Wenn Bilanzen zu gut aussehen
Sie betrachten die Bilanzen eines Geschäftspartners, alles wirkt sauber, die Zahlen sehen hervorragend aus, und trotzdem stört etwas. Was ist ein Warnsignal? Oder Sie merken, dass in Ihrem eigenen Unternehmen Bücher und tatsächliche Lage nicht überall zusammenpassen. Wie lässt sich Kontrolle aufbauen, worauf muss man achten, damit Probleme erkannt und aufgefangen werden, bevor es zu spät ist?
Über Wirtschaftsbetrug sprach Branko Mayr, Gerichtssachverständiger für mehrere wirtschaftliche Bereiche und forensischer Buchhalter, berichtet das slowenische Wirtschaftsportal Casnik Finance. Aus seinen Hinweisen und Praxisfällen lässt sich lernen, worauf Unternehmen achten müssen, um nicht Opfer von Wirtschaftsbetrug zu werden.
Warum nicht jeder Missbrauch Betrug ist
Wenn ein Mitarbeiter im Internet surft, statt zu arbeiten, wenn er 45 statt 30 Minuten Mittagspause macht oder krankgeschrieben ist, obwohl die Erkältung schon vorbei ist, dann ist das noch kein Betrug. Solche und ähnliche Fälle ordnet Mayr als Missbrauch ein. Es handelt sich nicht um Vorgänge, die sofort eine detaillierte Prüfung durch einen forensischen Buchhalter verlangen. Sie können aber Warnsignale sein.
Betrug liegt unter anderem vor, wenn fiktive Umsätze ausgewiesen oder bestimmte Kosten zwischen Perioden verschoben werden, damit Bilanzen besser aussehen. Entscheidend ist laut Mayr, dass es bei Betrug auch Motiv und Absicht gibt. „Wenn kein Motiv vorhanden ist, handelt es sich vielleicht nur um einen Fehler. Wenn das Motiv klar ist, sprechen wir von Betrug.“
Damit Betrug entstehen kann, müssen drei Dinge zusammenkommen: Gelegenheit, Druck und Entscheidung. „Wir haben Fälle, in denen es eine Gelegenheit zum Betrug gibt und jemand Druck auf eine Person ausübt, diese Tat zu begehen, aber keine Entscheidung dafür fällt. Dann gibt es keinen Betrug. Alle drei Faktoren müssen erfüllt sein. Eine Betrugsuntersuchung beginnen wir grundsätzlich bei der Gelegenheit.“
Interne Kontrolle muss wirklich funktionieren
Wenn ein Unternehmen eine gute Kontrolle über verschiedene Abteilungen aufgebaut hat, lassen sich Betrugsfälle leichter verhindern. Es gibt mehrere Kontrollkategorien, interne wie externe. Zunächst geht es um interne Kontrolle und interne Revision. Obwohl beide im Unternehmen stattfinden, müssen sie unabhängig bleiben.
Interne Kontrolle ist laut Mayr Aufgabe des Rechnungswesens. Sie soll Unregelmäßigkeiten und Betrug verhindern und sicherstellen, dass alle Zahlen tatsächlich zusammenpassen. „Man muss einen Plan zur Einrichtung der Kontrolle haben, festlegen, wer verantwortlich ist und wofür er verantwortlich ist. Man muss darauf achten, dass Kontrolle in der Praxis funktioniert, nicht nur in der Theorie, und dass sie im Rechnungslegungsprozess selbst aktiv ist. Es muss die Nachverfolgbarkeit einer Rechnung gesichert sein, vom Eingang ins Unternehmen bis zum Ausgang.“
Auch wenn Kontrolle Teil der Buchhaltung ist, darf sie nicht mit der Buchführung vermischt werden. Wer Geld verbucht, darf dieses Geld nicht gleichzeitig kontrollieren. „Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, dass alles erfasst ist. Wenn die Inventur feststellt, dass der tatsächliche Stand anders ist als im Buch, müssen die Zahlen im Buch an die tatsächliche Lage angepasst werden. Wenn all das eine Person erledigt, kann sie die Bücher anpassen“, warnt Mayr.
