Betriebliches Eingliederungsmanagement in Zeiten von Arbeitsverdichtung
Der Druck in Deutschlands Büros, Werkhallen und Pflegeeinrichtungen wächst. Dabei zeigt er sich längst nicht mehr nur in überfüllten Kalendern und gereizten Teams. Immer mehr Beschäftigte berichten von verdichteter, hektischer und belastender Arbeit. Folglich sehen Personalabteilungen die Auswirkungen schwarz auf weiß in den Fehlzeitenstatistiken.
Eine repräsentative Studie des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag der HR-Plattform Factorial zeigt klare Zahlen. Demnach nehmen 58,7 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland eine gestiegene Arbeitsbelastung in den vergangenen zwölf Monaten wahr. Gleichzeitig berichten 49,5 Prozent der HR-Verantwortlichen von steigenden Krankenständen. Zudem nennen 41,7 Prozent sinkende Motivation und geringeres Engagement. Außerdem beobachten 29,5 Prozent längere Besetzungszeiten für offene Stellen.
Tieferliegende Ursachen der Belastung
Fachkräftemangel, wirtschaftliche Unsicherheit und wachsende Bürokratie setzen Unternehmen unter Druck. Währenddessen tragen Beschäftigte die Folgen im Alltag. Fast zwei Drittel der HR-Verantwortlichen erwarten sogar, dass die Anforderungen an ihre Arbeit in den kommenden zwölf Monaten weiter steigen werden.
Genau in dieser Lage rückt ein Instrument in den Mittelpunkt, das in vielen Unternehmen noch immer unterschätzt wird: das betriebliche Eingliederungsmanagement. Auf den ersten Blick klingt "betriebliches Eingliederungsmanagement" nach trockener Verwaltung. In Wirklichkeit steckt dahinter ein wirkungsvolles Instrument. Damit können Unternehmen Krankenstände reduzieren, Fachkräfte halten, Produktivität sichern und ihre Mitarbeitenden langfristig binden. In einem weiteren Artikel zeigen wir, wie Sie Ihre Krankenstatistik auswerten und Handlungsfelder identifizieren.
Was betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist
Betriebliches Eingliederungsmanagement, kurz BEM, ist ein gesetzlich vorgesehenes Verfahren. Es richtet sich an Beschäftigte, die innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Die Grundlage ist § 167 Absatz 2 SGB IX. Das Ziel: Arbeitsunfähigkeit möglichst überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und den Arbeitsplatz dauerhaft sichern.
Es geht darum, nach einer längeren Erkrankung nicht einfach zur Tagesordnung überzugehen. Stattdessen soll gemeinsam geklärt werden, warum es zu den Ausfällen kam. Außerdem wird ermittelt, welche Bedingungen verändert werden müssen, damit die Rückkehr dauerhaft gelingt. Ein gutes BEM-Verfahren fragt also nicht nur: "Wann kommt die Person zurück?" Vielmehr fragt es: "Unter welchen Bedingungen bleibt sie gesund arbeitsfähig?"
Entscheidend ist dabei: Das BEM ist kein Zwangsinstrument. Arbeitgeber müssen es anbieten. Beschäftigte müssen es nicht annehmen. Gerade deshalb steht und fällt das gesamte Verfahren mit Vertrauen, Transparenz und einem professionellen Ablauf.
Warum betriebliches Eingliederungsmanagement jetzt so wichtig ist
Die aktuelle Arbeitswelt produziert eine paradoxe Lage. Einerseits suchen Unternehmen händeringend Personal. Andererseits verlieren sie Beschäftigte durch Überlastung, Erkrankung und Erschöpfung. Die Factorial/Civey-Studie macht diese Spannung sichtbar. Mehr Arbeit bleibt an weniger Köpfen hängen. Folglich steigt der Druck. Gleichzeitig sinkt die Motivation.
Damit wird betriebliches Eingliederungsmanagement vom Randthema zum strategischen Kern. Denn jedes Unternehmen, das unter Fachkräfteengpässen leidet, kann es sich immer weniger leisten, erfahrene Mitarbeiter nach längeren Erkrankungen stillschweigend zu verlieren. Wer nur auf Recruiting setzt, ignoriert die naheliegendere Frage: Wie hält man die Menschen, die man bereits hat, arbeitsfähig im Unternehmen?
