Eine Unternehmerin, die ihre Mitarbeiter überwiegend im Homeoffice beschäftigt, wollte wissen, wie sie deren Arbeitszeiten einfach erfassen kann. Die Antwort der Facebook-Community war klar: Eine Software, bei der Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen, ist oft die beste Lösung. Doch welche anderen Optionen gibt es und was kosten sie? DWN hat sich umgesehen und zeigt die verschiedenen Zeiterfassungssysteme und ihre Kosten.
Ist die Zeiterfassung Pflicht?
In Deutschland besteht laut Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 (1ABR 22/21) eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Präsidentin des Gerichts, Inken Gallner, berief sich auf das EuGH-Urteil von 2019 und das Arbeitsschutzgesetz, um die systematische Zeiterfassung durch Arbeitgeber zu begründen. Während die Pflicht zur Zeiterfassung geklärt ist, gibt es noch keine konkreten gesetzlichen Regelungen, wie dies in der Praxis umzusetzen ist. Arbeitsminister Hubertus Heil und die Ampel-Koalition arbeiten an einer Lösung, aber Fortschritte sind langsam.
In der Praxis erfassen bereits etwa 80 Prozent der Unternehmen die Arbeitszeiten, und flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice bleiben davon unberührt, schreibt Capital. Deutschland stand wegen der fehlenden Umsetzung der Zeiterfassungspflicht kurz vor einem Vertragsverletzungsverfahren der EU, wird aber mittlerweile nicht mehr als „Sünder“ geführt.
Zeiterfassungssysteme: Welche gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. Die manuelle Zeiterfassung kann beispieleweise auf zwei Arten erfolgen. Erstens tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf Papierformularen, den sogenannten Stundenzetteln, ein. Zweitens können Arbeitszeiten auch in Tabellenkalkulationen wie Excel eingetragen werden. Beide Methoden erfordern, dass die Daten von den Mitarbeitern selbst erfasst und verwaltet werden. Diese Methoden sind kostengünstig, aber anfällig für Fehler und Manipulation.
Moderne Stempeluhren nutzen Kiosk- oder Terminalsysteme, bei denen Mitarbeiter sich per RFID-Chip oder Key-Fob an- und abmelden. Diese Systeme sparen Zeit und reduzieren Fehler, indem sie automatische Eintragungen ermöglichen. Allerdings sind sie nicht billig. Hardware und Software-Lizenzen kosten Geld und lohnen sich besonders für Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern.
Online-Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten online über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. Spezielle Apps und Software ermöglichen zusätzliche Funktionen wie die GPS-gestützte Arbeitsorterfassung und Projektdetails. Diese Methode bietet zahlreiche Vorteile: Sie ist einfach zu bedienen und überall nutzbar, selbst im Home Office. Die Daten werden automatisch erfasst und verarbeitet, was eine zuverlässige Überstundenberechnung und eine vereinfachte Lohnabrechnung sicherstellt. Lösungen wie Personio ermöglichen zudem einfache Auswertungen per Klick.
Allerdings erfordert dieses System vom Arbeitgeber gestellte Hardware wie Laptops, Tablets oder Smartphones, da die Installation auf privaten Geräten aus Datenschutzgründen (DSGVO) problematisch ist. Diese Art der Zeiterfassung eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Arbeitszeitaufzeichnung flexibel, korrekt und rechtssicher gestalten möchten.
Es gibt auch recht fortschrittliche Systeme, die wie der Inbegriff eines Science-Fiction-Films klingen. So nutzen biometrische Zeiterfassungssysteme einen Fingerabdruck-Scanner. Ein solches System, zum Beispiel das Komplettsystem TiMaS CB4050 Biometrie inklusive Steuer, kostet 1.533,91 Euro. Es gibt auch Systeme, die Gesichtserkennung verwenden. Überraschenderweise sind sie nicht extrem teuer – es gibt Modelle für 809 Euro. Es gibt auch absolut fantastische Optionen, wie ein Terminal mit einem Iris-Scanner. Anscheinend ist der Preis recht hoch, da der Entwickler ihn nicht auf der Webseite angibt, sondern anbietet, für Details Kontakt aufzunehmen.
GPS-basierte Zeiterfassungssysteme, die oft in Kombination mit mobilen Apps verwendet werden, erfassen die Position des Mitarbeiters beim Ein- und Ausstempeln. Dies ist besonders nützlich für Außendienstmitarbeiter. Ein einfaches Paket, das Projektzeiterfassung und GPS-Standorterfassung bietet, kostet beispielsweise 11,90 Euro im Monat. Es ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten per Smartphone, Tablet oder PC, ist gesetzeskonform und offlinefähig.
Lesen Sie im Folgenden über Stempeluhr und Zeiterfassungssysteme wie edtime.
