Buchhaltungssoftware-Vergleich: Tools für digitale Buchhaltung und Steuer

Buchhaltungssoftware-Vergleich: Digitalisierung im Rechnungswesen – der Abschied von Papier und manueller Arbeit

Das deutsche Rechnungswesen verändert sich durch E-Rechnung, Kostendruck und Fachkräftemangel. Papierordner und papierbasierte Belege verschwinden zunehmend aus dem Berufsalltag der Finanzabteilungen. Ersetzt werden sie durch Software und Cloud-Systeme, die im Hintergrund automatisiert miteinander "kommunizieren". Für viele Unternehmen wächst damit der Druck, Rechnungswesen und Belegverarbeitung zu digitalisieren.

Laut der KPMG-Studie "Digitalisierung im Rechnungswesen" nutzen 53 Prozent der Unternehmen bereits KI in der Buchhaltung oder planen den Start. 61 Prozent erwarten, dass die Technologie in den kommenden Jahren zu einem wichtigen Erfolgsfaktor wird.

Eingehende Rechnungen werden überwiegend digital empfangen, automatisch ausgelesen, mit den Kontobewegungen abgeglichen und verbucht. Das mühsame Abheften und Abtippen entfällt schlicht. 37 Prozent der Unternehmen berichten laut KPMG bereits kurz nach der Einführung von spürbar schnelleren Transaktionsprozessen. Langfristig gehen sogar 70 Prozent der Organisationen von einer messbaren Verbesserung ihrer Prozessqualität aus.

Besonders deutlich wird der Effekt bei Routineaufgaben. Matthias Winkler, Partner im Bereich Performance & Strategy bei KPMG, erklärt dazu: "Vor allem bei standardisierten Aufgaben wie der Belegverarbeitung oder Buchungen steigert sie die Effizienz. Viele Unternehmen nutzen das, um Qualität und Geschwindigkeit ihrer Prozesse zu erhöhen."

Dass die Unternehmensprozesse mit automatisierten Systemen deutlich schneller ablaufen, ist leicht nachvollziehbar. Früher musste man wochenlang auf die Monats- oder Jahresergebnisse warten, während die Geschäftsführung heute alle Kennzahlen bequem und jederzeit auf dem Smartphone abrufen kann.

Lexoffice, Sevdesk & Co.: Welche Buchhaltungssoftware zu welchem Geschäftsmodell passt

Die Frage ist für viele Unternehmen nicht mehr, ob sie Prozesse digitalisieren, sondern welche Systeme zu ihren Abläufen und zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater passen. Allerdings fällt die Auswahl nicht leicht, da mittlerweile eine Vielzahl an Anbietern auf dem Markt verfügbar ist – und es werden ständig mehr. Wir werfen einen genaueren Blick auf die sechs bekanntesten Anbieter.

Lexware Office

Für wen: Freelancer, Kleinunternehmen und KMU, die eine All-in-one-Lösung von Rechnung bis Lohnabrechnung wollen, mit direkter Anbindung an den Steuerberater.

Vorteile

• Deckt fast den kompletten Prozess ab: Rechnung, Belege, USt-Voranmeldung, Lohn- und Gehaltsabrechnung
• DATEV-Schnittstelle vorhanden
• Gute Anbindung an gängige Zahlungsdienste und Onlineshops (z. B. Shopify)

Nachteile

• Höhere Tarife nötig, sobald man Lohnabrechnung, mehrere Nutzer oder Lager-/Warenwirtschaft braucht
• Automatisierung bei Eingangsrechnungen ist im Vergleich zu spezialisierten Tools wie Candis eingeschränkter
• Als Teil des Haufe-Lexware-Konzerns weniger flexibel bei individuellen Sonderwünschen als kleinere Anbieter

*Preisspanne: ca. 8-35 Euro/Monat, je nach Funktionsumfang. Zusatzmodule erhöhen den Preis.

sevdesk

Für wen: Ähnliche Zielgruppe wie Lexoffice – Freelancer bis kleine/mittlere Unternehmen –, die Wert auf eine besonders einfache Bedienoberfläche legen.

