Energieabrechnung prüfen: Experten erklären typische Abrechnungsfehler
Strom-, Gas- und Heizkostenabrechnungen landen in vielen Unternehmen ungeprüft in der Buchhaltung. Sie gelten als formale Pflichtübung – technisch komplex, aber vermeintlich korrekt. Die Praxis zeigt jedoch: Gerade dort, wo Energieabrechnungen besonders undurchsichtig sind, verstecken sich häufig systematische Fehler.
Wer seine Energieabrechnung prüft – ob Strom-, Gas- oder Heizkostenabrechnung – entdeckt häufig Einsparpotenziale im fünf- bis sechsstelligen Bereich pro Jahr. Besonders betroffen sind dabei Unternehmen mit mehreren Standorten, hohem Energieverbrauch oder Sonder- und Indexverträgen.
Wie Unternehmen Energieabrechnungen richtig prüfen und Abrechnungsfehler dauerhaft vermeiden, erklären in diesem Beitrag zwei erfahrene Experten. Die Geschäftsführer von ECS Energiemakler, Michael Koudelka und Steffen Bauer, bringen zusammen über sechs Jahrzehnte Praxiserfahrung im deutschen Energiemarkt ein.
Energieabrechnung prüfen: Welche sechs Fehler kommen besonders häufig vor?
Fehler auf der Energierechnung sind eher die Regel als die Ausnahme. Das zeigt die Erfahrung vieler Energiedienstleister. Wer regelmäßig seine Energieabrechnung prüft, stößt besonders häufig auf folgende Schwachstellen.
Fehlerhafte Zählerstände und falsche Verbrauchswerte
Die Grundlage jeder Strom-, Gas- oder Heizkostenabrechnung ist der gemessene Verbrauch. Doch gerade hier treten häufig Fehler auf: verspätete Ablesungen, fehlerhafte Datenübermittlungen oder vertauschte Zählerstände bei Zählerwechseln.
Allerdings greifen Versorger häufig zu Schätzwerten. Diese orientieren sich am Vorjahr, können aber durch veränderte Produktionsbedingungen stark abweichen. Deshalb lohnt es sich gerade in Gebäuden mit mehreren Zählern, die Energieabrechnung zu prüfen. Verwechslungen von Zählpunkten sind hier keine Seltenheit und führen nicht selten dazu, dass die Abrechnung zu hoch oder schlicht falsch ausfällt.
Unklare oder falsch berechnete Preisbestandteile
Was auf der Rechnung wie ein Festpreis aussieht, ist oft eine komplexe Preisformel. Viele Unternehmen haben indexgebundene Verträge, etwa mit Bezug auf Börsenpreise (z. B. EEX).
In der Folge zahlen Unternehmen durch falsche Referenzwerte oder veraltete Berechnungen dauerhaft zu viel. Auch Rabatte, Boni oder Staffelpreise werden häufig übersehen oder falsch angesetzt. Entweder, weil sie im Abrechnungssystem nicht korrekt hinterlegt wurden oder weil die Voraussetzungen nicht sauber geprüft wurden.
Fehlerhafte Netzentgelte
Zudem machen Netzentgelte einen erheblichen Teil der Energiekosten aus – oft über 25 Prozent. Doch deren Berechnung ist hochkomplex: Je nach Spannungsebene, Lastprofil und Region gelten unterschiedliche Preisblätter.
In der Praxis wird häufig mit veralteten Entgeltsätzen gerechnet, die falsche Netzgruppe angesetzt oder die Leistungsmessung fehlerhaft durchgeführt. Schon kleine Fehler führen zu erheblichen Mehrkosten – gerade bei Unternehmen mit hohem Strombezug. Wer regelmäßig seine Energieabrechnung prüft, sollte die Netzentgelte besonders kritisch betrachten.