Stempeluhr: Definition und Kosten für ein Unternehmen
Eine Stempeluhr ist ein Gerät zur Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern. Dabei melden sich die Mitarbeiter zu Beginn und Ende ihrer Schicht an und ab, wodurch ihre genauen Arbeitsstunden dokumentiert werden. Moderne Stempeluhren verwenden häufig digitale Technologien wie RFID-Karten, biometrische Erkennung oder Fingerabdruck-Scanner. Der RFID-Chip in der Plastikkarte enthält einen Code, der von einem Lesegerät ausgelesen werden kann.
Kosten für ein Unternehmen
Die Kosten für eine Stempeluhr können je nach Funktionsumfang und Technologie stark variieren. Hier sind die wichtigsten Faktoren und eine grobe Kostenschätzung:
Anschaffungskosten:
Einfache mechanische Stempeluhren: 100-300 Euro
Digitale Stempeluhren mit RFID- oder Chipkarten: 300-1.000 Euro
Biometrische Stempeluhren (Fingerabdruck, Gesichtserkennung): 500-2.000 Euro
Installation und Einrichtung:
Einfache Systeme: 0-200 Euro (oft selbst einrichtbar)
Komplexere Systeme: 200-1.000 Euro (inklusive professioneller Installation und Einrichtung)
Softwarekosten:
Einfache Softwarelösungen: 100-500 Euro (einmalig oder jährliche Lizenzgebühren)
Umfassende Zeiterfassungssoftware: 500-2.000 Euro (einmalig oder jährlich, abhängig von der Anzahl der Benutzer)
Wartung und Support:
Jährliche Wartungsgebühren: 100-500 Euro (abhängig vom Anbieter und Umfang der Unterstützung)
Gesamtkosten:
Ein Unternehmen kann somit mit initialen Kosten von etwa 500 bis 5.000 Euro rechnen, je nach gewählter Technologie und Umfang des Systems. Die laufenden jährlichen Kosten für Wartung und Softwarelizenzen können zwischen 200 und 1.000 Euro liegen.
Beispielhafte Kalkulation:
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitern könnte ein digitale Zeiterfassung mit RFID-Karten folgendermaßen aussehen:
Anschaffungskosten: 1.000 Euro
Installation: 500 Euro
Software: 800 Euro jährlich
Wartung und Support: 300 Euro jährlich
Gesamt:
Erstes Jahr: 2.300 Euro
Folgejahre: 1.100 Euro pro Jahr
Die Kosten für die Nutzung von myfactory.Zeiterfassung setzen sich zum Beispiel wie folgt zusammen: Die Lizenzgebühr beträgt einmalig 1.500 Euro. Für die Softwarepflege fallen monatlich 15 Euro an, während die Nutzung der Private Cloud monatlich 75 Euro kostet. Alle Preise verstehen sich zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer.
Eine Stempeluhr kann die Zeiterfassung effizienter und genauer machen, aber die Kosten hängen stark von den gewählten Funktionen und der Unternehmensgröße ab. Unternehmen sollten die einmaligen Anschaffungskosten sowie die laufenden Kosten berücksichtigen und abwägen, ob die Investition langfristig Vorteile bringt.
Was ist edtime?
Edtime ist ein softwarebasiertes Zeiterfassungssystem. Es bietet neben der Erfassung von Arbeitszeiten auch Funktionen wie zum Beispiel Urlaubsverwaltung und Dienstplanung.
Kosten für ein Unternehmen
Die Kosten für edtime können je nach Unternehmensgröße und den benötigten Funktionen variieren. Typischerweise wird die Preisstruktur durch Abonnement-Modelle bestimmt, die folgende Faktoren berücksichtigen:
1. Anzahl der Mitarbeiter: Je mehr Mitarbeiter, desto höher die Kosten.
2. Funktionsumfang: Zusätzliche Funktionen wie Personaleinsatzplanung können die Kosten erhöhen.
3. Vertragslaufzeit: Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.
Beispielhafte Preisstruktur:
Basisversion (1,75 Euro je Mitarbeiter und Monat):
- Bis zu 50 Mitarbeiter: bis zu 88 Euro/Monat
- 51-100 Mitarbeiter: bis zu 175 Euro/Monat
- 101-200 Mitarbeiter: bis zu 350 Euro/Monat
Erweiterte Version inkl. Zusatzfunktionen (3,50 Euro je Mitarbeiter und Monat):
- Bis zu 50 Mitarbeiter: bis zu 175 Euro/Monat
- 51-100 Mitarbeiter: bis zu 350 Euro/Monat
- 101-200 Mitarbeiter: bis zu 700 Euro/Monat
Außerdem gibt es edtime HR – ein Produkt, das man nur in Kombination mit edlohn nutzen kann. Ideal für Unternehmen, die Arbeitszeiten manuell als Monatssummen erfassen und Mitarbeiterdaten für die Abrechnung aktuell halten möchten, steht auf der Webseiter vom Hersteller.
Es ist ratsam, die verschiedenen Pakete und Optionen direkt bei edtime zu vergleichen, um die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.
Arbeitszeiterfassung in Excel: Pros und Contras
In Diskussionen über Zeiterfassungssysteme hat niemand direkt empfohlen, Excel dafür zu verwenden. Das ist verständlich, besonders wenn man eigene Erfahrungen damit gemacht hat. Als Personalsachbearbeiterin habe ich selbst mit der Arbeitszeiterfassung in Excel gearbeitet und dabei nicht nur gute Erfahrungen gesammelt.