Vorteile

• Sehr niedrige Einstiegshürde, gilt als eines der zugänglichsten Tools für Buchhaltungs-Laien
• Schneller Support laut wiederkehrenden Nutzerrückmeldungen
• Gute Shop- und Zahlungsanbindungen

Nachteile

• Funktionsumfang in den unteren Tarifen eingeschränkt, z. B. keine Lohnabrechnung, begrenzte Belegzahl
• Zusatzfunktionen wie Warenwirtschaft oder mehrere Nutzer treiben den Preis deutlich nach oben
• Weniger auf komplexe Fälle mit vielen Kostenstellen oder internationalem Geschäft ausgelegt

Preisspanne: ca. 10-45 Euro/Monat, gestaffelt nach Rechnung/Buchhaltung/Warenwirtschaft und Anzahl der Nutzer. Für kleine Teams mit mehreren Zugängen können die Kosten schnell auf über 50 Euro/Monat steigen.

Accountable

Für wen: Freelancer und Solo-Selbstständige, die ihre Steuererklärung ohne eigenen Steuerberater und ohne direktes ELSTER-Wissen erledigen wollen.

Vorteile

• Übernimmt die komplette Steuererklärung für Einzelunternehmer inklusive Übermittlung
• Fehlerabsicherung: Bei der teuersten Stufe (MAX) haftet Accountable bis 10.000 Euro für Nachzahlungen, die durch einen App-Fehler entstehen
• Kein Steuerberater nötig, dadurch potenziell günstiger als klassische Kanzlei-Betreuung

Nachteile

• Nur für Einzelunternehmer/Freelancer sinnvoll, nicht für GmbHs oder Unternehmen mit Mitarbeitenden
• Kein vollwertiges Buchhaltungssystem für laufenden Geschäftsbetrieb (keine Lohnabrechnung, kein Warenwirtschaftssystem)
• Bei komplexeren Steuerfällen (mehrere Einkunftsarten, Auslandsbezug) stößt die Automatisierung an Grenzen

Preisspanne: ca. 25-40 Euro/Monat, gestaffelt nach Umfang der Steuerabsicherung. Die höchste Stufe mit Nachzahlungsschutz liegt am oberen Ende dieser Spanne.

Candis

Für wen: Unternehmen mit einer nennenswerten Menge an Eingangsrechnungen und mehreren Personen, die an der Rechnungsfreigabe beteiligt sind (Buchhaltung, Abteilungsleitung, Geschäftsführung).

Vorteile

• Starke Automatisierung bei der Erkennung und Zuordnung von Eingangsrechnungen per maschinellem Lernen
• Gut geeignet, um Freigabeprozesse über mehrere Personen/Abteilungen hinweg zu digitalisieren

Nachteile

• Kein eigenständiges Buchhaltungstool für Rechnungsstellung oder Lohn – Candis ersetzt keine Lösung wie Lexoffice, sondern ergänzt sie
• Zielt eher auf Unternehmen mit einem gewissen Rechnungsvolumen; für Einzelunternehmer meist überdimensioniert
• Keine öffentliche Preisliste, Angebote werden individuell erstellt – dadurch schwer vergleichbar ohne Anfrage

Preisspanne: keine festen Listenpreise, Angebot auf Anfrage. Richtet sich meist nach Unternehmensgröße und Rechnungsvolumen; realistisch ab niedrigem dreistelligen Betrag pro Monat aufwärts.

Moss

Für wen: Unternehmen, die vor allem Firmenkarten, Mitarbeiterausgaben und Budgetkontrolle digitalisieren wollen – nicht die klassische Buchhaltung.