Gerüchte und Verdachtsfälle müssen geprüft werden
Die interne Revision muss unabhängig von der Geschäftsführung arbeiten. Jede Führungskraft sollte sich über einen guten internen Revisor freuen, sagt Mayr. „Sie wird zwar schwerlich etwas verhindern, kann aber Fehler feststellen und erklären sowie beraten, wie sie künftig vermieden werden.“
Die interne Revision schaut nicht nur auf Zahlen im Rechnungswesen. Sie betrachtet auch Personalabteilung, Lohnabrechnung und Einkauf. Gerade beim Einkauf warnt Mayr vor hohen Korruptionsrisiken. Ein Einkäufer könnte sich etwa mit einem Lieferanten auf einen eigenen Preis einigen, der über dem Marktpreis liegt, und die Differenz einstreichen. „In jedem Fall müssen alle Gerüchte und alle Verdachtsmomente überprüft werden.“
Warum Unternehmen dem Geld folgen müssen
„Follow the money“, also „Folge dem Geld“, sagt Deep Throat im Film „Die Unbestechlichen“ über die Aufdeckung der Hintergründe von Watergate. Ein ähnliches Prinzip gilt bis heute, auch bei der Aufdeckung von Betrug in Unternehmen.
„Hier sind natürlich Rechnungen entscheidend. Wie viel Geld wurde überwiesen, an wen, von welchem Konto wurde weiterüberwiesen. Vor Jahren hatte ich den Fall einer Person, die sich Geld vom Firmenkonto überwies und damit ein Haus baute. Als wir sie entdeckten, musste sie das Geld zurückzahlen, das Haus wurde verkauft, um die Schuld zu finanzieren.“
Nicht nur Geld muss verfolgt werden, sondern auch Ausstattung. Auch ein Computer darf nicht einfach aus dem Unternehmen mitgenommen werden.
1. Praxisbeispiel: Wie das Unternehmen seine Existenz erweitert hat, anstatt in Konkurs zu gehen
Mayr sagt, viele Betrugsfälle ereignen sich gerade in Insolvenzverfahren. Auf dem Seminar stellte er den Fall eines Agrarunternehmens vor. Branche und konkrete Situation wurden so angepasst, dass keine Identifikation möglich ist. Seine Hypothese bei der Aufdeckung des Betrugs war, dass das Unternehmen früher hätte Insolvenz anmelden müssen, als es tatsächlich geschah.
Das Unternehmen wies auf den ersten Blick schöne Umsätze und Gewinne aus. Auffällig war jedoch eine Rechnung über Software im Wert von einer Million Euro, die nach Kroatien geschickt wurde. Dabei stellten sich mehrere Fragen. Wie kommt ein Unternehmen aus der Agrarbranche dazu, Software zu verkaufen? Wer hat sie entwickelt? Falls sie nicht im Unternehmen entwickelt wurde, wer dann? Belege dafür, dass diese Software irgendwoher bezogen wurde, gab es nicht. Am Ende stellte sich heraus, dass die Rechnung fiktiv war. Das Unternehmen war also weniger gesund, als Umsatz und Gewinn suggerierten.
„Das Geld ist immer nachverfolgbar. Ziel des Unternehmens war es, die Insolvenz hinauszuschieben. Gleichzeitig wurde in dieser Zeit Ausstattung aus dem Unternehmen entfernt und Gläubiger wurden geschwächt. Weil wir die Unregelmäßigkeiten rechtzeitig erkannt haben, wurden die Gläubiger bezahlt.“
2. Praxisbeispiel: Restbetrag aus EU-Mitteln statt in die Kasse – für ein Flugticket nach Australien
Ein weiterer Fall betraf ein Unternehmen, das europäische Fördermittel erhalten hatte. Diese wurden nicht vollständig genutzt. Der ungenutzte Teil hätte an den Staat zurückgezahlt werden müssen. Der Geschäftsführer entschied anders und kaufte mit diesem Geld zwei Business-Class-Tickets nach Australien. Trotz der Behauptung, es habe sich um eine Geschäftsreise über die Neujahrsfeiertage gehandelt, gab es keinen Nutzen für das Unternehmen. Die Folgen waren deutlich: Die Geschäftsführung wurde abberufen, gegen die Einzelperson wurde ein Strafverfahren eingeleitet.
