Nebenkostenabrechnung prüfen: Wo Mieter sparen und widersprechen können

Was sind Nebenkosten?

Wer nach einem neuen Mietverhältnis sucht, hat in der Regel einen strengen Blick auf das Budget. Je nach Stadt und Viertel kann dieses Budget, parallel zur örtlichen Vergleichsmiete bedeutende Unterschiede vorweisen. Plattformen wie Immowelt und Immobilienscout24 dröseln hilfreich die Kosten auf, sodass man als neuer Mieter genau sehen kann, welche Kosten warm und kalt auf Einen zukommen. Doch was bedeutet überhaupt „warm“ versus „kalt“?

Wenn man von einer Kaltmiete spricht, so geht es um die reine Nutzung des Wohnobjekts, ohne jegliche Nebenkosten. Da die Heizung einer der hervorstechenden Punkten auf der Liste an Nebenkosten ist, kommt es so zum Begriffsunterschied warm versus kalt.

Die Kaltmiete errechnet sich aus der Größe der Wohnung, dem Quadratmeterpreis und dem örtlichen Mietspiegel. Da es sich hierbei um den Nutzungspreis des Objekts handelt, gibt es hier kaum bis keinen Spielraum zur Diskussion oder zum Handel – außer, man merkt, dass der örtliche Mietspiegel nicht eingehalten wurde.

Von der Warmmiete spricht man, wenn alle Nebenkosten – Strom, Wasser, Müll, Heizung, und so weiter – mit im Preis enthalten sind. Das ist der Betrag, den man monatlich gesamtheitlich an den Vermieter bezahlt. Hier gibt es Spielraum, da es oft auch möglich ist, eigens als Mieter Verträge mit zum Beispiel Stromanbietern abzuschließen. Dies hängt jedoch vom Vertrag ab, und manche Vermieter vereinen die Nebenkosten unter einem Sammelbetrag, in dem sie sich selbst um die verschiedenen Anbieter kümmern.

Punkte wie Internet gehören nicht zur Warmmiete, und entsprechende Verträge müssen eigens und separat abgeschlossen werden.

Ein Mieter ist nur dann zur Zahlung der Nebenkosten verpflichtet, wenn diese klar und wirksam im Mietvertrag vereinbart werden, wobei die Nennung von „Betriebskosten“ ausreicht. Die Aufschlüsselung oder Nicht-Aufschlüsselung hat keinen Einfluss auf den Zahlungszwang.

Bei den Nebenkosten handelt es sich in der Regel um eine monatliche Pauschal- oder Vorauszahlung, die samt Kaltmiete an den Vermieter geht. Dieser verrechnet die Monatspauschale in der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Kommt es zu einer Überzahlung – sind zum Beispiel die Gaspreise besonders entspannt in dem Jahr – erhält der Mieter ein Guthaben. Gibt es jedoch eine Unterzahlung, werden Nachzahlungen fällig.

Die Nebenkostenabrechnung umfasst maximal 12 Monate vor Erhalt der Abrechnung im Oktober.

Nebenkosten versus Betriebskosten

Wenn man von Betriebskosten spricht, so meint man damit die sogenannten umlagefähigen Nebenkosten. Hierbei handelt es sich um regelmäßig anfallende Kosten wie die Wartung von Geräten und Anlagen – sozusagen der Gesundheitscheck, der die Nebenkosten weiterlaufen lässt. Betriebskosten kann man grundsätzlich von der Steuer absetzen.

Bei den Nebenkosten ist es dagegen so, dass der Mieter in der jährlichen Steuererklärung nur gewisse Kosten steuerlich geltend machen kann. Diese Punkte nennt man Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen. Dazu gehören Gartenpflege, Schornsteinfeger und der Winterdienst.

Die Nebenkostenabrechnung: Was wird abgerechnet, was wird umgelegt?

Wirft man einen Blick auf die eigene Nebenkostenabrechnung, so sind folgende Punkte als Nebenkostenzahlung denkbar: Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heiz- und Warmwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung/Müllabfuhr, Hausreinigung/Ungezieferbeseitigung, Beleuchtung, Gartenpflege, Versicherung, Antenne/Kabelanschluss. Auch der Begriff „Sonstige Betriebskosten“ kann, wenn ordentlich aufgeführt, weitere vom Mieter zu zahlende Kosten offenlegen, zum Beispiel für die Wartung von Sauna und Rauchmeldern.

Das sind die Kosten, die ein Vermieter legal auf einen Mieter umlegen kann. Nicht umlegbar sind dagegen Kosten zur Instandhaltung des Gebäudes, bzw. Objekts, Sanierungskosten, sowie Verwaltungsarbeiten. Die konkrete Abrechnung der Kosten erfolgt anhand eines Abrechnungsschlüssel, der die Wohnfläche in Augenschein nimmt.