Genau hier liegt die Stärke von BEM. Statt Ausfälle nur zu verwalten, schafft es einen Rahmen. Darin werden Rückkehr, Belastung und Arbeitsorganisation gemeinsam neu gedacht. In Zeiten steigender Fehlzeiten ist das nicht nur sozial sinnvoll, sondern ökonomisch zwingend.
Betriebliches Eingliederungsmanagement in der Praxis: Ablauf des BEM-Verfahrens
Ein professionelles BEM-Verfahren folgt einem klaren Muster. Zuerst prüft das Unternehmen, ob die Sechs-Wochen-Schwelle erreicht wurde. Dann wird die betroffene Person schriftlich eingeladen. Die Einladung enthält eine verständliche Erklärung zu Ziel, Ablauf, Freiwilligkeit und Datenschutz. Nimmt sie das Angebot an, beginnt ein vertraulicher Prozess. Darin werden Belastungen, Einschränkungen und mögliche Lösungen besprochen.
Beteiligte im BEM-Prozess
Im Verlauf des Verfahrens können – mit Zustimmung der betroffenen Person – weitere Beteiligte hinzukommen. Dazu gehören etwa Führungskräfte, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung oder Betriebsarzt. Entscheidend ist, dass daraus keine bloße Verwaltungsroutine wird. Das BEM-Verfahren muss auf konkrete Veränderungen hinauslaufen. Sonst bleibt es folgenlos.
Genau an dieser Stelle trennt sich gutes von schlechtem BEM. Ein professionelles Verfahren verbessert die Rückkehrchancen deutlich. Wichtig sind drei Dinge: klare Zuständigkeiten, echte Analyse und konsequente Nachverfolgung. Ein formales Schreiben mit Pflichtgespräch dagegen wirkt oft wie ein Häkchenprozess – und verpufft entsprechend.
Der BEM-Beauftragte als Schlüsselfigur
In vielen Unternehmen entscheidet eine Person darüber, ob das Verfahren Vertrauen schafft oder Abwehr auslöst: der BEM-Beauftragte. An dieser Person hängt alles: Organisation, Kommunikation, Vertrauen. Der BEM-Beauftragte lädt ein, erklärt den Ablauf, koordiniert Beteiligte und dokumentiert Maßnahmen. Zudem sorgt er dafür, dass das Verfahren nicht zwischen HR, Führungskraft und Gesundheitsmanagement versandet.
Gerade weil Gespräche im betrieblichen Eingliederungsmanagement sensibel sind, braucht diese Funktion mehr als Rechtskenntnis. Gefragt sind Kommunikationsstärke, Vertraulichkeit und Verständnis für Belastungssituationen. Außerdem muss der BEM-Beauftragte zwischen betrieblichen Interessen und den realen Grenzen eines Menschen vermitteln können.
BEM-Maßnahmen und BEM-Maßnahmenkatalog
Entscheidend sind die konkreten BEM-Maßnahmen. Sie entscheiden darüber, ob aus einem guten Gespräch auch eine wirksame Veränderung folgt. Typische Maßnahmen reichen von einer zeitweisen Reduktion der Arbeitszeit über die Anpassung des Aufgabenprofils bis hin zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes oder einer stufenweisen Wiedereingliederung.
In vielen Unternehmen ist es sinnvoll, diese Optionen systematisch in einem BEM-Maßnahmenkatalog zu bündeln. Ein solcher Katalog ersetzt nicht die individuelle Lösung. Jedoch schafft er Orientierung: Welche Hebel gibt es? Welche Maßnahmen sind intern realistisch? Welche Stellen müssen einbezogen werden?
Häufigste BEM-Maßnahmen im Überblick
Zu den häufigsten BEM-Maßnahmen gehören:
- Anpassung von Arbeitszeit oder Schichtmodell, etwa durch Teilzeit oder Gleitzeit
- Veränderung von Tätigkeiten, wenn bestimmte Aufgaben gesundheitlich nicht mehr möglich sind
- Technische oder ergonomische Anpassungen des Arbeitsplatzes
- Stufenweise Wiedereingliederung nach längerer Erkrankung
- Qualifizierung oder Versetzung, wenn eine dauerhafte Umgestaltung des Arbeitsplatzes nötig wird
Je klarer diese Optionen im Unternehmen beschrieben sind, desto leichter wird aus dem BEM-Verfahren ein wirksamer Prozess statt einer offenen Suchbewegung ohne Ergebnis.
Der wirtschaftliche ROI des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)
Wer betriebliches Eingliederungsmanagement nur als soziale Pflichtübung sieht, übersieht einen entscheidenden Punkt. Es rechnet sich – oft schon im ersten Jahr.
