon darf nicht automatisch bedeuten, dass Kunden für jeden Einkauf persönliche Kontaktdaten preisgeben müssen. Die konkrete technische Bereitstellung sollte möglichst einfach und datensparsam gestaltet werden. Welche Verfahren der Gesetzgeber verbindlich vorsehen wird, ist noch abzuwarten.
Welche Rechte Verbraucher beim Kassenbon haben
Schon heute müssen Kunden den Bon nicht annehmen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, einen Kaufnachweis aufzubewahren, insbesondere bei teuren Geräten, Garantien oder späteren Reklamationen. Der Beleg erleichtert es, Kaufdatum, Händler und Preis nachzuweisen. Ein fehlender Bon beseitigt gesetzliche Gewährleistungsrechte nicht automatisch; der Kauf kann gegebenenfalls auch anders belegt werden.
Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass ein elektronischer Beleg dieselben inhaltlichen Anforderungen erfüllen muss wie ein Papierbeleg. Die amtlichen Anwendungshinweise zu Paragraf 146a der Abgabenordnung verweisen auf die technischen Mindestangaben und die Prüfbarkeit. Für Verbraucher bedeutet die Umstellung daher idealerweise einen anderen Übermittlungsweg, nicht weniger Informationen über ihren Einkauf.
Kassenbon: Papierbon-Reform ist geplant, aber noch nicht beschlossen
Der geplante Abschied vom Papierbon ist mehr als eine kleine Änderung an der Ladenkasse. Für Verbraucher soll der Einkauf unkomplizierter werden, während Händler digitale Belege bereitstellen und teilweise auf elektronische Kassensysteme umstellen müssten. Die Bundesregierung verbindet damit weniger Papierverbrauch und eine bessere Kontrolle von Umsätzen.
Ganz entscheidend ist jedoch der rechtliche Status: Die Regelungen für 2028 sind bislang Teil eines Gesetzentwurfs und dürfen nicht als geltendes Recht dargestellt werden. Für kleine Betriebe werden Ausnahmen diskutiert. Unternehmen sollten deshalb die parlamentarische Entwicklung verfolgen, ihre vorhandene Kassentechnik prüfen und Investitionen erst auf Grundlage der endgültigen gesetzlichen Anforderungen planen.