• Heizung und Warmwasser 1,32 Euro: Mieter zahlen neben dem reinen Brennstoff zum Heizen sogenannte Heiznebenkosten wie Betriebsstrom, Heizungswartung und Kosten für Wärmemessdienstfirmen.
• Wasser/Abwasser 0,29 Euro: Neben dem reinen Wassergeld zahlen Mieter auch Kosten einer Wasseruhr, inklusive regelmäßiger Eichkosten. Zu den Entwässerungskosten gehören die städtischen Kanalgebühren.
• Hauswart (Gebäudereinigung bzw. Gartenpflege oder Winterdienst werden nicht separat abgerechnet) 0,37 Euro / Hauswart(Gebäudereinigung bzw. Gartenpflege oder Winterdienst werden separat abgerechnet) 0,21 Euro: Hierzu gehören die traditionellen Hausmeister- und Hauswartaufgaben, wie zum Beispiel Haus-, Treppen- und Straßenreinigung.
• Sach- und Haftpflichtversicherungen 0,31 Euro: Gemeint sind Versicherung für das Gebäude gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden.
• Gebäudereinigung 0,21 Euro: Außerhalb der Hausmeister- und Hauswartdienste geht es hierbei um die Säuberung gemeinsamer Gebäudeteile wie Zugänge und Treppen.
• Aufzug 0,20 Euro: Im Rahmen dieses Nebenkostenpunkts wird der Aufzug beaufsichtigt und geprüft.
• Grundsteuer 0,18 Euro: Die Grundsteuer deckt Kosten für die „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“.
• Müllbeseitigung 0,16 Euro: Hierunter fallen Kosten für Müllabfuhr und ähnliche Dienste, wie zum Beispiel laufende Kosten für Müllschlucker.
• Gartenpflege 0,15 Euro: Mit diesem Kostenpunkt wird die Pflege gärtnerischer Flächen abgedeckt.
• Gemeinschaftsantenne/Kabel 0,07 Euro: Dies sind die Kosten für Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage und des Breitbandnetzes.
• Kosten der Beleuchtung 0,06 Euro: Hierbei handelt es sich um die Deckung aller Stromkosten für Außenbeleuchtung.
• Straßenreinigung 0,04 Euro: Dies sind die Kosten, welche die Gemeinde zur Säuberung der Straßen und Fußwege erhebt.
• Schornsteinreinigung 0,04 Euro: Im Rahmen dieses Punkts werden die Kosten für die Arbeit von Schornsteinfegern und eventuelle Immissionsmessungen gedeckt.
• Sonstiges (zum Beispiel: Gemeinschaftseinrichtungen im Haus) 0,07 Euro: Der Deutsche Mieterbund warnt in einem aktuellen Schreiben, dass die Betriebskosten 2024 im Vergleich zum Vorjahr um sechs Prozent gestiegen ist. Grund dafür sind unter anderem die hohen CO2-Kosten, welche Mieter tragen müssen.

„Die Nebenkosten steigen seit Jahren kontinuierlich und belasten Mieterinnen und Mieter zunehmend spürbar. Preissteigerungen bei Energie treffen Mieterinnen und Mieter unmittelbar und treiben die Wohnkosten in die Höhe, ohne dass diese Einfluss auf Verbrauchsstruktur oder Vertragsbedingungen haben,“ so Melanie Weber-Moritz, Präsidentin des Deutschen Mieterbunds.

Heiße Kosten

Viele nennen die Nebenkosten die „zweite Miete“, und in der Tat steigt die Sorge um explosive Nebenkosten mit Krisen wie Russlands Angriffskrieg gegen die Ukraine. Als Mieter kann man begrenzt in die Höhe der Kosten eingreifen: Einerseits, indem man verantwortungsvoll mit Ressourcen wie Strom und Wasser umgeht und diese nicht achtlos fließen lässt. Andererseits kann man zum Beispiel Nebenkosten wie Heizkosten kontrollieren, indem man sich selbst um die Beschaffung kümmert und Vergleiche über Portale wie Check24 oder Verivox heranzieht.

Nebenkosten: Genaues Hinsehen kann sich auszahlen

Nebenkosten sind weit mehr als ein monatlicher Aufschlag auf die Kaltmiete. Sie entscheiden zunehmend darüber, ob eine Wohnung langfristig bezahlbar bleibt. Mieter sollten deshalb den Mietvertrag und jede jährliche Abrechnung sorgfältig prüfen. Umlagefähig sind nur vereinbarte, laufende Betriebskosten; Verwaltung, Reparaturen und Sanierungen bleiben grundsätzlich Sache des Vermieters. Gleichzeitig können einzelne Dienstleistungen steuerlich relevant sein.

Wer Verbräuche senkt, Anbieter vergleicht und Unstimmigkeiten frühzeitig beanstandet, kann seine Belastung begrenzen. Vollständig kontrollieren lassen sich die Kosten allerdings nicht, besonders bei Energiepreisen und kommunalen Gebühren. Umso wichtiger sind Transparenz, nachvollziehbare Verteilerschlüssel und ein realistischer finanzieller Puffer für mögliche Nachzahlungen.