Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt hin zu einem zunächst nationalen und dann später auch EU-weiten elektronischen Meldesystem zur Erfassung der Umsatzsteuer, das dann automatisch die Daten aus den E-Rechnungen übernimmt.
Was ist die E-Rechnung genau?
Die elektronische Rechnung bezeichnet ein einheitliches Format, mit dem Rechnungen in Zukunft nicht nur versendet und empfangen werden können, sondern auch direkt weiterverarbeitet werden sollen. Die E-Rechnung ist also ein maschinenlesbares Format, das über den Einsatz einer speziellen Rechnungssoftware in die Buchhaltung integriert wird.
Einführung und Übergangsregelungen für die elektronische Rechnung
Ab Januar kommenden Jahres sind alle deutschen Unternehmen verpflichtet, im Geschäftsverkehr mit anderen deutschen Unternehmen E-Rechnungen auszustellen.
Bis Ende 2026 gilt dabei aber noch eine Übergangsregelung, nach der für die Umsätze aus 2025 und 2026 auch noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden dürfen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, gilt das sogar noch bis Ende 2027. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen in Deutschland zwingend E-Rechnungen versenden.
Die neue Regelung gilt nur für B2B-Rechnungen im Inland, also für Geschäfte zwischen zwei deutschen Unternehmen. Für Kleinunternehmer ist diese Umstellung erst ab 2028 vorgeschrieben. Verbraucher sind von dieser Vorschrift nicht betroffen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro unterliegen nicht der neuen Regelung.
Annahme von E-Rechnungen muss bereits ab 1. Januar 2025 möglich sein
Ab Januar 2025 muss die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in deutschen Unternehmen allerdings schon möglich sein. Diese Vorschrift hat bereits weitreichende Auswirkungen auf den Geschäftsalltag der Unternehmen. Das bereits seit 2020 im Bereich B2G (Business-to-Gouvernance) genutzte E-Rechnungsformat XRechnung verschickt an die Rechnungsempfänger XML-Dateien. Dabei handelt es sich um einen Datensatz, der jedoch keinen visuellen Beleg für den Empfänger einschließt und somit nicht einfach gelesen werden kann.
Unternehmen müssen also ab Januar 2025 in der Lage sein, auch einen Datensatz anstatt einer visuellen Rechnung anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Der Rechnungsversender braucht hierzu nicht die Zustimmung des Empfängers.
Umstellung besonders für kleine und mittlere Unternehmen aufwändig
Viele kleine und auch mittlere Unternehmen sind im Bereich Rechnungsschreibung noch ohne spezifische Software geschäftlich unterwegs. Entweder Mitarbeiter darin schulen z. B. XML-Dateien auszulesen oder einen XML-Reader anzuschaffen, dies hilft aber nicht für die weiteren Verarbeitungsschritte.
Prozesse wie das Ausdrucken von Rechnungen für die Buchhaltungsunterlagen oder auch die Rechnungsfreigabe mit Unterschrift lassen sich mit elektronischen Rechnungen nicht einfach durchführen. Die E-Rechnungen lassen sich nur sehr schwer in einen Papier-Workflow integrieren. Deshalb sind auch wenig digitalisierte Unternehmen in diesem Bereich zeitnah aufgefordert, die entsprechenden Softwarestrukturen zu installieren und die internen Prozesse entsprechend anzupassen.
Da sie ab 1. Januar 2025 verpflichtet sind, E-Rechnungen anzunehmen, können sie also nicht das Ende der Übergangsfristen abwarten. Wer also nicht bald vom Eingang einer XML-Rechnung überrascht werden möchte, sollte sich jetzt damit befassen.
Einfache Softwarelösungen am Markt erhältlich
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist natürlich mit Zeiteinsatz und auch Investitionen verbunden. Allerdings gibt es am Markt bereits eine Reihe von preiswerten Lösungen, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurden und die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung erleichtern können. Die meisten Anbieter von E-Rechnungssoftware haben dabei Lösungen erarbeitet, die sich recht einfach in bereits bestehende Systeme und Prozesse integrieren lassen und keine aufwändige technische Einarbeitung verlangen.