Falsche Tarifzuordnung und fehlerhafte Vertragsumsetzung
Selbst wenn im Vertrag alles korrekt vereinbart wurde, heißt das nicht, dass die Umsetzung auf der Rechnung stimmt. Immer wieder werden falsche Vertragslaufzeiten berechnet, Indexformeln nicht aktualisiert oder Sonderkonditionen nicht angewendet. Zudem sind automatische Verlängerungen und Preisgleitklauseln eine häufige Fehlerquelle. Hier entstehen Differenzen, die oft erst Jahre später auffallen. Daher hilft eine regelmäßige Prüfung der Energieabrechnung, solche Fehler früh zu erkennen, bevor sie sich über Jahre summieren.
Fehler im Messkonzept bei Eigenstrom und Drittverbräuchen
Wer selbst Strom erzeugt – etwa mit einer PV-Anlage oder einem BHKW – braucht ein sauberes Messkonzept. Denn nur wenn alle Verbrauchsflüsse korrekt gemessen und zugeordnet sind, lassen sich Umlagen und Abgaben richtig berechnen. Besonders heikel ist die sogenannte Drittstromabgrenzung, also die klare Trennung zwischen eigenem Verbrauch und Strom für Dritte. Gibt ein Unternehmen Strom an Mieter oder andere Dritte weiter, ohne dies exakt zu messen, drohen Rückforderungen oder der Verlust von Privilegien bei der EEG-Umlage. Wer hier seine Energieabrechnung prüfen lässt, schützt sich vor erheblichen Risiken.
Fehler bei Abschlägen, Gutschriften und Nachbelastungen
In der Theorie sind Abschläge und Gutschriften einfache Rechenschritte. In der Praxis werden sie häufig übersehen, doppelt gebucht oder falsch zugeordnet. Besonders bei Unternehmen mit vielen Abnahmestellen kommt es vor, dass Zahlungen nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden. Auch Korrekturrechnungen und Gutschriften aus Vorjahren geraten oft in Vergessenheit – mit dem Ergebnis, dass Unternehmen zu viel zahlen oder Rückforderungen ausgesetzt sind, die nicht gerechtfertigt sind. Eine strukturierte Prüfung der Energieabrechnung schafft hier Klarheit.
Energieabrechnung prüfen: Wie Unternehmen Rechnungen selbst auf Plausibilität kontrollieren können
Nicht jedes Unternehmen muss Energiewirtschaft studiert haben, um seine Strom-, Gas- oder Heizkostenabrechnung zu prüfen. Schon einfache Plausibilitätsprüfungen helfen, Fehler aufzudecken. Werfen Sie zunächst einen Blick auf die Zählerstände. Stimmen sie mit den internen Ablesungen überein? Gibt es Auffälligkeiten bei der Verbrauchsentwicklung im Vergleich zum Vorjahr? Eine plötzliche Steigerung ohne betriebliche Erklärung sollte stutzig machen.
Auch ein Vergleich der gezahlten Abschläge mit der in der Rechnung ausgewiesenen Summe kann viel aufdecken. Sind Gutschriften aus Sonderverträgen oder Bonusvereinbarungen berücksichtigt worden? Bei indexbasierten Verträgen lohnt ein Blick auf die verwendeten Preisreferenzen, diese sollten mit den offiziellen Börsendaten übereinstimmen.
Netzentgelte und Umlagen lassen sich ebenfalls prüfen. Die Preisblätter der Netzbetreiber sind öffentlich einsehbar. Eine grobe Gegenüberstellung mit den Rechnungsposten kann helfen, große Abweichungen zu erkennen. Und: Wer seine Verbrauchsdaten regelmäßig aufzeichnet oder die Lastgangdaten analysiert, hat eine solide Grundlage für Vergleiche.