Unsere IT-Abteilung hat eine Excel-Datei für die Arbeitszeiterfassung erstellt, die IT-Mitarbeiter haben diese dann jährlich angepasst, um die Nutzung zu erleichtern. Die Datei wurde für alle Mitarbeiter dupliziert, sodass jeder eine eigene Datei hatte. Diese Dateien haben sich in der Cloud befunden und waren nur für den jeweiligen Mitarbeiter, die IT-Abteilung und die Personalabteilung zugänglich.
Ein großer Nachteil dieser Methode war der hohe Schulungsbedarf. Viele Mitarbeiter haben noch nie mit Excel gearbeitet und mussten daher erst in das Programm eingeführt werden. Bei über 150 Mitarbeitern war das eine enorme Herausforderung.
Trotz der klaren Struktur der Datei haben es manche Mitarbeiter geschafft, die Zeiterfassung komplizierter zu machen, als sie eigentlich war. Der IT-Mitarbeiter hat regelmäßig neue Mitarbeiter eingearbeitet und die Datei angepasst. Jedes Jahr gab es eine neue Zeiterfassungsdatei, was zu Verwirrung geführt hat, da einige Mitarbeiter weiterhin die alte Datei benutzt haben.
Als Personalsachbearbeiterin habe ich fast zwei Tage im Monat dafür aufwenden müssen, alle Dateien zu überprüfen. Es gab immer wieder Fragen zur Zeiterfassung oder unvollständig ausgefüllte Felder, was zusätzlichen Aufwand bedeutet hat.
Aus meiner Erfahrung ist die Zeiterfassung in Excel nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Personal- und IT-Abteilung stressig. Zwar profitiert der Chef finanziell von diesem System, aber es könnte auch als Verlust betrachtet werden, da die Mitarbeiter ihre Zeit besser in produktive Aufgaben investieren könnten.
Hier ist ein Überblick über die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung in Excel:
Vorteile der Arbeitszeiterfassung in Excel
Kosteneffizienz: Excel ist häufig bereits auf den meisten Computern installiert, insbesondere in Büroumgebungen, sodass keine zusätzlichen Softwarekosten anfallen.
Flexibilität: Excel bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Lösungen zu erstellen, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
Einfache Handhabung: Viele Menschen sind bereits mit Excel vertraut, was die Schulungsanforderungen minimiert. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und leicht verständlich.
Anpassbarkeit: Excel-Tabellen können schnell angepasst und erweitert werden, um neue Anforderungen zu erfüllen. Formeln und Makros können verwendet werden, um komplexe Berechnungen und Automatisierungen zu erstellen.
Integration: Excel lässt sich leicht in andere Microsoft Office-Produkte und Geschäftssysteme integrieren.
Analyse und Berichterstattung: Excel bietet leistungsstarke Funktionen zur Datenanalyse und -visualisierung, wie Pivot-Tabellen und Diagramme, die bei der Erstellung von Berichten hilfreich sind.
Nachteile der Arbeitszeiterfassung in Excel
Fehlende Automatisierung: Manuelle Dateneingabe kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Es erfordert mehr Aufwand, um wiederholte Aufgaben zu automatisieren, im Vergleich zu spezialisierten Zeiterfassungssoftware.
Skalierbarkeit: Bei großen Datenmengen oder einer Vielzahl von Nutzern kann Excel langsam und unübersichtlich werden. Die Verwaltung und Wartung großer Excel-Dateien kann herausfordernd sein.
Sicherheit: Excel-Dateien können anfällig für Datenverlust und unbefugten Zugriff sein, insbesondere wenn sie nicht richtig gesichert sind. Es fehlen oft Funktionen zur Zugriffskontrolle und zum Datenschutz, die in speziellen Zeiterfassungssoftware vorhanden sind.
Zusammenarbeit: Das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer an derselben Excel-Datei kann zu Problemen führen, es sei denn, es wird eine Cloud-basierte Lösung wie Excel Online verwendet. Änderungen können leicht überschrieben werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Datei arbeiten.
Compliance und Nachvollziehbarkeit: Es kann schwierig sein, Audit-Trails und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Nachverfolgbarkeit und Revisionssicherheit sind eingeschränkt im Vergleich zu spezialisierten Lösungen.
Die Zeiterfassung in Excel kann eine kostengünstige und flexible Lösung für kleinere Unternehmen oder einfache Anwendungsfälle sein. Für größere Unternehmen oder komplexere Anforderungen können jedoch spezialisierte Zeiterfassungssoftwaresysteme erforderlich sein, um Skalierbarkeit, Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten.
Zusammengefasst kann die Zeiterfassung auf verschiedene Weisen erfolgen – von manuellen Methoden bis zu modernen digitalen Systemen. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Unternehmen müssen die beste Lösung für ihre Bedürfnisse finden und auch die Kosten berücksichtigen.