Eine Modellrechnung der Hochschule Aalen zeigt, wie stark sich BEM rechnet. Betriebe investieren einen Euro und erhalten im Schnitt einen wirtschaftlichen Nutzen von etwa 4,80 Euro zurück. Die Differenz entsteht durch weniger Ausfalltage, weniger Kündigungen und weniger kostspielige Neueinstellungen.
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten vor. Es investiert 15.000 bis 25.000 Euro pro Jahr in ein strukturiertes BEM – also in Schulungen, eine verantwortliche BEM Person und eine verlässliche Prozessbegleitung. Im Gegenzug können Einsparungen im Bereich von mehreren Zehntausend Euro entstehen, weil weniger Menschen lange ausfallen oder das Unternehmen ganz verlassen.
BEM wirkt dort, wo es richtig teuer wird
BEM setzt nicht bei jeder kurzen Erkältung an. Stattdessen greift es dort, wo krankheitsbedingte Ausfälle besonders teuer werden: bei Langzeiterkrankungen von mehr als sechs Wochen.
Diese Fälle machen nur einen sehr kleinen Anteil aller Krankschreibungen aus. Gleichzeitig verursachen sie aber einen großen Teil der Fehltage. Auswertungen der AOK für 2024 zeigen: Rund 3,3 Prozent der Krankschreibungen dauern länger als sechs Wochen, verursachen jedoch knapp 40 Prozent aller Fehltage. Genau an diesem Punkt setzt ein gut organisiertes BEM an.
Mehrere Studien und Berichte zeigen: Unternehmen mit einem strukturierten BEM-Verfahren können Wiederausfälle nach längerer Erkrankung deutlich reduzieren. Außerdem sinkt die Zahl krankheitsbedingter Kündigungen, weil mehr Beschäftigte im Unternehmen gehalten werden. Die genaue Höhe der Effekte hängt von Branche, Ausgangslage und Qualität der Umsetzung ab. Konkrete Prozentwerte sind deshalb eher Beispielgrößen als feste Naturgesetze.
So rechnet sich BEM in der Praxis
Nun zur Beispielrechnung mit Zahlen. Nehmen wir erneut ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten. Liegt der durchschnittliche Krankenstand bei 18,6 Fehltagen pro Person, entstehen im Jahr 9.300 Fehltage. (500 × 18,6 = 9.300)
Angenommen, 2.500 dieser Tage entfallen auf Langzeiterkrankungen. Wenn ein strukturiertes BEM diese Langzeitfehltage um 20 Prozent reduziert, werden 500 Fehltage vermieden. (20 Prozent von 2.500 = 500)
Wie viel ist das wert?
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beziffert die volkswirtschaftlichen Kosten der Arbeitsunfähigkeit. Aus den Daten für 2024 ergibt sich ein durchschnittlicher Produktionsausfall von rund 152 Euro pro Krankheitstag.
500 vermiedene Fehltage multipliziert mit 152 Euro pro Tag ergeben Einsparungen von etwa 76.000 Euro allein durch weniger Ausfälle. (500 × 152 = 76.000)
Hinzu kommen weitere Effekte, die sich ebenfalls in Euro ausdrücken lassen, aber schwerer exakt zu beziffern sind. Dazu gehören zum Beispiel:
- vermiedene Recruiting Kosten für neue Fachkräfte
- erhaltenes Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeitender
- geringere Einarbeitungskosten bei Neu- oder Nachbesetzungen
Je nach Branche liegen die Recruiting Kosten für qualifizierte Fachkräfte häufig im fünfstelligen Bereich. Verschiedene Analysen kommen auf Größenordnungen zwischen 15.000 und 40.000 Euro pro Besetzung, wenn Anzeigen, interne HR-Zeit, Dienstleister und Einarbeitung mitgerechnet werden.
BEM im Kontext von Demografie, Fachkräftemangel und Digitalisierung
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat eine Langfristprognose veröffentlicht. Ergebnis: Bis 2035 wird sich die Arbeitswelt um mehr als 7 Millionen Arbeitsplätze verschieben. Zugleich sei zwar kein pauschaler, flächendeckender Arbeitskräftemangel erkennbar. Wohl aber ein zunehmender berufsspezifischer Fachkräfteengpass in einzelnen Branchen und Berufen.