Praxisbeispiele: Hohe Einsparungen durch Energieabrechnung prüfen
Ein Maschinenbauunternehmen aus Süddeutschland hatte jahrelang einen indexgebundenen Sondervertrag mit vierteljährlicher Preisaktualisierung. Doch der Versorger rechnete nicht mit dem vereinbarten Börsenindex ab, sondern nutzte einen teureren Spotmarktwert. Das Resultat: eine überhöhte Preisbasis von rund acht Prozent – über sechs Jahre hinweg summierte sich der Schaden auf 380.000 Euro. Erst durch eine unabhängige Prüfung wurde der Fehler erkannt und rückwirkend korrigiert.
Ein weiteres Beispiel liefert ein Reinigungsdienstleister mit über 200 kleinen Standorten. Hier wurden in einer Jahresabrechnung 17 Abschlagszahlungen nicht berücksichtigt, Grund war eine geänderte Zahlungsreferenz nach einem Systemwechsel beim Versorger. Die drohende Nachzahlung von über 60.000 Euro konnte nach manuellem Abgleich der Bankdaten vermieden werden.
Diese Beispiele zeigen: Die Fehler sind oft banal, ihre Wirkung aber finanziell gravierend.
So erkennt man Fehler bei Verträgen, Tarifzuordnungen und Netzentgelten
Verträge enthalten oft komplexe Regelwerke, deren Umsetzung in der Rechnung automatisiert erfolgt. Genau hier passieren viele Fehler. Wenn etwa ein Vertrag eine Preisbindung über zwei Jahre vorsieht, in der Abrechnung aber eine Preisanpassung auftaucht, liegt der Verdacht nahe, dass der Vertrag nicht korrekt hinterlegt wurde. Auch Sonderkonditionen, etwa Mengenrabatte oder Boni, sollten mit den Vertragsinhalten abgeglichen werden.
Fehler bei den Netzentgelten erkennt man oft erst durch einen Vergleich mit anderen Standorten oder durch Einsicht in die Preisblätter des zuständigen Netzbetreibers. Wird ein Betrieb etwa in der falschen Spannungsebene geführt oder ist eine Lastspitzenreduktion durch Lastmanagement nicht berücksichtigt, führt das zu überhöhten Entgelten. Besonders bei größeren Unternehmen lohnt sich hier ein technischer Abgleich mit dem Messstellenbetreiber oder Netzbetreiber.
Energieabrechnungsfehler vermeiden – mit klaren internen Prozessen
Fehlervermeidung beginnt im Unternehmen selbst – mit gut strukturierten internen Prozessen. Eine zentrale Übersicht über alle Lieferstellen, Verträge, Abschläge und Gutschriften ist essenziell. Wer seine Energierechnungen nicht einfach durchbucht, sondern prüft, schafft die Basis für Korrekturen. Regelmäßige Abstimmungen zwischen Buchhaltung, Controlling und Technik helfen, Verbrauchsveränderungen zu erklären und Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Auch das eigene Lastprofil – also der Stromverbrauch im 15-Minuten- Rhythmus – liefert wertvolle Informationen. Unternehmen, die regelmäßig auf ihre Lastgänge schauen, erkennen nicht nur Einsparpotenziale, sondern auch Abrechnungsfehler, etwa bei der Leistungsmessung.
Ein weiterer Tipp: Auch externe Experten können helfen. Besonders bei langjährigen Verträgen oder bei hoher Standortdichte lohnt sich ein unabhängiger Blick. Denn die Erfahrung zeigt: Selbst einfache Fehler führen über Jahre hinweg zu erheblichen finanziellen Belastungen, die durch eine sorgfältige Prüfung vermeidbar wären.
Energieabrechnung prüfen lohnt sich
Energieabrechnungen sind ein sensibles Thema – gerade für mittelständische Unternehmen. Wer sich allein auf die Korrektheit der Abrechnung verlässt, riskiert unnötige Kosten. Mit einem systematischen Blick, klaren internen Prozessen und gelegentlicher Unterstützung von außen lassen sich viele typische Fehler vermeiden und teils beachtliche Beträge zurückholen. Die Energiekosten bleiben ein großer Posten, umso wichtiger ist es, ihn nicht blind zu akzeptieren.