Vorteile

• Klarer Fokus auf Ausgabenkontrolle: Budgets pro Team/Karte lassen sich vorab festlegen

Nachteile

• Ersetzt keine klassische Finanzbuchhaltung oder Rechnungsstellung – zusätzliches Tool nötig
• Sinnvoll vor allem ab einer gewissen Teamgröße mit mehreren Karteninhabern; für Einzelunternehmer meist nicht relevant

Preisspanne: kein einheitlicher Listenpreis, häufig nutzerabhängige Modelle plus Kartengebühren. Angebot in der Regel nach Bedarfsanalyse einholen.

Pleo

Für wen: Start-ups, Agenturen und mittelständische Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, die eigene Firmenkarten und ein digitales Spesenmanagement brauchen.

Vorteile

• Karten weltweit breit akzeptiert (nach Unternehmensangaben über 30 Mio. Akzeptanzstellen)
• Guter Track Record bei schneller Skalierung für wachsende Teams (laut früheren Unternehmensangaben rund 300 Neukunden pro Woche in der Wachstumsphase)

Nachteile

• Keine vollständige Buchhaltungslösung – Rechnungsstellung, Lohn und Steuererklärung fehlen
• Kosten steigen mit der Anzahl der Karten/Nutzer, für kleine Teams mit wenig Kartenbedarf ggf. unwirtschaftlich
• Einstiegstarif deckt oft nur Basisfunktionen ab, für Rechnungsmanagement oder Reisekosten braucht es höhere Stufen

Preisspanne: Einstieg ab ca. 10-12 Euro/Monat pro Nutzer für sehr kleine Teams (Starter-Tarif), mittlere und höhere Tarife für mehr Funktionen (Rechnungsmanagement, Integrationen) liegen deutlich darüber – konkrete Angebote hängen stark von Teamgröße und Kartenanzahl ab.

In der Praxis reicht selten ein einziges Tool aus diesem Vergleich. Wer sowohl geordnete Buchhaltung als auch ein Ausgabenmanagement für Mitarbeiterkarten braucht, kombiniert in der Regel zwei Anbieter, da keiner der sechs Anbieter beide Bereiche vollständig in einer Lösung abdeckt.

Routinen adé: Wie Künstliche Intelligenz lästige Finanzprozesse beschleunigt

Moderne Computerprogramme sind mittlerweile so gut geworden, dass sie uns so viele lästige Routineaufgaben abnehmen können. Aber was können sie konkret?

Sie lesen Rechnungen – egal ob als PDF oder als schnelles Handyfoto – und erkennen Beträge, Rechnungsnummern und Mehrwertsteuer, noch bevor man selbst richtig hingeschaut hat. Sie erkennen auch, von wem die Rechnung kommt, indem sie die Daten mit bekannten Geschäftspartnern abgleichen. Sie behalten den Überblick: Ist diese Rechnung nicht schon mal reingekommen? Wenn etwas bei der Steuer nicht stimmt, macht das Programm darauf aufmerksam. So fallen Fehler sofort auf und nicht erst Wochen oder Monate später. Die digitalen Programme im Finanzbereich verfolgen außerdem die Zahlungen mit: Wenn eine Frist verstreicht, erinnert das System Sie daran.

Vom Beleg zur Buchhaltung: Wie KI Geschäftsreisenden Zeit spart

Wie sehr KI den Spezialisten im Finanzbereich das Leben vereinfacht, zeigt sich am besten bei Geschäftsreisen. Früher: Man checkt aus dem Hotel aus, stopft den Papierbeleg ins Portemonnaie und klebt ihn Tage später zerknittert auf ein Abrechnungsformular. Dieser liegt dann wochenlang irgendwo in der Buchhaltung und wartet darauf, endlich bearbeitet zu werden.

Heute reicht nur das Handy. Ein Beispiel: Man checkt aus dem Hotel aus und fotografiert die Rechnung mit einer Buchhaltungs-App an der Rezeption. Innerhalb weniger Sekunden hat die App die Daten bereits verarbeitet.