Damit verschiebt sich das Problem. Unternehmen stehen künftig nicht einfach nur vor „zu wenig Personal", sondern vor einer ungleichen Verteilung von Kompetenzen, Regionen und Anforderungen. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung Tätigkeiten, Qualifikationsprofile und Belastungsformen. Arbeit wird nicht überall schwerer, aber oft komplexer, verdichteter und stärker von Anpassungsdruck geprägt.
Mit einer älter werdenden Erwerbsbevölkerung gewinnt diese Dynamik weiter an Schärfe. Auf der einen Seite sollen erfahrene Beschäftigte länger im Job bleiben, auf der anderen Seite verändern sich Tätigkeiten und Anforderungen immer schneller. Genau hier braucht es Verfahren, die Arbeitsfähigkeit stabil halten und berufliche Wechsel gut abfedern.
Typische Fehler im betrieblichen Eingliederungsmanagement
Trotz seiner strategischen Bedeutung läuft betriebliches Eingliederungsmanagement in vielen Unternehmen noch immer als Pflichtübung. Häufig wird zu spät eingeladen. Das Anschreiben wirkt abschreckend. Das BEM-Gespräch bleibt zu formal. Oder Maßnahmen werden zwar beschlossen, aber nicht sauber umgesetzt.
Ein weiterer Fehler besteht darin, BEM als isoliertes HR-Thema zu behandeln. Ohne Führungskräfte, klare Zuständigkeiten und einen handhabbaren BEM-Maßnahmenkatalog bleibt das Verfahren oft wirkungsschwach. Unternehmen verschenken dann genau den Hebel, den sie im Kampf gegen Krankenstand und Fachkräfteengpässe eigentlich dringend brauchen.
Die beste BEM-Struktur nützt wenig, wenn sie im Alltag nicht ernst genommen wird. Umgekehrt können schon überschaubare organisatorische Verbesserungen große Wirkung entfalten, wenn Verfahren klar, vertrauensvoll und konsequent umgesetzt werden.
FAQ zum betrieblichen Eingliederungsmanagement
Was ist betriebliches Eingliederungsmanagement?
Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein gesetzlich vorgesehenes Verfahren. Es unterstützt Beschäftigte nach längerer oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit bei der Rückkehr in den Job. Zudem soll es erneuten Ausfällen vorbeugen.
Wann muss ein BEM angeboten werden?
Ein BEM muss angeboten werden, wenn eine beschäftigte Person innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war.
Wer kann BEM-Beauftragter sein?
Die Rolle des BEM-Beauftragten liegt häufig in HR, im Gesundheitsmanagement oder bei einer dafür benannten internen Stelle. Entscheidend sind Prozesskompetenz, Vertraulichkeit und organisatorische Verantwortung.
Welche BEM-Maßnahmen gibt es?
Zu typischen BEM-Maßnahmen gehören Arbeitszeitanpassungen, Veränderungen im Aufgabenprofil, ergonomische Maßnahmen, technische Hilfen und stufenweise Wiedereingliederung.
Warum lohnt sich BEM wirtschaftlich?
Weil schon geringe Verbesserungen bei Fehlzeiten spürbare Einsparungen bringen können. Außerdem hilft BEM, erfahrene Beschäftigte trotz Krankheit im Unternehmen zu halten.
Fazit: BEM als Antwort auf Krankenstand und Fachkräftemangel
Die Debatte über steigenden Arbeitsdruck wird in Deutschland oft abstrakt geführt. Die Zahlen der aktuellen Studie zeigen jedoch, dass die Folgen längst konkret sind: mehr Ausfälle, sinkende Motivation und wachsender Druck auf HR. Gleichzeitig machen BAuA- und BMAS-Daten klar, dass Unternehmen sich diese Entwicklung ökonomisch immer weniger leisten können. Arbeitsunfähigkeit kostet Milliarden. Die Arbeitswelt verändert sich tiefgreifend. Fachkräfteengpässe verschärfen sich.
Genau deshalb ist betriebliches Eingliederungsmanagement heute weit mehr als eine gesetzliche Formalie. Ein professionelles BEM-Verfahren, ein kompetenter BEM-Beauftragter und ein praxistauglicher BEM-Maßnahmenkatalog können Krankenstände senken, Wissen im Unternehmen halten und die Widerstandsfähigkeit von Organisationen stärken. In einer Arbeitswelt, die zugleich älter, digitaler und knapper an Fachkräften wird, ist das kein Randthema mehr – sondern gute Unternehmensführung.
