Ein Büroumzug steht bevor! Manche würden sagen, kein schlechter Zeitpunkt, denn Büro-Leerstände in Deutschland wachsen immer noch wegen der weiterhin unsicheren Konjunktur und den verschiedenen Homeoffice-Trends und andere mobile Arbeitsmodelle, die Firmen anbieten. Die Wahrscheinlichkeit, einen guten Deal zu ergattern, könnte daher recht hoch sein. Doch welche Schritte sind wichtig bei der Suche nach den idealen neuen Büroräumen?
Neues Büro suchen: Wo anfangen?
Der Gewerbe-Immobilienmarkt ist stark heterogen und besteht aus vielen unterschiedlichen Immobilienarten. Deshalb ist es sehr wichtig bei der Suche nach dem geeigneten Firmenstandort zwischen den verschiedenen Segmenten – wie zum Beispiel Büroimmobilien, Lage- und Logistikimmobilien oder Mischformen aus gewerblichem Wohnen und Pflege und Gesundheitsimmobilien – zu differenzieren.
Erster Schritt: Welche Gewerbeimmobilie ist die richtige für mich?
Der wichtigste erste Schritt, wenn man sich als Unternehmer auf den Immobilienmarkt begibt, ist klar zu definieren, was man eigentlich braucht: Das heißt, sich mit seinem Team und/oder einem Unternehmensberater oder Immobilienberater hinzusetzen, und zu besprechen, was man sucht: Fragen wie „Brauche ich ein Büro?“, „Brauche ich eine Lagerhalle?“, „Wie viele Beschäftigte muss ich unterbringen?“ und andere müssen klar beantwortet werden.
Jeanette Kuhnert, Immobilienverband Deutschland (IVD)-Vizepräsidentin, sagte gegenüber den DWN: „Ein Betrieb, das eine reine Produktionsstätte sucht, braucht ganz andere Standortfaktoren als ein Unternehmen, das zum Beispiel eine reine Lagerhalle benötigt. Ein Speditionsunternehmen hat wiederum andere Anforderungen, beispielsweise bei Lautstärken und Arbeitsstätten.“
So braucht eine Firma, die viel mit internationalen Kunden arbeitet, eher die Nähe zu einem Flughafen oder Fernbahnhof als zur Innenstadt, erklärte Kuhnert.
Unternehmen, die zum Beispiel an Open-Space-Lösungen interessiert sind oder Bedarf an integrierten Laborflächen haben, würden wiederum ganz spezielle Anforderungen an die Kubatur (das Volumen eines Bauwerks) und bauliche Flexibilität einer Immobilie haben.
Zweiter Schritt: Suchprofil anlegen
Nachdem man die Grundlagen festgelegt hat, muss das Suchprofil erstellt werden. Dieser Prozess würde am Anfang ziemlich viel „Gehirnschmalz“, kosten, aber im Nachhinein erheblich an Zeit und Mühe sparen, so Kuhnert.
Die wichtigsten Suchprofil-Inhalte sind:
- Lage (Ort, Stadtteil, verkehrliche Anbindung)
- Anzahl der Mitarbeiter und die damit verbunden Flächengröße
- Stellplatzbedarf, Möglichkeit für Elektroladesäulen
- Büroorganisation – Open-Space-Lösungen oder Einzel-/Doppelbüros
- Barrierefreiheit
- Attraktivität des Umfelds und
- Mietpreisbudget und Umzugskosten
Brauche ich Unterstützung bei der Suche?
Wichtige Fragen in dieser zweiten Phase sind: Möchte ich allein auf die Suche gehen und die gängigen Internetportale benutzen? Oder möchte ich mich bei einer gewissen Unternehmensgröße vielleicht an die gängigen Wirtschaftsförderungen wenden? Sollte ich vielleicht einen Gewerbe-Immobilienmakler beauftragen, der für mich auf die Suche geht und mir Angebote vorbereitet?
Kuhnert kommentiert: „Das ist zwar mit Kosten verbunden, bindet aber weniger Kapazitäten im Unternehmen, die ein solches Spezialprojekt sonst beanspruchen würde.“
Profis haben wertvolle Netzwerke und können deshalb Zeit sparen
Im Büromarkt sind viele Portal-Angebote nicht so dargestellt, dass branchenfremde Suchende gleich feststellen können, ob Angebote für sie passen oder nicht. Häufig werden zum Beispiel ganze Bürogebäude oder Etagen angeboten und es wird nicht klar, ob und wie diese teilbar oder baulich veränderbar sind.
Also könnte ein geeignetes Beratungsunternehmen, eine Maklerfirma oder auch die Bank, die einen direkten Draht zu den größeren und privaten Immobilienbesitzern in der Zielregion haben, Vorteile bieten und das Geld wert sein. Angebote könnten dann besser gefiltert werden und die Firmen haben eventuell Insider-Informationen, wo demnächst Flächen frei werden, die noch nicht im Internet aufgezeichnet sind.
Kuhnert zufolge ist es aufgrund von Spezialisierung sehr wichtig, sich an Firmen und Personen zu wenden, die sich im Gewerbeimmobilienmarkt und mit Büroimmobilien an bestimmten Standorten gut auskennen.
Fast geschafft! Was sind die letzten Schritte?
Wenn die richtige Büroimmobilie gefunden wurde, brauche die meisten Unternehmer ein kompetentes Team aus Dienstleistern:
- Ein Architekt für die Flächenplanung (wird gegebenenfalls vom Vermieter gestellt)
- Ein Jurist für die Mietvertragsverhandlungen
- Ein Umzugsunternehmen, um den Umzug zu organisieren und
- Ein Techniker, um dafür zu sorgen, dass mit dem neuen Einzug alle Arbeitsplätze arbeitsbereit eingerichtet sind.
- Zusätzlich muss intern ausreichend Kapazität geschaffen werden, den Umzug zu planen, die Mitarbeiter zu informieren und das Dienstleister-Team zu steuern.
Für diese Dienstleister müssen vorab finanzielle Mittel eingeplant werden. Auch muss man sich rechtzeitig um die Internet- und Telefonanschlüsse kümmern und um die Einrichtung der Klingelanlage und Adressänderungen bei den gängigen Behörden. Außerdem: Die Kunden müssen über so viele Kanäle wie möglich über den Umzug und die neue Anschrift informiert werden.
Fazit: Umzug ist eine Chance „interdisziplinäre Kommunikation zu verbessern“
Ein Büro-Umzug ist aufwendig, aber auch eine Chance, eine moderne und freundliche Arbeitsatmosphäre für das Team zu schaffen, folgert Kuhnert. „Überlegen Sie, ob Sie Mobiliar austauschen können, um die Aufenthaltsqualität zu verbessern. Planen Sie die Zusammenstellung der Arbeitsplätze und Teams so, dass die interdisziplinäre Kommunikation verbessert wird“, rät sie.
Mit einem Umzug muss man sich als Unternehmerin oder Unternehmer überlegen, wie man die Firma für die Zukunft aufstellen möchte. Eine Menge Arbeit, aber am Ende sehr wahrscheinlich gewinnbringend und lohnenswert!