Die App scannt das von Ihnen gemachte Bild und zieht sich Zahlen und Wörter heraus – sie weiß, wo auf einer typischen Hotelrechnung meistens die Gesamtsumme steht, wo die Steuer, wo das Datum. Parallel dazu läuft ein Abgleich mit einer Art Datenbank. Die App erkennt den Hotelnamen und vergleicht ihn mit bekannten Anbietern. Dann wird die Ausgabe nach Kategorie sortiert – Übernachtung oder zum Beispiel Verpflegung. Das Programm ordnet die Positionen präzise zu, etwa Frühstück oder Minibar.

Dann kommt der Duplikat-Check. Das System prüft, ob genau dieser Beleg nicht schon mal irgendwo eingereicht wurde. Falls ja, schlägt es Alarm.

Am Ende wird der Beleg abgespeichert, ordentlich einsortiert und mit den restlichen Reisekosten verknüpft. Das Ganze dauert vom Foto bis zur Speicherung meist nur wenige Sekunden. Man selbst muss eigentlich nur noch kurz draufschauen, ob alles plausibel aussieht.

Marktmacht trotz Fintechs: Warum DATEV der unverzichtbare Standard bleibt

Trotz neuer Fintech-Angebote bleibt DATEV für viele Steuerkanzleien und Unternehmen die zentrale Infrastruktur. Warum ist das so? Wir haben Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei JUHN Partner, gefragt, wie er das einschätzt. Schließlich muss eine professionelle Lösung in der Finanzwelt viele Hürden bestehen: absolute Datensicherheit, spürbare Zeitersparnis, strengste Regeltreue. Und am besten noch die gesamte Kommunikation mit Banken und Sozialversicherungsträgern an einem Ort bündeln – geht das überhaupt?

DATEV ist nicht nur ein Tool oder eine Plattform für Buchhalter, erklärt der Experte. "Die Plattform verbindet zentrale Kanzleiprozesse wie Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, Steuerdeklaration, Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit mit Mandanten", sagt Christoph Juhn.

Wie steht es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei DATEV? Das deutsche Steuersystem ist ohnehin sehr komplex und bürokratisch. Nach Angaben von Christoph Juhn sind Datenschutz und Datensicherheit kompromisslos umgesetzt. Außerdem sind seiner Meinung nach vor allem die tiefen fachlichen Prozessstrukturen und die verlässlichen Schnittstellen zur Finanzverwaltung, zu Banken und zu den Sozialversicherungsträgern entscheidend.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Partnern und Mandanten, die das System ermöglicht. Darüber hinaus ist DATEV im geschäftlichen Alltag sehr verbreitet.

Tatsächlich ist digitale Zusammenarbeit längst ein unverzichtbarer Standard. Weder Finanzämter noch Banken wollen noch papierbasierte Prozesse; sie drängen konsequent auf digitale Wege und standardisierte Schnittstellen. Auch Geschäftspartner, die selbst agil und digital arbeiten, erwarten Dokumente und Rechnungen nicht mehr per Post. Wer hier auf Papier beharrt, riskiert, dass Kooperationen infrage gestellt werden.

DATEV ist einfach nicht wegzudenken – das System ist in der Branche zu tief verankert. Dass der digitale Belegtausch jetzt flüssiger läuft und die Freigabeprozesse weniger sperrig sind, ist im Büroalltag eine echte Entlastung. Ob diese Verbesserungen ausreichen, um langfristig gegen agilere Wettbewerber zu bestehen, bleibt unklar.

Code statt Kontenrahmen: Steuerberater brauchen künftig tiefes Tech-Wissen

KI verändert die Arbeit von Steuerberatern, ersetzt sie aber nicht. Routinen wie Belegerfassung, Bankabgleich, Kontierungsvorschläge und Dublettenprüfungen können immer mehr automatisiert werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für komplexe Fragen, wie Umstrukturierungen, internationale Sachverhalte oder Unternehmensnachfolgen.