3. Praxisbeispiel: Warum man Bilanzen nicht immer blind vertrauen sollte
Auch Bilanzen darf man nicht blind vertrauen. Obwohl das Rechnungswesen Standards, Regeln und Gesetze kennt, bedeutet das nicht, dass jede eingetragene Zahl sofort vollständig korrekt ist. Hier spielt der Prüfer eine wichtige Rolle. „Es kommt vor, dass das tatsächliche Bild absichtlich verändert wird, um ein anderes Bild als die Realität darzustellen. Deshalb muss der Prüfer hier kontrollieren, ob etwa Aufwendungen einfach ins nächste Jahr verschoben wurden“, sagt Mayr.
Ein Unternehmen hatte auf den ersten Blick gute Geschäftszahlen. Die Zahlen zeigten ein gesundes Unternehmen. Dann stellte sich heraus, dass der Geschäftsführer eine Bankgarantie in der Schublade „vergessen“ hatte. Wäre sie ordnungsgemäß in die Bilanz aufgenommen worden, hätte sie alle Zahlen verschlechtert. Mit dieser Garantie wären die Bilanzen nicht mehr so schön gewesen. Tatsächlich waren sie es auch nicht, das Unternehmen musste in die Insolvenz.
Vier Warnsignale bei Wirtschaftsbetrug
Mayr nennt vier Signale, bei denen beim Blick auf ein Unternehmen Alarm ausgelöst werden muss:
- Gewinn und gleichzeitig Illiquidität des Unternehmens: Das Unternehmen weist Gewinn aus, hat aber seit längerer Zeit gesperrte Konten. „Das passt nicht zusammen. Wie kann ich ein erfolgreiches, profitables Unternehmen haben, das gleichzeitig illiquide ist?“
- Ungewöhnliche Rückstellungen: Sie können ein Hinweis darauf sein, dass ein Unternehmen sein Geschäftsergebnis verschleiern will.
- Kapitalausstattung, also die Frage, ob genügend Finanzierungsquellen für das Risikomanagement vorhanden sind. Entscheidend ist, ob das Unternehmen über ausreichend langfristige Mittel verfügt, um sein Geschäft zu finanzieren. Wenn ein Unternehmen Maschinen im Wert von zehn Millionen Euro besitzt, stellt sich die Frage, wie sie finanziert wurden. Lautet die Antwort mit einem einjährigen Kredit, hält das nicht. „Natürlich bedeutet negatives Kapital bei gutem Potenzial nicht zwingend Insolvenz. Deshalb müssen negative Zahlen mit dem Potenzial des Unternehmens verglichen werden. Wenn man das nicht berücksichtigt, kann die Bewertung der Kapitalausstattung falsch sein.“
- Nichtoffenlegung schlechter Nachrichten: Schlechte Ergebnisse muss ein Unternehmen offenlegen. Tut es das nicht, ist das ein Warnsignal. Natürlich kann es diese schlechten Ergebnisse im Jahresbericht auch mit optimistischen Prognosen verbinden.
Wie forensische Buchhaltung arbeitet
Externe Revision, Inspektionen und Gerichte gehören zur externen Kontrolle. Teil davon ist auch forensische Buchhaltung. Sie verbindet laut Mayr Kontroll- und Beweisperspektive. Sie schaut nicht nur zurück, sondern betrachtet auch Pläne und die Sinnhaftigkeit von Entscheidungen der Geschäftsführung.
Forensiker und Prüfer betrachten beide die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, arbeiten aber unterschiedlich. „Beide nutzen Rechnungslegungsdaten, aber mit anderem Ziel. Der forensische Buchhalter muss jede Feststellung beweisen und sichern, also kopieren und paraphrasieren. Ohne Beweise fällt der Fall vor Gericht“, erklärt Mayr.
Einfacher ist es, wenn jemand Ausstattung aus dem Lager stiehlt. Schwieriger ist der Nachweis, dass jemand betrügerisch gehandelt hat, indem er dafür sorgte, dass ein bestimmter Vertrag nicht ausgeführt wurde. „Dann müssen wir feststellen, worauf sich diese Handlung alles ausgewirkt hat, wie viel Gewinn auf diesem Weg verloren ging.“