Doch es ist sehr wichtig, die Arbeit der KI zu überprüfen, betont der Steuerexperte und Professor für Steuerrecht. Man muss kontrollieren, was ChatGPT oder andere Programme ausgeben – sowohl fachlich als auch hinsichtlich der Datenqualität. Gleichzeitig muss ein Steuerberater beurteilen können, ob eine automatisierte Auswertung im konkreten Sachverhalt belastbar ist.

Juhn weist auf einen weiteren wichtigen Trend hin. Es reicht heute nicht mehr, nur exzellentes Fachwissen im Steuerrecht zu haben – man muss auch technische Kompetenzen und ein Verständnis digitaler Prozesse besitzen:

Dieser Wandel ist längst auch in der akademischen Ausbildung angekommen. Ein Beispiel liefert die FOM Hochschule, an der Prof. Dr. Juhn als Dozent arbeitet. Wer dort Steuerrecht im Bachelorprogramm studiert, trifft im vierten Semester auf das Pflichtmodul "Digitale Transformation". Dass die Hochschule dieses Fach mit 5 ECTS genauso stark gewichtet wie zum Beispiel die Gewerbe- oder Grundsteuer, zeigt die Relevanz des Themas. Studierende beschäftigen sich hier mit zukunftsweisenden Schwerpunkten – von digitalen Geschäftsmodellen und Generativer AI über Digital Leadership bis hin zum souveränen Präsentieren eigener Konzepte.

Buchhaltungssoftware-Vergleich: Wo Algorithmen bei Steuern und Recht an ihre Grenzen stoßen

Künstliche Intelligenz scheint die ideale Lösung zu sein, hat aber auch Schattenseiten. Der Steuerexperte Christoph Juhn ruft Finanzdienstleister dazu auf, die Grenzen des "künstlichen Gehirns" nicht zu vergessen. Das zentrale Stichwort ist Rechtssicherheit.

Juhn betont, dass KI bei komplexen Einzelfällen, unvollständigen Sachverhalten, widersprüchlichen Unterlagen sowie bei Fragestellungen, bei denen wirtschaftliche, rechtliche und persönliche Faktoren zusammengeführt werden müssen, an ihre Grenzen stoße. Als Beispiel nennt der Experte die Unternehmensnachfolge. Zwar kann KI die rechtliche und steuerliche Informationen zusammenstellen oder verschiedene Optionen durchrechnen; welche Lösung im Einzelfall zur familiären Situation, zur Firmenstruktur, zu Haftungsfragen und zu den langfristigen Zielen der Beteiligten passt, kann die KI jedoch nicht beurteilen. "Hier ist ganz klar menschliche Expertise und Erfahrung gefragt", - so Christoph Juhn.

Darüber hinaus führen unvollständige oder ungeeignet strukturierte Ausgangsdaten zu Fehlern in den KI-Antworten. Die KI kann schließlich nur dann verlässlich arbeiten, wenn ihr vollständige und korrekte Informationen vorliegen. Juhn nennt zudem weitere Risiken, denen Steuerberater bei der Arbeit mit ChatGPT, Perplexity oder ähnlichen Tools begegnen:

Ein kritischer Aspekt ist auch der Datenschutz, der im Zusammenhang mit KI oft problematisch ist. Zwar lässt sich bei vielen Plattformen die Option wählen, die Eingaben nicht zum Training der KI-Modelle zu verwenden, doch behalten sich die Anbieter in ihren Nutzungsbedingungen in der Regel vor, Chat-Inhalte dennoch temporär zu speichern und stichprobenartig zu sichten.

Juhn zieht ein klares Fazit und unterstreicht, dass die Verantwortung beim Steuerberater verbleibe:

* Alle genannten Preise sind Richtwerte; da sich Tarife bei allen sechs Anbietern regelmäßig ändern, lohnt sich vor Vertragsabschluss ein Blick auf die aktuelle Preisliste des jeweiligen Anbieters.